Специализированные функции управления

Сущность и классификация функций управления

Функции управления – это совокупность объективно необходимых и устойчиво повторяющихся действий, объединенных однородностью содержания и целевой направленности, позволяющих осуществлять управляющие воздействия.

Функции управления являются взаимосвязанными элементами процесса управления и, следовательно, последовательность их выполнения необходимо рассматривать как систему функционального описания любого процесса управления (производством, маркетингом, разработками…)

Термин «функция» в переводе с латинского означает «совершение», «исполнение», а значит деятельность менеджера не что иное как непрерывный процесс выполнения управленческих функций. При этом любая функция управления выполняется в следующем порядке:

- сбор информации;

- преобразование (обработка) информации;

- принятие решения;

- придание решению необходимой формы;

- доведение до исполнителя;

- контроль за исполнением.

Функции управления можно классифицировать по нескольким признакам, например:

1. По уровню управления.

- высшего уровня – отраслями, объединениями, предприятиями;

- среднего уровня – управление дивизионами, отделениями, цехами;

- низового уровня – управление участками, бригадами, группами.

На различных уровнях управления на первый план выдвигаются разные группы функций. Так, по мере перемещения снизу вверх акцент смещается в сторону контроля, прогнозирования. Чем ниже уровень управления, тем большее значение приобретают функции организации учета, регулирования.

В разных ситуациях, на разных уровнях управления те или иные функции менеджеров имеют не одинаковое значение, в связи с чем в теории управления сформировалась концепция «архетипов», то есть основополагающих типов менеджеров. Так, рассматривая функции менеджера с позиции уровней управления выделяется «ТОП-менеджмент», или высшее руководство. Основная его задача состоит в выработке общей концепции, стандартов и ценностей, формировании организационной структуры, поддержании контактов с контрагентами, управлении кризисными ситуациями и т.п.

Функции высшего уровня сложны, характеризуются новизной и разнообразием, требуют глубоких аналитических способностей, задатков дипломата, политика, оратора, поэтому, «ТОП-менеджеры» являются первыми среди равных.

Роль руководителей среднего уровня – руководство и координация работы руководителей низового уровня. Этот уровень выполняет роль «буфера» между руководителями высшего и низового уровней. Они готовят информацию для решений, принимаемых на высшем уровне и передают управленческие решения вниз, обычно, после трансформации их в технологически приемлемые формы, в виде конкретных заданий.

Руководители низового уровня выполняют функции по руководству деятельностью исполнителей. Именно на них лежит ответственность текущего, ежедневного управления производством.

2. По сложности.

- комплексные, связанные с крупными, самостоятельными объектами

управления (кадры, основное производство…);

- частные, единичные функции, связанные с решением отдельных,

законченных промежуточных действий(прием на работу, оформление

наряда…).

3. По содержанию управленческой деятельности.

- общие;

- специализированные;

- обеспечивающие.

3.2. Общие функции управления

Общие функции – это группы работ, которые выполняются при управлении любыми объектами, на всех уровнях управления производством. Общие функции отражают типовые элементы управленческого труда с учетом последовательности выполнения работ (с учетом фактора времени).

Общие функции делятся на следующие группы работ:

1) прогнозирование, 2) планирование, 3) организация, 4) контроль,

5) регулирование (координация), 6) учет, анализ, отчетность.

Прогнозирование предусматривает выявление альтернативных условий, в которых может оказаться система в будущем (на 5 -10 и более лет вперед), вероятность появления этих условий, возможные варианты поведения системы в этих условиях. Например, для предприятия: техническое развитие, изменение специализации и номенклатуры продукции, спрос на эту продукцию и объемы производства, темпы их роста и т.п.

На основании прогнозирования осуществляют планирование деятельности системы: определяют цели системы и пути их достижения, составляют план действия (что делать, кто будет делать, когда и какими ресурсами). Другими словами, план – это модель состояния системы в определенный период времени.

Планирование делится на два крупных этапа: технико-экономическое и оперативное. Технико-экономическое планирование охватывает все сферы деятельности предприятия (рынок сбыта, производство, материально-техническое снабжение, кадры, финансы и т.д.) и предусматривает разработку перспективных планов (на 5 - 10 лет) и текущих (на год, квартал, месяц). Оперативное планирование связано с ходом самого производства (процессами изготовления изделий), охватывает не­большие периоды времени (квартал, месяц, сутки, смену) и тесно переплетается с работами по контролю и регулированию (диспетчированию) хода производства. Оперативное управление распространяется также на подготовку производства, ма­териально-техническое снабжение, контроль качества и другие виды обеспечения производства.

Чтобы система действовала, ее нужно организовать. Организация – это:

- создание системы (проектирование и создание структуры как объекта

управления, так и самой управляющей подсистемы);

- обеспечение условий для действия системы, снабжение всем

необходимым для работы (материалами, кадрами, финансами и т.д.);

- совершенствование системы.

Система действует согласно планам, стандартам, техническим условиям, технологическим картам. В процессе работы выполняется контроль, позволяющий выявить отклонения от нормального режима функционирования объекта, проверить действительный ход работ. Например, контроль за ходом выполнения производственной программы, контроль за расходом материалов, за использованием оборудования, качеством продукции и т.д.

Если контроль показывает отклонения от запланированного хода работ, выполняется регулирование с целью устранения отклонений, а также предупреждения их в будущем. Регулирование включает в себя ряд типовых операций: анализ возникающих отклонений и вызывающих их причин, устранение отклонений, разработка мер по их предупреждению.

Учет – это фиксация и анализ информации о состоянии объекта управления. Учет подразделяется на текущий (оперативный), статистический и бухгалтерский. Результаты учета и анализа используются в планировании следующих циклов производства.

На рисунке 5.1 изображена схема, комплексно раскрывающая содержание общих функций управления.

Таким образом, общие функции отражают во времени непрерывные процессы управления, начиная с прогнозирования и заканчивая учетом и анализом действия любых объектов. Эти функции выполняются не зависимо от масштаба и характера производства, принципиально едины на всех уровнях управления. Однако конкретное содержание этих функций безусловно зависит от объекта управления. Например, функция планирования выполняется в процессе управления любыми объектами, на всех уровнях, но содержание планов (показатели, методы их расчета, формы документов) зависит от конкретных объектов (предприятие, цех или участок, фазы производства, виды ресурсов и т.п.). То есть общие функции тесно переплетаются со специализированными функциями управления производством.

Специализированные функции управления появились в результате разделения управленческого труда. Они включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации.

Специализированные функции управления связаны со всеми направлениями деятельности предприятия. Они должны охватывать:

- все сферы жизненного цикла продукции: исследования и проектирова-

ние, изготовление, сбыт и эксплуатацию;

- все фазы производственного «оборота»;

- все этапы движения производственных ресурсов (формирование,

использование в процессе производства, восстановление утраченных

свойств, выбытие или утилизация);

- все периоды планирования;

- все уровни организационной структуры предприятия, вплоть до отдель-

ного рабочего места.

Специализированные функции связаны, прежде всего, с фазами «оборота» и ресур­сами производства (трудовыми, материальными, финансовыми): управление техни­ческой подготовкой производства (конструкторской и технологической), управление основным производством, службами обеспечения и обслуживания (инструментальным, ремонтным, энергетическим и другими хозяйствами), управление материально-техническим снабжением, маркетингом и сбытом продукции, кадрами, финансами и т.д.

Специализированные функции осуществляются с помощью всех общих функ­ций управления и в комплексе с ними представляют сложную многоуровневую сис­тему. Содержание специализированных функций рассматривается в специальных дисциплинах (операционный менеджмент, инновационный менеджмент, управление проектами и т.д.).

3.4. Функции обеспечения процессов управления

Обеспечение управления является комплексным и включает: правовое обеспечение, информационное обеспечение и организацию нормативного хозяйства, делопроизводство, технологическое обеспечение и оснащение процессов управления, организацию управленческого труда, совершенствование процессов управления. Эти функции составляют внутреннее содержание процессов управления, то есть являются функциями самообеспечения, саморегулирования, самосовершенствования.

Правовое (юридическое) обеспечение: учет в управленческой деятельности государственных законов, постановлений правительства, нормативных документов; правовое регулирование производственных отношений, выполнение требований трудового законодательства; правовая защита деятельности предприятия от конкурентов, в работе с поставщиками и потребителями, ведение претензионной работы; юридическая экспертиза договоров, стандартов предприятия и т. д.

Информационное обеспечение: цель его – своевременное представление органам управления информации, необходимой для принятия решений; распределение ее между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями в соответствии с их участием в управлении.

Управление информационным обеспечением включает:

- проектирование информационных потоков: определение источников

и потребителей информации, состава необходимой информации, периодичности ее циркуляции и форм представления, подбор технических средств, установление порядка составления, оформления регистрации, согласования и утверждения документов;

- организацию потоков информации: сбор, хранение, обновление, переработка, передача информации;

- создание и ведение нормативно-справочной базы.

Делопроизводство – тесно связано с информационным обеспечением: организация документооборота внешнего и внутреннего (прием поступившей документации, регистрация ее, учет, распределение и доставка исполнителям); изготовление и размножение документов; организация архивного хозяйства.

Технологическое и техническое обеспечение – связано с проектированием процессов управления и оснащением их техническими средствами, механизацией и автоматизацией управленческих работ. Важной проблемой является также организация управленческого труда (оснащение и снабжение рабочих мест, обеспечение нормальных и безопасных условий труда, ритмичной работы).

Совершенствование управляющей подсистемы

Одной из функций управления является проектирование и совершенствование самой управляющей подсистемы. Направления совершенствования различны: изменение состава и объемов функций, изменение степени централизации и децентрализации функций, совершенствование организационной структуры управления, механизация и автоматизация управленческого труда и т. д.

Дата добавления: 2014-01-06