Порядок оформления документов, их реквизиты (документооборот)

Классификация бухгалтерских документов.

Чтобы правильно применять документы в учёбе, нужно разобраться во всех их видах. Для этого служит классификация.

Документы бухгалтерского учёта классифицируются в зависимости от их особенности:

–– по назначению;

–– по порядку отражения операций;

–– по способу охвата операций;

–– по месту составления.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и бухгалтерского оформления.

К распорядительным документам относятся такие, которые содержат приказ или распоряжение (накладная на отпуск материальных ценностей, чек на получение денег, приказ об оплачиваемом отпуске и т.д.).

Оправдательными или исполнительными называются такие документы, которые отражают содержание совершенной хозяйственной операции (приёмные акты, отчётные материалы, дневник поступления продукций, журнал учёта надоя молока, и т.д.). Для материально- ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении отпуска материальных ценностей и денежных средств.

К комбинированным относятся документы, содержащие распоряжение на проведение операции и отражающие сам факт совершения этой операции. Эти документы одновременно являются распорядительными и оправдательными. К комбинированным документам после совершения операций относятся: расходный кассовый ордер, Лимитно-заборная карта, ведомость расхода кормов и др.

Кроме того, в бухгалтерском учёте применяются документы, которые непосредственно не отражают тех или иных хозяйственных операций, а составляются при обработке документов. Они используются для группировки однородных показателей, при составлении бухгалтерской проводки.

К таким документам относятся: накопительные ведомость распределения накладных расходов, амортизационных отчислений, отчётные калькуляции себестоимости продукции и др.

По порядку отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичные документы непосредственно составляются в момент их совершения хозяйственных операций. К ним относятся: расчётные чеки, приходные и расходные документы, акты на оприходывания животных, акты на выбытие основных средств, ведомость взвешивания животных и др.

Сводные документы отражают показатели целого ряда первичных документов по мере их совершения в течение определённого периода. К ним относятся: ведомость расходов кормов, отчёты о движении скота и птицы на ферме, накопительные ведомости работы грузового автотранспорта, кассовая книга и др.

По способу охвата хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются при оформлении одной хозяйственной операции (например, приходный кассовый ордер, платёжное поручение, требование - накладная, платёжное требование и др.).

Накопительные документы - такие, которые отражают ряд однородных операций совершаемые на протяжении определённого времени.

К ним относятся: ведомость расхода кормов, журнал учёта надоя молока, отчёт о движении скота и птицы, ведомость распределения амортизации и др.

По месту составления документы принято подразделять на внутренние и внешние

К внутренним относятся документы, которые составляются и используются внутри своего хозяйства. Например, акт на оприходывания приплода, акт приёмки грубых и сочных кормов, реестр отправки зерна от комбайна, журнал учёта надоя молока и др.

Внешними документами называются такие, которые составляются в других предприятиях и поступают в оформленном виде. К ним относятся: счёт- фактура, платёжное требование, выписка с расчётного счёта и др.

Для своевременной проверки и обработки первичной информации все документы, составляемые в подразделениях должны поступать в бухгалтерию точно в определённые сроки, которые указываются в графике.

Поступающие в бухгалтерию документы подлежат бухгалтерской обработке, целью которой является подготовка их к последующим записям в регистры бухгалтерского учёта.

Бухгалтерская обработка документов включает:

–– проверку;

–– таксировку (оценку);

–– группировка и заканчивается составлением бухгалтерских проводок.

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются трём видам проверки:

–– формальной;

–– арифметической;

–– проверка по существу.

Формальная проверка документов заключается в том, что учётный работник устанавливает, все ли реквизиты заполнены правильно, проставлены измерители, имеются ли все подписи лиц, которые ответственны за совершение операций. Проверяется также своевременность составления и предоставления документов в бухгалтерию. Такая проверка способствует порядку в документации, повышает ответственность лиц, составляющих документы, вскрывает недостатки и другие злоупотреблений, причиненных материально ответственными лицами.

Арифметическая проверка производится для определения правильности арифметических расчётов (подсчёт итогов, определение сумм, скидок, наценок).

Проверка по существу заключается в установлении законности отражённых в документе хозяйственных операций и их целесообразности. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку, а иногда для пересоставления.

Неправильные документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица виновные в их совершении, привлекаются к ответственности.

Дальнейшая обработка начинается с таксировки документов. Она состоит в том, чтобы хозяйственная операция приобрела денежное выражение, то есть проставляется цена и сумма. После таксировки документы подлежат группировке и подсчёту.

Группировка (накапливание) состоит в подборе и записи в накопительные регистры однородных бухгалтерских документов. Например, требования – накладные группируют за месяц по отдельным товарно-материальным ценностям. Группировка документов производится в сводных документах бухгалтерского оформления (накопительные ведомости). Полученные путём группировки и подсчёта итоги служат для составления бухгалтерских проводок.

В организации и ведении правильного бухгалтерского учёта основной задачей является ускорение движения документов. Ускорение документооборота положительно сказывается на качестве учётных данных, способствует операционному руководству. Для правильного и своевременного оформления операций документами необходимо заранее установить порядок их продвижения.

Движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в учётные регистры называется документооборотом.

Документооборот определяет главный бухгалтер и утверждается директором или правлением колхоза. Он должен обеспечивать своевременное составление государственной отчетности и получение данных о ходе производственных процессов. Каждая задержка документа отрицательно влияет на учёт и контроль, так как учётный аппарат не будет иметь возможности своевременно проверить и обработать документы.

График документооборота предусматривает наименование документов, их назначение, периодичность составления, кто составляет и подписывает, дата представления документов, куда представляются документы, кто принимает и проверяет документы.

Порядок документооборота зависит от организации учёта, структуры предприятия и применения средств вычислительной техники.

Для всех первичных документов разрабатывается особая схема документооборота в виде графика. График документооборота устанавливает определённые сроки выполнения учетно-отчетных работ по каждому подразделению, по каждому виду работ и каждому исполнителю на любом участке.

График документооборота должен обеспечить составление и представление балансов отчётности в максимально сжатые сроки. Он дисциплинирует работу в области учёта и отчётности и способствует повышению качества учёта и контроля на предприятии.

4.Инвентаризация и порядок оформления её результатов.

Инвентаризация – это проверка имущества и обязательно организации путём подсчёта, обмена, взвешивания.

Основными целями инвентаризации являются:

–– выявление фактического наличия имущества;

–– сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта;

–– проверка полноты отражения в учёте имущества;

–– обеспечение сохранности в учёте имущества.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и собственности, а так же имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, оприходованные, полученные для переработки).

По степени охвата проверкой различают полную и частичную инвентаризацию. Полная инвентаризация охватывает все без исключения имущество. Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества, например, только денежные средства, материалы и т.д.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят по особым сигналам, по требованию ревизоров, следственных органов.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годового отчета;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и др. чрезвычайных ситуаций;

- при ликвидации (реорганизации) предприятий.

Для проведения инвентаризации создается комиссия. В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, др. специалисты и материально-ответственные лица.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительную работу. Материальные ценности должны быть рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы, веса.

Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры бухгалтерского учета, а материально-ответственные лица дают расписку в том, что у них нет неоприходованных и несписанных в расход ценностей.

Результаты проверки заносят в инвентаризационные описи, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи подписывают все члены комиссии, а материально-ответственное лицо делает заключение: «Все наименованные ценности в инвентаризационной описи проверены в натуре в моем присутствии и никаких претензий к комиссии не имею».

Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Результаты записывают в сличительные ведомости.

В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи.

Инвентаризационная комиссия обязана потребовать от материально-ответственных лиц письменные объяснительные записки по выявленным излишкам и недостачам.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

а) излишки имущества приходуются, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятий;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства и обращения, сверх норм – на счет виновных лиц.

При этом делаются проводки:

Дт-01 «Основные средства»,10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др. Кт-91 «Прочие доходы и расходы»

Недостачу имущества и его порчу в пределах норм естественной убыли относят на затраты производства или расходы на продажу. В этом случае делается запись:

1) Дт-94 «Недостачи и потери о порчи ценностей» Кт-10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция».

2) Дт -20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К-т 94.

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а так же их порча сверх норм естественной убыли - относятся на виновных лиц:

1) Дт-94 «Недостачи и потери о порчи ценностей»

Кт - 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

2) Дт – 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт – 94

При недостаче и порче объектов основных средств делается запись:

1) Дт- 09 «Амортизация основных средств»

Кт – 01 «Основные средства на сумму накопленной амортизации».

2) Дт – 91-3 «Выбытие основных средств»

Кт- 01 «Основные средства на остаточную стоимость основных средств.

В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании ущерба с них отказано судом, убытки от недостачи списываются на финансовые результаты организации.

Дт- 91

Кт – 94

Дата добавления: 2014-01-07