Сущность и виды коммуникаций. Влияние коммуникаций на эффективность управления

МЕНЕДЖМЕНТА

ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ В СИСТЕМЕ

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В системе менеджмента широко представлены межличностные коммуникации, которые осуществляются путем передачи идей, фактов, мнений, чувств и отношений от одного лица другому в устной, письменной или другой форме (жесты, поза, тон голоса, время передачи, надосказанность и т. п.) для получения в ответ желаемой реакции.

Термин «коммуникации» происходит от латинского «communis», что в переводе означает «общее» или «общность» передающего и получающего информацию. Коммуникация может быть определена как передача смысла и значения информации с помощью определенных символов. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается (информация), и то, как это «что» передается (процесс коммуникации). Поэтому для осуществления коммуникации требуется наличие, как минимум, двух людей, которые в процессе управленческого взаимодействия приходят к общему пониманию смысла передаваемой информации или озвучиваемой проблемы.

Коммуникации между организацией и ее средой. В настоящее время имеется широкий спектр разнообразных средств для коммуникации организации с внешним окружением. С одной стороны, это система передачи различных документов и отчетов государственным контролирующим структурам (налоговые, таможенные службы, фонд социальной защиты населения, страховые организации, комитет по статистике и анализу и т. п.). С другой стороны, передача информации потенциальным потребителям осуществляется с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок, поддержание хорошего имиджа организации достигается за счет налаживания эффективных связей с общественностью.

Межуровневые коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней управления на низшие. Таким путем руководство сообщает подчиненным о текущих задачах, приоритетах, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях управления. Таким образом, менеджеры получают информацию о текущих проблемах и предлагают возможные варианты их решения. Одной их последних управленческих инноваций в коммуникациях по восходящей является создание кружков качества − групп рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей.

Коммуникации между различными отделами. В дополнение к движению информации по вертикали организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества различных подразделений, между которыми необходимо наладить обмен информацией для координации задач и действий. В этих целях могут использоваться такие формы, как совместные встречи, совещания, комитеты, целевые группы т. п. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений, влияющих на удовлетворенность работников.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Невербальные коммуникации. Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, которое лежит в основе невербальной коммуникации. Согласно последним исследованиям, эффект интерпретации информации на 55% зависит от выражения лица, позы и жестов, и на 38% – от интонации и модуляции голоса. На передачу смысла словами остается только 7%. Таким образом, то, как мы говорим, имеет более важное значение для понимания, чем слова, которые произносим. Невербальное послание проявляется бессознательно, на уровне эмоционального восприятия информации.

При оценке важности коммуникационных процессов в организации можно отметить, что современный менеджер тратит от 50 до 90% времени на реализацию своей роли в межличностных отношениях, процессах принятия решений, функциях планирования, организации, мотивации и контроля, т. е. на коммуникации. Таким образом, обмен информацией (коммуникации) встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом.

Качество обмена информацией напрямую влияет на качество выполнения менеджером основных функций управления, формулирование и реализацию организационных целей. Это означает, что эффективные коммуникации играют ключевую роль для достижения успеха индивидов и организаций. Зарубежные исследования показывают, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организаций. Поэтому современный менеджер должен быть эффективным, прежде всего, в коммуникациях. Такие менеджеры представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией [18].

Дата добавления: 2014-01-06