Составление и оформление номенклатуры дел

Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуру дел должны быть включены вседокументы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кромепечатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 — дирекция, 02 — учебная работа, 03 — учебно-воспитательная работа, 04 — производственная практика, 05 — физическое воспитание и т. д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.

Например: 01 — генеральный директор, 02 — заместитель директора, 03 — коммерческий директор и т. д.

Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме, которая приведена в Основных правилах работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.

Первым разделом указывается служба ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.).

Например: 01 — служба ДОУ, 02 — финансовый отдел, 03 — плановый отдел, 04 — служба персонала и т. д.

В пределах разделов заголовки дел должны располагаться в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.

1. Первыми располагаются заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (положение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т. д.), штатное расписание и др.

2. Заголовки дел с распорядительной документацией.

3. Заголовки дел с планово-отчетной документацией.

4. Заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка).

5. Заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основной деятельности и т. д.

Форма содержательной части номенклатуры дел

Индекс дела	Название дела (тома, части)	Число дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
Название раздела

Внутрикаждого выделенного комплекса документов:

· систематизируются документы вышестоящих организаций;

· систематизируются дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.;

· систематизируются справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т. д.).

Дата добавления: 2014-01-07