Вопрос 3. Текущее хранение документов

Анализ данных об исполнении поручений и документов и их обобщение.

Обобщение данных о состоянии контроля исполнения поручений и документов проводится путем составления сводки (на первое число каждого месяца), в которой указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них — по уважительным и неуважительным причинам.

Анализируя сводки, устанавливают причины задержки исполнения поручений и документов и принимают решения, направленные на устранение недостатков.

Такими причинами могут быть:

· чрезмерная загруженность отдельных исполнителей работой;

· нечеткое распределение функций;

· недисциплинированность отдельных исполнителей.

Документальный фонд организации составляют документы, созданные и полученные ею в результате взаимодействия с органами управления, организациями и гражданами.

Формирование фонда документов осуществляется службой делопроизводства путем

- составления номенклатуры дел,

- формирования и оформления дел,

- обеспечения их сохранности, учета и

- передачи дел в архив организации.

Документальный фонд формируется после окончания работы с документами в делопроизводстве. Документы определенное время хранятся в структурных подразделениях и службе делопроизводства и используются в справочных целях. После окончания срока текущего хранения часть документов передается в архив организации. Наиболее важные документы передаются на хранение в государственный архив.

Основой формирования документального фонда организации является номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Назначение номенклатуры дел:

· распределение исполненных документов в дела;

· систематизация дел – документы организации группируются, название групп указывается в номенклатуре и на обложке дел;

· закрепление индексов дел;

· выполняет учетную функцию – номенклатура дел по окончании года становиться ученым документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;

· содержит информацию о сроках хранения дел, служит основой проведения экспертизы ценности документов;

· используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия;

· служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

· используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

· является основой для составления актов на уничтожение дел.

Дата добавления: 2014-01-07