Процессы управления

Принципы и объекты управления проектом.

Методологию управления проектами.

Методологические связи управления проектами с общим менталитетом общества заключается в общности подходов к управлению проектами. Методологическая связь управления проектами с функциональным менталитетом выражается в выделении объекта управления и способов (процессов) управления проектами.лек 1

ТЕМА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА

1. Основные признаки и характеристики проекта

2. Классификация проектов

3. Содержание и структура проекта

4. Жизненный цикл проекта

5. Участники проекта

6. Окружающая среда проекта

1. ОСНОВНЫЕ ПРИЗНАКИ И ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРОЕКТА

Современное общество – это общество, в котором постоянно реализуются самые разнообразные проекты в различных областях – образовании, науке, строительстве, производстве, законотворчестве и т.д.

В общем случае, любой проект представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий по производству новой продукции или услуг.

Независимо от предметной области, отличительными признаками проекта являются:

· Наличие цели.

Нет цели, нет проекта. Ее достижение определяет завершение проекта.

· Наличие изменений.

Осуществление проекта всегда несет изменения предметной области, в которой он реализуется.

· Ограниченность во времени.

Для каждого проекта определяется время его начала и завершения и тем самым ограничивается его продолжительность.

· Неповторимость.

Неповторимость относится не к отдельным составляющим проекта, а к проекту в целом. Отдельные работы в рамках проекта могут быть такими же, как в других проектах, но их сочетание в рамках данного проекта является уникальным.

· Ограниченность требуемых ресурсов.

Объем выделяемых на проект ресурсов всегда конечен, поскольку ограничивается его бюджетом и тесно связан со сроками и продолжительностью проекта.

· Комплексность и разграничение.

В каждом проекте в комплексе учитываются все внутренние и внешние факторы, влияющие на его результаты. При этом проект имеет четко определенные границы, отделяющие его от других проектов.

· Наличие специфической организации.

Реализация проекта требует создания под него соответствующей организационной структуры. Даже если проект является незначительным по масштабу и простым по выполнению, необходимо по крайней мере назначение менеджера проекта, персонально ответственного за его успех.

Учитывая перечисленные признаки, можно дать следующее определение проекта.

Проект – это ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной предметной области с установленными требованиями к качеству результатов, с возможными ограничениями расходования средств и ресурсов и со специфической организацией.

Различают проекты и программы. Программа – это совокупность проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения.

Основными характеристиками проекта являются:

· назначение проекта – описание новых продуктов или услуг, которые получит потребитель в результате реализации проекта;

· стоимость проекта – сметные затраты, необходимые для выполнения работ проекта;

· объемы работ проекта – количественные показатели работ проекта;

· сроки выполнения проекта – даты начала, окончания, продолжительность;

· качество проекта – соответствие характеристик проекта и его продукции установленным стандартам качества;

· ресурсы проекта – оборудование, материалы, персонал, программное обеспечение, информационные системы, производственные площади и др.;

· исполнители проекта – специалисты и организации, привлеченные к участию в проекте, их количественные характеристики, состав и квалификация;

· риск проекта – перечень возможных рискованных событий в проекте, вероятности их свершения и ущерб от их воздействия на проект.

2. КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОЕКТОВ

В настоящее время принята следующая классификация проектов.

По составу и структуре проекта и его предметной области различают классы проектов:

· монопроект – отдельный проект различного типа, вида и масштаба;

· мультипроект – комплексный проект или программа, состоящая из ряда монопроектов и требующая применения мультипроектного управления;

· мегапроект – целевые программы развития регионов, отраслей и других образований, включающие в свой состав ряд моно- и мультипроектов.

По основным сферам деятельности различают типы проектов:

· социальные проекты;

· экономические проекты;

· организационные проекты;

· технические проекты.

По характеру предметной области различают виды проектов:

· учебно-образовательные проекты;

· проекты исследования и развития;

· инновационные проекты – любые типы проектов, главная цель которых состоит в разработке и применении инновационных технологий и различных нововведений;

· инвестиционные проекты – проекты, в которых главной целью является создание или реновация основных фондов посредством вложения инвестиций;

Существуют также смешанные проекты, содержащие подпроекты различного типа и вида. Например, проект реформирования производственного предприятия может включать организационные, технические и экономические подпроекты, в т.ч. инновационные и инвестиционные.

По длительности осуществления различают:

· краткосрочные проекты (до 3 лет);

· среднесрочные проекты (от 3 до 5 лет);

· долгосрочные проекты (свыше 5 лет).

По степени сложности различают:

· простые проекты;

· сложные проекты, включающие подпроекты;

· очень сложные проекты.

По масштабу (размеру, количеству участников, степени влияния на окружающую

среду) различают:

· мелкие проекты;

· средние проекты;

· крупные проекты;

· очень крупные проекты.

Классификация по последнему признаку весьма условна. Возможен другой вариант деления проектов по масштабу:

· международные;

· национальные;

· межрегиональные;

· региональные;

· межотраслевые и межведомственные;

· отраслевые и ведомственные;

· корпоративные.

3. СОДЕРЖАНИЕ И СТРУКТУРА ПРОЕКТА

Содержание и структура проекта в первую очередь определяются его целью и результатами.

Цель проекта – это желаемый результат деятельности, достигаемый в пределах установленного интервала времени.

Результаты проекта должны отражать то, что в конечном счете получит потребитель (заказчик) от реализации проекта.

Например, если цель некоторого проекта состоит в строительстве и вводе в действие атомной электростанции (АЭС), то основными результатами проекта являются:

· план осуществления проекта;

· техническая документация;

· анализ эффективности разработанного проекта;

· составляющие части проекта (АЭС);

· технологии, обеспечивающие надежность АЭС;

· действующая АЭС;

· руководства для операторов АЭС;

· обучение персонала.

Определение целей и результатов проекта – это творческий процесс. Их нахождение равнозначно определению проекта и является важным этапом в разработке концепции проекта.

Цели и результаты проекта должны быть четко определены и описаны в соответствующем документе. Такой документ позволит четко знать:

· заказчику – что он будет иметь в результате выполнения проекта;

· исполнителю – что ему необходимо осуществить.

Помимо целей и результатов проекта, должны быть определены и описаны его сроки, стоимость и порядок оценки степени достижения целей проекта.

Сроки проекта описываются в виде временного интервала, в котором ожидается осуществление проекта.

Стоимость проекта на его ранних стадиях задается посредством бюджетных рамок, а в ряде случаев – в виде твердой верхней границы расходов.

Для определения степени достижения целей проекта выбирают критерии в отношении таких показателей, как сроки реализации проекта, его стоимость, объемы использованных ресурсов и др.

Обычно в качестве основного критерия выбирается минимум или максимум одного из показателей, а на другие показатели накладываются ограничения.

Однажды сформулированные цели, результаты, сроки и стоимость проекта не должны рассматриваться как нечто неизменное. В ходе реализации проекта из-за изменения внешних и внутренних условий промежуточные результаты могут отклоняться от заданных, что в свою очередь может привести к корректировке целей, конечных результатов, сроков и стоимости проекта.

Для планирования и управления проектом необходимо определить и построить его структуру.

Структура проекта представляет собой иерархическую декомпозицию проекта на составные части, необходимые и достаточные для эффективного планирования и контроля реализации проекта (рис.1).

Общая схема структуры проекта

			ПРОЕКТ
Часть проекта 1		Часть проекта 2	…	Часть проекта N
Комплекс работ 1		Комплекс работ 2	…	Комплекс работ M
Укрупненные виды работ 1		Укрупненные виды работ 2	…	Укрупненные виды работ K
Детальная работа 1		Детальная работа 2	…	Детальная работа L
Единичная работа 1		Единичная работа 2	…	Единичная работа Q

Рис. 1

По каждому элементу этой структуры определяются характеристики работ: объемы; стоимость; материалы; оборудование; исполнители и пр.

Структура проекта должна удовлетворять следующим требованиям:

· совокупность элементов каждого уровня структуры должна представлять весь проект. Разные уровни отличаются только степенью детализации;

· суммарное значение характеристик работ на разных уровнях структуры должно быть неизменным;

· нижний уровень структуры должен содержать работы, относящиеся к оперативному уровню управления проектом.

Такая структурная модель проекта позволяет выбрать все работы проекта с необходимой степенью детализации. Набор таких работ называется сечением структурной модели.

Число уровней декомпозиции обычно колеблется от 6 до 8 в зависимости от сложности, масштабов проекта и других его характеристик.

Верхние уровни структуры ориентированы на результаты и (или) фазы жизненного цикла проекта, а нижние отражают дальнейшую детализацию вплоть до работ конкретного исполнителя.

4. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА

Каждый проект от возникновения идеи до полного завершения проходит ряд последовательных фаз развития. Совокупность этих фаз образует жизненный цикл проекта.

Жизненный цикл принято разделять на фазы, фазы – на более мелкие составляющие: стадии, этапы и т.д.

Каждая фаза проекта – это набор логически взаимосвязанных работ, по завершении которых достигается один из основных результатов проекта.

В жизненном цикле проекта принято выделять следующие фазы:

· начальная (концептуальная) фаза;

· фаза разработки;

· фаза реализации;

· фаза завершения.

Главным содержанием начальной фазы является разработка концепция проекта, которая включает:

· инициацию проекта и его очередной фазы;

· предварительное обследование – сбор исходных данных и анализ существующего состояния;

· выявление потребности в изменениях (проекте);

· определение проекта;

· установление и сравнительную оценку альтернатив проекта;

· представление концептуальных предложений по проекту, их апробацию и экспертизу;

· утверждение концепции проекта и получение одобрения для начала следующей фазы.

Главным в фазе разработки является разработка основных компонентов системы управления проектом, в т.ч.:

· инициация работ фазы;

· назначение руководителя и формирование команды проект;

· установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика, владельцев проекта и других ключевых участников;

· развитие концепции и планирование предметной области и других элементов проекта;

· разработка сводного плана проекта;

· организация и проведение торгов, заключение контрактов с основными исполнителями;

· организация базовых проектных и опытно-конструкторских работ;

· утверждение сводного плана проекта и получение одобрения на продолжение работ.

На фазе реализации проекта осуществляется выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения его цели:

· полный ввод в действие разработанной системы управления;

· организация выполнения работ;

· ввод в действие средств коммуникации;

· детальное проектирование и разработка технических спецификаций;

· оперативное планирование работ;

· установление системы контроля за ходом работ;

· организация и управление материально-техническим обеспечением работ;

· выполнение работ, предусмотренных проектом;

· руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта;

· решение возникающих проблем и задач;

· подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ следующей фазы.

На фазе завершения достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта. На этой фазе выполняются, как правило, следующие работы:

· планирование процесса завершения проекта;

· эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;

· подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

· подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;

· оценка результатов проекта и подведение итогов;

· подготовка итоговых документов;

· закрытие проекта.

5. УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА

Состав участников конкретного проекта, их роли, распределение функций и ответственности зависят от типа, вида, масштаба и сложности проекта, а также от фаз жизненного цикла. В общем случае участники проекта образуют следующий типовой набор.

· Инициатор проекта.

Каждый проект должен быть осмыслен, придуман и инициирован. При этом в качестве инициатора может выступать любой из будущих участников проекта;

· Заказчик (собственник) проекта.

Проект должен иметь главное заинтересованное лицо, которое станет будущим владельцев и пользователем результатов проекта и будет нести за него ответственность.

Заказчик определяет основные требования и масштаб проекта, обеспечивает его финансирование за счет собственных или привлеченных средств, заключает контракты с основными исполнителями проекта, несет ответственность по этим контрактам, управляет взаимодействием между всеми участниками проекта;

· Инвестор.

Как правило, средств заказчика оказывается недостаточно для осуществления проекта и требуется привлечение инвестиций. В качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.

Цель инвестора – максимизация прибыли на свои вложения.

Инвесторы вступают в контрактные отношения с заказчиком, контролируют выполнение контрактов и осуществляют расчеты с другими сторонами.

Инвесторы являются полноправными партнерами проекта и владельцами всего имущества, приобретаемого за счет их инвестиций, пока им не будут выплачены все средства по контракту с заказчиком или кредитному соглашению.

· Руководитель проекта (проект-менеджер).

Это лицо, которому заказчик и инвестор делегируют полномочия руководить работами по проекту – осуществлять планирование, контроль и координацию работ всех участников.

· Команда проекта.

Это специфическая организационная структура, возглавляемая менеджером и создаваемая на период осуществления проекта. Ее состав и функции зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта.

· Контрактор.

Это сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту в рамках всего проекта или его части.

В качестве контрактора могут выступать генконтракторные, инжиниринговые и консалтинговые фирм, а также профессиональные организации по управлению проектами.

Контрактор заключает договор с заказчиком (инвестором), отбирает и заключает договора с субконтракторами, координирует их работу, принимает и оплачивает работы соисполнителей.

· Субконтрактор.

Это юридическое лицо, которое вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня и несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с заключенным договором.

· Лицензоры.

Это организации, выдающие лицензии на право владения земельным участком, ведения торгов, выполнения определенных видов работ и услуг и т.п.

· Органы власти.

Это сторона, удовлетворяющая свои интересы путем получения налогов от участников проекта и выдвигающая экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.

· Производитель конечной продукции.

Он осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию.

Главная цель производителя – получение прибыли от продажи готовой продукции потребителям.

Производитель конечной продукции участвует во всех фазах проекта и взаимодействует с основными участниками проекта. Его роль и функции зависят от доли собственности в конечных результатах проекта. Очень часто производитель является заказчиком и инвестором проекта.

· Потребители конечной продукции.

Это юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к ней и формирующие на нее спрос.

За счет средств потребителей возмещаются затраты на проект и формируется прибыль всех остальных участников.

На осуществление проекта оказывают влияние и другие стороны из окружения проекта:

· конкуренты основных участников проекта;

· общественные группы и население, чьи интересы затрагивает осуществление проекта.

По сути, эти стороны также могут быть отнесены к участникам проекта.

Для определения полного состава участников проекта необходимо определить:

· предметную область проекта (что нужно сделать, чтобы реализовать проект, в каком объеме и в какие сроки);

· отношения собственности в проекте (что сколько стоит и кому принадлежит);

· основные идеи по реализации проекта (как реализовать);

· основных активных участников проекта (кто будет реализовывать);

· основных пассивных участников проекта (кого касается проект);

· мотивацию участников проекта (возможный доход, ущерб, риск и т.д.).

Ответы на эти вопросы позволяют выявить участников проекта, их цели, функции, мотивацию, определить взаимоотношения и на этой основе принять обоснованные решения по организации проекта и управлению им.

6. ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА ПРОЕКТА

Окружающая среда проекта – это совокупность внешних и внутренних по отношению к проекту факторов, влияющих на достижение его результатов.

Проект невозможно отделить от окружающих условий – экономических, социальных, финансовых, организационных и др. Следовательно, необходимо заблаговременно изучать и учитывать факторы внешнего окружения проекта.

Различают факторы непосредственного и дальнего окружения проекта.

К факторам непосредственного окружения относятся:

· руководство предприятия;

· сфера финансов;

· сфера сбыта;

· сфера производства;

· сфера материально-технического обеспечения;

· сфера инфраструктуры;

· сфера очистки и утилизации отходов.

Руководство предприятия определяет:

· цели и основные требования к проекту;

· требования к результатам проекта;

· требования к реализации проекта;

· методику и порядок корректировки цели и требований к проекту со стороны отделов и специалистов предприятия и др.

Сфера финансов определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники его финансирования.

Сфера сбыта формирует требования и условия, связанные с рынком сбыта и определяемые требованиями покупателей, наличием и действиями конкурентов.

Сфера производства связана с рынком средств производства и выдвигает свои специфические требования:

· рекомендации по использованию технологий и оборудования;

· требования загрузки простаивающих участков производства;

· отказ от определенных технологических процессов;

· согласование требований к проекту с возможностями рынка средств производства и др.

Сфера материально-технического обеспечения связана с рынком сырья и полуфабрикатов и формирует требования, вытекающие из возможности обеспечения проекта сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.

Сфера инфраструктуры связана с рынком услуг и различного сервиса и выдвигает требования к рекламе проекта, транспортному, телекоммуникационному, информационному и другим видам обеспечения проекта.

Сфера очистки и утилизации промышленных отходов связано со службой по охране окружающей среды и формирует требования к разумному использованию отходов производства в рамках проекта.

Чем крупнее масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов дальнего окружения.

Принято выделять следующие группы факторов дальнего окружения проекта.

1. Политические факторы:

· политическая стабильность;

· поддержка проекта государством;

· торговый баланс со странами-участницами (в случае международного проекта);

· участие в военных союзах.

2. Экономические факторы:

· структура национального хозяйства;

· виды ответственности и имущественные права, в первую очередь на землю;

· тарифы и налоги;

· страховые гарантии;

· уровень инфляции и стабильность национальной валюты;

· уровень развития банковской системы;

· источники инвестиций и капитальных вложений;

· степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности;

· уровень развития рыночной инфраструктуры;

· уровень цен;

· состояние рынков сбыта, инвестиций, средств производства, сырья, продуктов, услуг, рабочей силы и др.

3. Социальные факторы:

· условия и уровень жизни;

· уровень образования;

· свобода перемещений;

· трудовое законодательство, запрещение забостовок;

· здравоохранение и медицина, условия отдыха;

· общественные организации, средства массовой информации;

· отношение местного населения к проекту.

4. Нормативно-правовые факторы, в т.ч.:

· права человека;

· права предпринимательства;

· права собственности;

· законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.

5. Научно-технические факторы:

· уровень развития фундаментальных и прикладных наук;

· уровень информационных технологий и компьютеризации;

· уровень промышленных и производственных технологий;

· энергетические системы;

· транспортные системы;

· связь, коммуникации и др.

6. Природные и экологические факторы:

· естественно-климатические условия;

· природные ресурсы;

· законодательство по защите окружающей среды.

Анализ влияния перечисленных факторов на разработку и реализацию проектов показывает, что наибольшее влияние оказывают экономические и нормативно-правовые факторы, затем следуют политические и социальные факторы, а наименьшее влияние на проекты оказывают научно-технические, природные и экологические факторы.

При этом наибольшему влиянию внешнего окружения подвержены социальные и инвестиционные проекты, затем организационные и экономические, и в меньшей степени – инновационные.

Содержание и структура проекта.

В проекте выделяют цели, стратегии и результаты проекта.

При определении цели проекта выделяется видение, миссия и цель предприятия.

Видение – руководящая стратегия бизнеса, обоснование существования предприятия (чувство, основные цели предприятия).

Миссия – основная генеральная идея предприятия, которая субъективно достигнута в планируемом периоде. Миссия включает в себя описание предлагаемых продуктов, характеристику рынка, цели предприятия (выживаемость, темпы роста, доходность), философию, технологичность, внутреннюю концепцию, внешний облик предприятия (имидж). Миссия более конкретна, чем видение, срок её реализации обозрим с тем, чтобы персонал мог наблюдать результаты работы.

Цель – конкретное направление деятельности предприятия. Цели выражать конкретность (точность отображения объёма, времени создания), измеримость (количество, характеристика цели), достижимость, согласован-ность.

Фазы жизненного цикла проекта:

Дата добавления: 2014-01-07