Регистрационный журнал за август 2008 г

Мемориальный ордер № 1 (проводки)

Организация работ главных работников.

4. Организация работ учётного аппарата.

1. Основные формы бухгалтерского учёта и их характеристика.

Мы выяснили, какие учётные регистры используются в бухгалтерском учёте для записи хозяйственных операций. Различное сочетание учётных регистров, применяя вычислительные средства, приводит к образованию разных форм бухгалтерского учёта.

Практика и теория бухгалтерского учёта выработали несколько систем, которые были рекомендованы сельскохозяйственными предприятиями.

Основными принципами, определяющими, ту или иную форму учёта являются:

–– структура регистров синтетического учёта;

–– взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учёта;

–– внешняя форма регистров;

–– последовательность и способы записей.

Отсюда вытекает, что определённое сочетание регистров, порядок ведения синтетических и аналитических счетов, способы и техника учётных записей в них, составляют форму бухгалтерского учёта.

Развития и рационализация учёта характеризуются совершенствованием применяемых форм учёта. Переход от одной формы к другой более совершенной объясняется развитием экономики хозяйства.

Систематическое совершенствование форм бухгалтерского учёта позволило разработать применяемые в настоящее время основные формы учёта:

1. Мемориально-ордерная форма;

2. Журнально- ордерная форма;

3. Таблично - перфокарточная форма;

4. Электронная форма (компьютерная форма).

Мемориально-ордерная, или как её иначе называют, контрольно- шахматная возникла в 1928- 1930 гг. В ней нашло отражение всё то лучшее, что было создано до неё.

Сущность мемориально-ордерной формы учёта состоит в том, что на основе документов, сгруппированных в накопительных ведомостях, составляются мемориальные ордера, в которых указывается проводка. К мемориальным ордерам подшиваются все документы, на основании которых они составлялись.

Мемориальный ордер имеет следующую форму:

Содержание записей и их основание	По дебету счёта	По кредиту счёта	Сумма
1. Получено по чеку 173 на выплату заработной платы.	50 «Касса»	51 «Расчётный счёт»	400000,00
2. От подотчётных лиц возврат аванса.	50 «Касса»	71 «Расчёт с подотчётными лицами»	10,50
Итого	-	-	40010,50

Оформленные и подписанные мемориальные ордера подписываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.

Номера мемориальных номеров	Дата составления	Сумма по ордеру
	1 августа	40010,50
	5 августа	22100,00
	10 августа	17990,00
	//-//
Итого за месяц	-	120756,00

Синтетический учёт при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учёта ведут в двух регистрах: в регистрационном журнале и Главной книге.

Регистрационный журнал применяется для регистрации бухгалтерских проводок (мемориальных ордеров), которая проводится в хронологическом порядке. В журнале каждой бухгалтерской проводке присваивается порядковый номер за каждый месяц, нумерация проводится, начиная с первого номера.

После записи в регистрационный журнал каждый мемориальный ордер записывают в Главную книгу по счетам по счетам синтетического учёта, где для каждого счёта отводится отдельный разворот двух страницах.

Записи мемориальных ордеров в Главную книгу производят по каждому счёту с указанием корреспондирующих счетов, то есть по шахматному принципу. По окончанию месяца в Главной книге подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счёту и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам.

Соответствующие итоги ведомости сличают с итогом записей в регистрационном журнале.

Главная книга имеет следующий вид.

Д-т Главная книга счёт 10.1 – «Сырьё и материалы» К-т

Дата

Номер мемориального ордера

Кредит счетов

Итого

Дата

Номер мемориального ордера

Дебет счетов

Итого

И т.д.

И т.д.

1.05.

2.05.

3.05.

4.05.

И т.д.

Итого за май

И того за май

Аналитический учёт ведётся в книгах или на карточках. Записи в книгах аналитического учёта производят непосредственно с первичных документов. По истечении месяца подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные ведомости и сверяют их с такими же показателями оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Преимущество. Удачно сочетается использование книг карточек, взаимосвязь синтетического и аналитического учёта даёт возможность ежемесячно осуществлять проверку правильности записей и обнаруживать ошибки, позволяет механизировать трудоёмкие процессы учётной работы и применять разделение труда среди счётных работников.

Недостатком является большой объём учётной работы, относится к концу отчётного периода, составление оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам и проверка правильности их записей в учётных регистрах.

Журнально- ордерная форма учёта является наиболее рациональной и прогрессивной формой. Она способствует, упрошено технике ведения бухгалтерских регистров, позволяет сокращать количество учётных записей, обеспечивает равномерное ведение учёта на протяжении месяца, квартала, года.

Порядок учётной регистрации хозяйственных операций при этой форме таков. С первичных документов ежедневно производятся записи операций в учётные регистры без составления мемориальных ордеров.

Для этого разработаны специальные журналы ордера, которые являются накопительными ведомостями для хронологических записей и регистрами синтетического и аналитического учёта.

При этом весь текущий учёт в журналах ордерах производится по кредитному признаку. В каждом журнале- ордере регистрируются операции, относящиеся к кредиту данного счёта с указанием одновременно дебетуемых счетов.

Записи производятся в шахматном порядке, то есть в один приём сумма операций записывается по дебету и кредиту главных корреспондирующих счетов.

В некоторых журналах- ордерах учитываются операции по нескольким главным счетам, поэтому количество журналов значительно меньше количества синтетических счетов.

В конце месяца итоговые данные с журналов- ордеров переносятся в Главную книгу, построенную по дебетовому признаку. Так как, журналы ордера ведутся по кредитовому признаку, а Главная книга – по дебетовому признаку, отпадает необходимость вести оборотную ведомость по главным счетам. Оборотные ведомости ведутся только по аналитическим счетам для увязки и сверки синтетического и аналитического учёта.

Один из важных преимуществ Журнально- ордерной формы учёта перед другими является то, что при ней по многим главным счетам нет необходимости вести книги или карточки аналитического учёта, так как в журналах – ордерах даются все необходимые данные для оперативного руководства и контроля.

В журналах ордерах совмещаются хронологические и систематические записи, по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учёта.

Недостатки, формы Журналов- ордеров и разработанных ведомостей к ним не в полной мере приспособлены к машинной обработке, многие формы громоздки, что затрудняет технику учётной регистрации и пользование их данными в практической работе.

Структура некоторых учётных регистров чрезмерно сложна, почти каждый журнал- ордер построен преимущественно к особенностям соответствующего учётного объекта, требуется много усилий для овладения техникой учётной регистрации.

Главная книга при Журнально- ордерной форме учёта, счёт № 50 «Касса»

Месяц	Обороты по дебету	Оборот по К-т	Сальдо
С К-та на сч 51 по Ж-о №2	С К-та на сч 54 по Ж-о №3	С К-та на сч 51 по Ж-о №7	С К-та на сч 71 по Ж-о №4	И т. д.	Итого по Д-ту	Д-т	К-т
На 01.01.2008г.									-
И т. д.

Таблично - перфокарточная форма учёта основана на комплексном использовании счётно- перфорационных машин для учётного процесса – от обработки первичной документации до составления отчётности.

Эта форма в конце изменила весь учётный процесс. Её отличия от прежних форм учёта обусловлены эксплуатационными возможностями перфорационных вычислительных машин.

Новая форма учёта с применением счётно- перфорационных машин, полностью основана на применении технических носителей информации – перфокарт, из которых с помощью счётно- перфорационных машин получают необходимые отчётные показатели, имеющих форму единых таблиц. Отсюда и форма называется таблично - перфокарточной.

Исходная информация с первичных документов путём пробивки отверстий переносится на перфокарты. Проверенные на контролике перфокарты группируются и сортируются на сортировочной машине и поступают на табуляторы, на которых автоматически изготавливают табуляграммы, то есть регистры синтетического и аналитического учёта.

Путём автоматической обработки массива перфокарт, их сортировка, группировка и табуляция получают показатели, необходимые для анализа и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия.

При таблично - перфокарточной форме учёта не нужны накопительные и группированные журналы- ордера, карточки аналитического учёта и прочие регистры.

Взаимосвязь между синтетическим и аналитическим учётом обеспечивается с помощью перфокарт. Каждая бухгалтерская запись может быть передана двумя перфокартами проводками: в первой фиксируют оборот по дебету счёта, а во второй - по кредиту корреспондирующего счёта.

Достоинство таблично - перфокарточной формы надо признать:

–– минимальное число схем перфорации;

–– простота и наглядность построения сводок;

–– одновременная работа на нескольких табуляциях;

–– абсолютное совпадение итогов синтетического и аналитического учёта;

–– сокращение сроков составления и представления отчётности.

Однако наряду с преимуществом имеет существенные недостатки: главными, з которых является сравнительно большая трудоёмкость, в частности, по нанесению на перфокарту исходных данных первичных документов.

При большом документообороте это требует значительного количества работников на перфорацию и может вызвать недостатки. Кроме того, для каждого документа, а иногда и для каждой записи необходима отдельная карта и поэтому возникают большие расходы дорогой бумаги.

Электронная форма учёта. Применение электронных вычислительных машин (ЭВМ) является наиболее эффективным средством быстрой обработки учётной информации, отличающейся массивностью, так как ЭВМ характеризуются высокими скоростями работы, программным управлением. Эти машины имеют запоминающее устройство, автоматически воспринимают исходные данные.

Организация широкой сети вычислительных центров делает актуальным использование ЭВМ и в организации бухгалтерского учёта.

Однако применение ЭВМ в бухгалтерском учёте невозможно без создания формы учёта, построенной на базе единой структуры записи исходной и производственной информации объектов учёта.

Поэтому применение ЭВМ в бухгалтерском учёте новое, и требует времени, чтобы постепенно перейти к этой (эффективной) перспективной форме учёта.

Основу бухгалтерского учёта с применением ЭВМ составляет стандартная бухгалтерская запись, которая образует модель электронной формы учёта, при которой возникает необходимость в разработке и использовании специальной символики. Машинными носителями исходной информации являются магнитные ленты, или диски. Регистрами бухгалтерского учёта приняты - машиннограммы. Машинные носители являются исходным материалом для отражения изменений, происходящих по балансовым счетам. Только при появлении ЭВМ возникла реальная возможность полной автоматизации обработки учетно-экономической информации.

Полная автоматизация в отличии от комплексной механизации заключается в том, что в ней отсутствуют все ручные операции. В этих условиях не ложно быть первичных документов, так как их создание и работа с ними требует применения ручного труда. Вместо них должны использоваться либо машинные носители, либо исходная информация должна передаваться в ЭВМ непосредственно от технических средств.

Развитие автоматизированной формы должно идти в направлении её становления и превращения в тонкую форму, где не будет применяться ручной труд на стадии первичной регистрации учётных данных.

2. Организация бухгалтерского учёта (централизация и децентрализация).

На сельскохозяйственных предприятиях бухучет должен быть организован так, чтобы обеспечить не только получение необходимых показателей, но и осуществлять контроль за выполнением народно-хозяйственного плана.

Рациональная организация бухучета означает такое его построение, при котором достигаются наилучшие результаты при минимальных затратах труда и средств.

Для рациональной организации бухгалтерского учета требуется соблюдение ряда предпосылок, а именно:

1. ознакомление со структурой, особенностями технологии и организации производства;

2. определение характера и объема необходимых учетных сведений;

3. изучение действующих законоположений и инструкций по учету и отчетности;

4. распределение учетных функций между главной бухгалтерией и оперативно обособленными частями предприятия.

Рассмотрим более подробно эти предпосылки.

1. Ознакомление с производственными особенностями способствует построению учета в соответствии с характером организации предприятия.

Изучение структуры предприятия, условий его отделов обеспечивает правильное построение учета хозяйственных процессов, взаимоотношений отдельных подразделений с бухгалтерией, определение порядка документации и документооборота, аналитический учет, разработать методику калькулирования себестоимости продукции.

2. Определение характера и объема необходимых учетных сведений имеет важное значение для правильного планирования учетной работы.

В новых условиях хозяйствования и руководства работой предприятия нужна систематическая информация о ходе и результатах выполнения плана, себестоимости отдельных видов продукции, объема реализации и других показателей.

Поэтому главный бухгалтер совместно с руководителем хозяйства обязан заранее установить объем необходимой информации, ее содержание и сроки представления. В бухгалтерии должны устанавливать ответственность конкретных работников за правильное и своевременное ее составление.

3. Изучение действующих законоположений и инструкций по учету и отчетности необходимо для построения учета в соответствии с их содержанием.

Законоположения, определяющие основы организации учета на предприятиях обязательны для каждого работника учета. Тем более многие инструкции по учету и отчетности разрабатываются в соответствии с особенностями предприятий данной отрасли.

В связи с этим при построении учета следует руководствоваться не только общим законоположением и инструкциями, но и теми указаниями, которые определяют порядок учетных работ исходя из отраслевой принадлежности данного предприятия.

4. Одной из важнейших предпосылок организации учета в сельском хозяйстве является установление определенной структуры счетного аппарата и формы связи с производственными подразделениями.

В зависимости от места обработки и обобщения данных первичных документов, составление накопительных ведомостей и отчетов, и заполнение учетных регистров бухгалтерский учет по форме организации делится на централизованный и децентрализованный.

При централизованном учете весь бухгалтерский аппарат находится в центральной бухгалтерии и ведение синтетического и аналитического учета сосредотачивается там же.

В производственных подразделениях (бригадах, фермах, мастерских) производится оформление первичных документов, после чего они поступают в центральную бухгалтерию, где они подвергаются проверке, группировке и обработке.

При централизованном учете все первичные документы собираются в центральной бухгалтерии, и там же осуществляется синтетический и аналитический учет. Это дает возможность лучше организовать контроль и руководство со стороны главного бухгалтера за работой счетного аппарата, более рационально распределять обязанности между счетными работниками.

Эта форма так же приемлема при механизации учета, поскольку обработка и группировка первичных документов осуществляется на вычислительных машинах.

В современных условиях для оперативного руководства важно, чтобы данные учета своевременно давали полную картину состояния производства. Чтобы учет был более оперативным и объективным, он должен быть централизованным.

При централизации учета в центральной бухгалтерии находятся более квалифицированные и опытные работники, наиболее рационально распределены обязанности между работниками бухгалтерии и тем самым создаются условия для повышения производительности труда.

Неудобство централизованного учёта состоит в том, что руководители производственных подразделений должны ждать от централизованной бухгалтерии итоговых данных о работе подразделения и им приходится часто обращаться за справками.

При децентрализованном учёте полный цикл учёта ведётся непосредственно в каждом производственном подразделении хозяйства.

При такой форме учёта первичные документы составляются, группируются и обрабатываются в производственных подразделениях. На основании чего составляются производственные отчёты и передаются в центральную бухгалтерию.

Децентрализация учёта даёт возможность контролировать своевременность составления документов, легче устранять недостатки в их оформлении, позволяет приблизить счётный аппарат к производству- месту совершения хозяйственных операций.

Недостатком этой формы является рассредоточение учётного аппарата по производственным подразделениям и неполная их загрузка, что приводит к увеличению счётных работников и затрат.

Основные элементы организации бухгалтерского учёта. Организация бухгалтерского учёта в сельскохозяйственных предприятиях слагается из ряда элементов:

1. Системы документирования операций при помощи соответствующих форм первичного учёта;

2. Документооборота в сочетании с графиком выполнения учётных работ;

3. Плана счетов, включающего бухгалтерские счета;

4. Применение формы бухгалтерского учёта;

5. Организационной структуры учебного процесса и распределение служебных обязанностей;

6. Организации хранения бухгалтерской документации и регистров.

1. В сельскохозяйственных предприятиях для оформления всех хозяйственных операций применяются единые, унифицированные формы документов первичного учёта. Единая документация построена таким образом, что возможно применение разных форм в зависимости от конкретных форм условий деятельности.

2. Документооборот имеет важное организующее значение в бухгалтерском учёте. Он представляет собой движение документов в учётном процессе от момента их составления до завершения использования и сдачи в архив.

Документооборот должен разрабатываться в каждом хозяйстве с учётом специфических конкретных особенностей: специализации, организационной структуры, размещения производств и т. д.

3. Важное организующее значение в бухгалтерском учёте имеет план счетов. В план счетов, действующий в сельскохозяйственных предприятиях, внесены коррективы, отражающую специфику данной отрасли, а так же особенности деятельности отдельных видов предприятий: колхозов, совхозов, межхозяйственных предприятий.

4. В плане счетов, большинство счетов применяемых в сельскохозяйственных предприятиях, совпадают со счетами в других отраслях. Эта счета: 01; 02; 03; 05; 07; и т. д.

В то же время в плане счетов имеются счета характерные только для сельскохозяйственных предприятий. Их применение обусловлено спецификой сельскохозяйственного производства. Это счет- 11.

5. План выполнения учётных работ должен предусматривать равномерную нагрузку учётного аппарата в течение месяца и года. Исходя, из этого и строится распределение служебных обязанностей в бухгалтерии.

При распределении служебных обязанностей исходят из того, что наиболее ответственные и сложные работы выполнялись наиболее квалифицированными работниками.

Так, главный бухгалтер или его заместитель ведут обработку кассовых и банковских документов и запись их в регистры.

Распределение служебных обязанностей в центральной бухгалтерии строится таким образом, что работники специализируются на отдельных операциях: приёмка документов, обработка документов, сводка документов, т. д.

При другом варианте за каждым работником закрепляется весь комплекс учётных работ по счетам. Например, по учёту затрат один работник принимает, обрабатывает, составляет отчёты, делает записи в регистры и т. д.

Каждый из указанных вариантов может применяться в хозяйстве в зависимости от конкретных условий и квалификации учётного персонала.

5. Важным элементом организации бухгалтерского учёта является обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов регистров. Для этого в каждом хозяйстве предусмотрена организация архивного хозяйства.

Успешное выполнение задач дальнейшего развития экономики требует совершенствования научного уровня учёта. При этом большое значение имеет рациональная организация учёта, так как от организации учёта в значительной мере зависит конечные результаты, уровень экономики.

Дата добавления: 2014-01-07