Законодавства України

Організація обліку та підтримання у контрольному стані актів

8.1. Один примірник всіх актів законодавства, як тих, що надхо­дять від органів вищого рівня або з інших відомств, так і власних, підлягає зберіганню та обліку у юридичному підрозділі міністерства.

8.2. Порядок обліку, зберігання та підтримання у контрольному стані повинен бути закріплений розпорядчим документом установи, у яко­му також визначається форма ведення обліку на паперових чи магні­тних носіях.

8.3. Нормативно-правові акти систематизуються за класифікато­ром, який складається із розділів, підрозділів, пунктів, розташованих у відповідності з системою права. Кожний розділ, підрозділ, пункт має свій цифровий індекс та найменування.

Розділ позначається римськими цифрами – І, II, III; підрозділ – арабськими – 1, 2, 3, пункт – великими буквами у алфавітному поряд­ку – А, Б, В.

До класифікатора слід включити питання, актуальні, перш за все, для даного органу. Для системи органу рекомендується розробити єдиний класифікатор.

Нормативному акту надається індекс того розділу, підрозділу, пун­кту класифікатора, найменування яких відповідає основній темі акта, що індексується.

Індекс, за яким акт взято на облік в цілому, слід ставити на ниж­ньому полі першої сторінки акта. Якщо на облік береться окрема час­тина акта, індекс ставиться проти цієї частини відомчого нормативно­го акта.

8.4. На кожний нормативний акт, а також на окрему його частину, якщо вона має свій індекс, заповнюється облікова картка. В ній слід зазначити найменування акта (основну тему акта, якщо акт не має найменування), дату та номер акта, орган, який видав акт, наявність грифу обмеження доступу до документа, у правому верхньому куті картки необхідно зазначити індекс акта. При записах можуть бути використані загальноприйняті, а також встановлені у даному органі скорочення.

Заповнені належним чином облікові картки поміщуються у карто­теку. Місце картки у картотеці визначається індексом акта. Облікові картки розміщуються у хронологічному порядку. Розділи, підрозділи та пункти класифікатора у картотеці виділяються спеціальними розді­ловими картками (вони робляться вище облікових). На розділових карт­ках зазначаються індекс та найменування відповідного розділу, підрозділу, пункту. Індекс необхідно зазначити також і на картотечних ящиках.

8.5. Юридичний підрозділ, що здійснює юридичний облік, стежить за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховує їх та ро­бить необхідні у кожному випадку відмітки: поширено, доповнено, втрачена чинність тощо. При цьому відтворюється точний текст вка­зівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться зміни.

В акті, який містить вказівку про зміну іншого акта, доцільно підкрес­лювати номер та дату акта, щодо якого ця вказівка подається.

Відмітки слід робити на тому примірнику акта, на якому поставле­ний індекс, наданий цьому акту при юридичному обліку. Цей примірник є контрольним. Відмітки рекомендується робити на верхньому полі першої сторінки акта. Якщо відмітка стосується окремої частини акта, її слід робити навпроти цієї частини нормативного акта. В разі відсут­ності на полях вільного місця, для відміток може бути використана вкладка.

8.6. Зміни, внесені до нормативного акта, повинні бути відобра­жені в облікових картках. У них слід робити відмітки, аналогічні тим, що провадяться на актах у випадках їх змін.

Облікову картку на акт, що втратив чинність, не рекомендується вилучати з картотеки, оскільки вона може бути використана у нормотворчій діяльності (наприклад, при вивченні історії конкретного питання). Таку картку доцільно ставити наприкінці відповідного розділу картотеки або у спеціальній картотеці (на акти, що втратили чинність). При цьому текст картки слід перекреслювати (по діагоналі).

8.7. Для забезпечення правильного та ефективного застосування нормативних актів рекомендується готувати та видавати збірники чин­них нормативних актів, якими повинні бути забезпечені всі підприєм­ства та організації галузі. Ці збірники слід систематично оновлювати (не рідше одного разу у 5 років). До видання збірників доцільно також систематично видавати окремими брошурами та надсилати на місця переліки чинних нормативних актів, бюлетені нормативних актів за певний період часу.

8.8. Підрозділу, який здійснює юридичний облік актів, іншим струк­турним підрозділам слід мати зазначені збірники (бюлетені) для конт­рольних відміток у випадках внесення змін у чинні нормативні акти.

8.9. Кожний отриманий структурним підрозділом збірник (бюле­тень) необхідно звіряти з контрольними примірниками актів. До них переносяться всі відмітки про зміни, внесені у акти після їх видання. При цьому слід врахувати дату, за станом на яку акти включені у збірник (бюлетень). Після перевірки на внутрішній стороні обкладин­ки слід зазначити, що збірник перевірено, поставити дату та підпис відповідальної особи. Засвідчений таким чином збірник (бюлетень) є контрольним. Наступні (після перевірки) відмітки провадяться тільки у цьому примірнику.

Відмітки у збірниках (бюлетенях) рекомендується провадити одно­часно з відмітками у актах та облікових картках.

8.10.Структурному підрозділу, який здійснює юридичний облік, рекомендується на підставі аналізу облікових даних вносити керів­ництву міністерства, іншого органу пропозиції про видання доповнень до збірників (бюлетенів), а також до їх перевидання.

8.11.Примірники нормативних актів, на підставі яких ведеться юридичний облік, слід зберігати у підрозділі, який здійснює такий облік. При цьому рекомендується примірники актів, що надходять у цей підрозділ, групувати залежно від року їх видання (у хронологічному порядку).

Згруповані за календарний рік акти рекомендується брошурувати у комплекти, аркуші яких слід пронумерувати. Комплект повинен місти­ти повні тексти актів з усіма додатками.

Доцільно складати описи актів, які містяться у комплекті. У них необхідно зазначити найменування актів, дати їх прийняття та номери, а також номери сторінок, на яких ці акти розміщені. Описи слід розм­іщати на початку комплекту.

Аналогічно рекомендується оформляти обкладинки комплектів. На них необхідно зазначити найменування підрозділу, відповідального за зберігання комплектів, а також органів, які видали акти, вид актів, рік їх видання.

8.12. Для зберігання примірників нормативно-правових актів, на підставі яких провадиться їх юридичний облік (їх комплектів), повинні бути створені необхідні умови (виділені спеціальні приміщення, облад­нані комп'ютерами, сейфами, шафами, що зачиняються тощо).

Дата добавления: 2014-01-07