Записка ділова

Записки ділові (доповідні, пояснювальні та службові) — це докумен­ти, що інформують керівника установи чи структурного підрозді­лу про явища і факти, виконану роботу, ситуацію тощо.

Доповідна записка — це службовий документ на ім'я керівника з викладом певного питання з висновками і пропозиціями авто­ра, з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, виконану роботу.

У доповідній записці автор може:

♦ інформувати керівника про якісь складні ситуації, що скла­лися, важливі події або факти, що мали місце;

♦ доповідати про непередбачені труднощі, які виникли в ході виконання роботи;

♦ повідомляти про перенесення термінів, дострокове завер­шення або припинення роботи з певних причин.

Текст доповідної записки поділяють на дві частини — конста­туючу та заключну. У першій частині наводять факти або опису­ють ситуацію, що стала приводом для написання доповідної за­писки. У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі ва­ріанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.

Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціати­ви автора, так і за дорученням керівництва. Мета ініціативної допо­відної записки — спонукати керівника установи до прийняття пев­ного рішення і, відповідно, до видання розпорядчого документа

Із огляду на адресність розрізняють внутрішні та зовнішні до­повідні записки які створюються на загальних чи спеціальних бланках.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові установи або керівникові структурною підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник — автор цієї записки. її оформлю­ють на бланку структурного підрозділу.

Основні реквізити внутрішньої доповідної записки такі:

♦ назва структурного підрозділу організації;

♦ назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

♦ дата документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ місце складання документа (у разі потреби);

♦ адресат;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ відмітка про наявність додатків (за наявності додатків);

♦ підпис;

♦ відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

♦ відмітка про наявність документа в електронній формі (у ра­зі потреби).

Підписує внутрішню доповідну записку її автор.

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів ви­щого рівня/ Зазвичай, їх оформлюють на загальному бланку ус­танови.

Допускається оформлення зовнішньої доповідної записки на чистих аркушах паперу з відтворенням таких реквізитів:

♦ назви організації вищого рівня;

♦ назви організації;

♦ назви виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

♦ дати документа;

♦ реєстраційного індексу документа;

♦ місця складання документа;

♦ адресата;

♦ заголовка до тексту документа;

♦ тексту документа;

♦ відмітки про наявність додатків (за наявності додатків);

♦ підпису;

♦ прізвища виконавця і номера його телефону.

Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної за­писки, підписати її має право лише керівник установи. Проте, за необхідності, на документі може бути зазначено прізвище та но­мер телефону безпосереднього виконавця.

Пояснювальна записка — це письмовий документ, що містить пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків праців­ника на вимогу керівника, а в деяких випадках — з ініціативи під­леглого.

Оформляється пояснювальна записка на бланку або стандар­тному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів:

♦ адреси;

♦ назви виду документа;

♦ заголовка до тексту;

♦ тексту записки;

♦ прізвища виконавця і номера його телефону;

♦ дати;

♦ підпису.

Текст пояснювальної записки, зазвичай, поділяють також надві частини — констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити).

Складаючи та оформлюючи пояснювальну записку, слід мати на увазі те, що датою пояснювальної записки є дата її підписан­ня, а не дата події. Відмітка про наявність додатків проставляєть­ся за потреби.

Інколи пояснювальною запискою може бути вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Службова записка має аналогічні реквізити. У разі направлен­ня службової записки за межі установи її оформляють на бланку і реєструють.

Зміст службової записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини.

У кінці службової записки подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Пишуть службові записки від руки чи друкують.

Дата добавления: 2014-01-07