Вопрос 4. Порядок оформления дел

Исполненные документы помещают в папки, т.е. формируют дела.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их группировки, на дела постоянного, временного хранения свыше 10 лет и дела временного хранения до 10 лет.

В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка-регистратор (скоросшиватель). Дело считается заведенным с момента появления в нем первого документа.

При формировании дел должны соблюдаться следующие требования:

- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию должны соответствовать заголовку дела

- документы, относящиеся к разрешению одного вопроса помещают в вместе

- документы постоянного и временного хранения помещают в отдельные дела

- в дело помещаются по одному экземпляру документа, черновики и документы, подлежащие возврату, не подлежат размещению в делах

- приложения к документам и дополнительные материалы, независимо от даты их составления, присоединяются к основным документам. В случае, если приложения имеют большой объем, то формируется самостоятельное дело

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением: переходящие дела, личные дела, дела с документами выборных органов, дела с документами учебных заведений

- в дела помещаются только исполненные документы.

Документы в деле располагаются:

- в хронологическом порядке, например, входящие - по дате поступления; исходящие - по дате отправления

- по вопросному признаку – согласно логической последовательности разрешения вопроса

- по номинальному признаку группируются документы одного вида (протоколы, приказы, акты и др.)

Распорядительные документы формируют в дела по видам и по хронологии

Отдельно группируются приказы по основной деятельности и по личному составу.

Поручения вышестоящих органов управления и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в хронологическом порядке по номерам.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. Документ – ответ помещают за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года. Чтобы можно было найти все документы, относящиеся к данному вопросу, на документах текущего года проставляется индекс дела предыдущего года.

Инициативные документы располагают в хронологической последовательности.

Планы, отчеты, сметы, лимиты и др. – годовые, квартальные и месячные формируются в самостоятельные дела. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится. Например, план на 2011 г., составленный в 2010 году должен быть помещен в дело 2011 года.

В личных делах документы располагают в хронологическом порядке.

При заведении дела в делопроизводстве обязательно оформляют обложку.

При частичном оформлении дела на его обложку выносятся следующие сведения;

- название организации, полное или сокращенное

- название структурного подразделения (канцелярия, бухгалтерия, дежурная часть и др.)

- индекс дела по номенклатуре дел, например,

Дело № 03-07,

где 03 - индекс структурного подразделения

07 – порядковый номер дела в номенклатуре

- заголовок дела, т.е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело. Заголовок без изменений переносится на обложку из номенклатуры

- срок хранения дела, например, «постоянно», «три года», «пять лет»

в структурных подразделениях и в службе делопроизводства должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и солнечного света. Поэтому дела размещаются в шкафах, сейфах.

Номенклатура дел является справочным инструментом для поиска нужной информации.

Для работы сотрудникам организации может потребоваться документ или целиком дело, находящееся на текущем хранении. При выдаче документа или дела вкладывается лист-заместитель или карта-заместитель.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ Документ №_____ от ____________, поступивший (отправленный) наименование корреспондента/адресата _____________________________   по вопросу ______________________________________________________   Выдан ____________ когда _______ на срок ______________ кому ____________________________________________________________ выдал___________________ получил__________________________  

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Дело № ___________ Структурное подразделение __________________________________________	20____ г.
Дата выдачи	Число листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме

Срок выдачи не может превышать одного месяца.

После окончания календарного года дела должны передаваться в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть оформлены:

- подшиты или переплетены

- листы д.б. пронумерованы

- составлена внутренняя опись

- на обложке должны быть проставлены крайние даты

Дата добавления: 2014-01-07