Презентация деловых предложений и психологические аспекты публичных выступлений

Лекция 4. Основные формы деловой коммуникации.

Почти семьдесят лет назад Дейл Карнеги обратился к проблеме: как приобрести уверенность и влиять на людей, выступая публично. Сегодня эта тема по-прежнему актуальна. Производители товаров и услуг, торговые фирмы и коммерческие представители постоянно проводят презентации. Все стремятся познакомить клиентов с новыми предложениями, убедить в выгодности приобретения их товаров.

Проблема заключается в том, чтобы заинтересовать разные аудитории, не превращая материал в развлекательное шоу или назидательную лекцию.

В последнее время информационная нагрузка на человека многократно возросла. Отсчет времени, которое предоставляет в Ваше распоряжение аудитория, идет по минутам. Внимание и интерес к презентатору непродолжительны - ведь зачастую туже информацию можно почерпнуть из книг и журналов, услышать по радио- и телепередачах...

По сравнению с прошлым выступление стало гораздо более зрелищным. Но ничто не может заменить живого человеческого общения! Презентатор и аудитория - как зеркала друг для друга. Они оказались вместе, потому что и те, и другие хотят что-то узнать. Но стремление сообщить информацию нередко превышает желание ее получить. И если Карнеги писал о влиянии на аудиторию, о демонстрации уверенности выступающего, то сегодня более значимыми факторами успеха презентации являются контакт со слушателями, умение учитывать особенности и выявлять жизненно важные интересы аудитории.

Презентации становятся неотъемлемым атрибутом деловой активности компании. Можно и нужно учиться эффектно представлять свои товары и услуги, производить неизгладимое впечатление на партнеров и клиентов.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ: ПОДГОТОВКА ВЫСТУПАЮЩЕГО.

Успех презентации зависит от многих составляющих, но, прежде всего, определяется подготовкой ведущего - презентатора. Именно ему предстоит ответить на вопрос «Зачем нужна презентация?» и запрограммировать свои действия на достижение желаемых результатов.

Очень важно от общих формулировок типа "повысить доходы" перейти к определению конкретной цели выступления. Тем более, что презентации заведомо отличаются друг от друга по многим признакам.

по отношению аудитории к ведущему.	по целевым функциям:	по форме подачи информации:
презентация может быть внешней (у клиента) или внутренней	продвигающей (рекламной) и информационной	устные и письменные презентации

Цель является критерием отбора материала, который заслуживает или не заслуживает включения в Вашу презентацию. И только затем Вы сможете сформулировать ключевую фразу, которую, по Вашему замыслу, должны запомнить слушатели, т.е. ответите на другой очень сложный вопрос: "Что Вы хотите сообщить?"

Характер цели определяет не только состав материала, но и форму подачи информации. При этом важно обратить внимание на особенности Вашей аудитории.

Успех презентации зависит от умения презентатора расположить к себе аудиторию. Безусловно, в первую очередь оценивается профессиональная компетенция, но не менее важно - доверие к компании и предлагаемым решениям. Для этого необходимо хорошо знать публику, ее потребности и ожидания, представления о проблеме, в решении которой Вы предлагаете свою помощь.

Готовясь к встрече, постарайтесь узнать:

· сколько человек приглашены на презентацию;

· каковы интересы присутствующих;

· что знает аудитория о предмете презентации и что необходимо разъяснить;

· какая информация о презентаторе может способствовать расположению к нему слушателей;

· какие психологические барьеры могут испытывать разные участники презентации в отношении Вашего предложения;

· насколько хорошо знают друг друга все присутствующие.

При подготовке презентации желательно знать социально-демографический состав (возраст, пол, образование, род занятий, социальный и экономический статус слушателей) аудитории.

Например, если Вы имеете дело с пожилой, или напротив, молодежной аудиторией, разница в возрасте сказывается на установлении психологического контакта. Чтобы нивелировать действие этого фактора, обратите особое внимание:

· на свой внешний вид - старайтесь, чтобы одежда не производила невыгодного впечатления;

· на примеры, приводимые Вами во время выступления, и сленг. Подумайте, объединяют они Вас с аудиторией или наоборот;

· Ваши слова в ходе презентации должны быть созвучны профессиональному языку аудитории. Пролистайте литературу, выделите привычные для слушателей выражения, понятные им примеры. Установить контакт с различными группами людей можно, когда Вы говорите на их языке, понимаете их проблемы и знакомы со спецификой их работы.

· в начале презентации оцените точность Ваших предварительных прогнозов в отношении аудитории, и, по возможности, внесите соответствующие изменения в Ваше выступление.

· численность аудитории также оказывает влияние на подготовку всей презентации -небольшое количество участников предполагает активный диалог презентатора со слушателями.

Все успешные презентации состоят из вступления, основной части, заключения.

ЭТАПЫ ПРЕЗЕНТАЦИИКОММЕНТАРИИ ПО СОДЕРЖАНИЮ
Вступление	· Поздоровайтесь с аудиторией, поблагодарите за внимание. · Представьтесь, определите свой статус. · Изложите цели, т.е. определите тему и свяжите ее с интересами присутствующих. · Согласуйте продолжительность презентации, установите порядок работы
Основная часть	· Выскажите свою точку зрения относительно проблемы. · Приведите аргументы, доказывающие преимущества этого подхода. · Предложите способ решения проблемы в виде конкретного делового предложения, плана, продукта. · По возможности продемонстрируйте применение Вашего товара
Заключение	· Сформулируйте рекомендации в виде выбора из альтернативных вариантов. · Уточните свое предложение, показав выгоду клиента в случае приобретения данного товара.

Вопреки распространенному мнению, волнение, активизирующее возможности человека, может способствовать успешному выступлению. Тревожность в связи с выступлением перед незнакомой аудиторией вполне естественна. Учитесь контролировать свое состояние, мимику, жесты, позы - это источники дополнительной информации о выступающем, причем очень точной.

Перед началом презентации приведите в порядок свое психологическое равновесие, а затем - голос и дыхание. Простое упражнение: примите свободную позу, руки вдоль туловища, от глубоких вздохов перейдите к ровному дыханию и проведите разминку голосовых связок.

Тембр голоса и паузы, которые делает ведущий, очень важны. Ваш голос должен быть твердым. Некоторые намеренно останавливаются в нужном месте, чтобы подчеркнуть главное. Но слишком много пауз создает впечатление неуверенности человека в своих словах.

Аудитория чутко воспринимает настроение и психологическое состояние презентатора. Иногда его руки «говорят» громче, чем слова. Старайтесь ничего в них не вертеть, не барабанить пальцами по столу. Следите за интенсивностью жестикуляции.

Если Вы выступаете стоя, то лучше не опираться на какие-то предметы (например, стол); по возможности, двигайтесь, т.к. движение всегда привлекает к себе внимание и раскрепощает ведущего.

Контакт с аудиторией с первых минут презентации придаст Вам уверенности в себе. Для этого постарайтесь встретиться взглядом с отдельными слушателями: глаза не только «слушают», но и отвечают. Если Вы найдете понимание, союзников среди присутствующих, Ваше психологическое напряжение существенно снизится. Однако, чтобы расположенный к Вам человек не испытывал дискомфорт, поблагодарите его улыбкой за согласие с Вами и отведите взгляд в сторону.

Бегающий взгляд - серьезная ошибка ведущего. Слушателям известно, что неуверенный в своих словах человек избегает смотреть прямо в глаза и говорит напряженным голосом. Хорошо подготовьтесь и, главное, верьте в то, что предлагаете другим.

Не упускайте случая одобрить присутствующих жестом, улыбкой, приветливым взглядом. Будьте уважительны, внимательно смотрите на лица присутствующих, не задели ли Вы чье-то достоинство, не коснулись неожиданно для себя больного вопроса.

Будьте сдержанны даже в затруднительных ситуациях, связанных, например, с техническими неполадками или поведением присутствующих. В любом случае будьте вежливы и спокойны.

Простые фразы:

«Мне приятен Ваш интерес к проблеме..., но ради экономии Вашего же времени давайте перейдем к сути» или «Я не жду, что Вы согласитесь со мной. Однако по мнению..., с нашим предложением стоит ознакомиться. Надеюсь, Вы будете такого же мнения». Подобные фразы помогут выйти из многих затруднительных ситуаций,

ПОМНИТЕ!

Стремление ведущего сообщить информацию обычно превышает желание аудитории ее получить. Не превращайте презентацию в лекцию, старайтесь расположить к себе присутствующих. Нельзя объять необъятное, презентация - это всего лишь презентация, а не выпускной экзамен для ее ведущего. Включите в сценарий только то, что может заинтересовать всю аудиторию.

В начале презентации необходимо:

1. заинтересовать аудиторию

2. добиться взаимопонимания с присутствующими

3. представить цель и тему своего выступления в непосредственной связи с потребностями аудитории.

Все эти действия презентатор должен успеть совершить в течение ограниченного времени. Слушатели оценивают внешний вид, манеры поведения презентатора, его умение справляться с волнением и формируют свои первые впечатления о человеке, которого они видят впервые. Если этот тест успешно пройден, то далее необходимо смягчить ощущение отчужденности, "разогреть" слушателей и завоевать их внимание.

В зависимости от особенностей аудитории подберите наиболее подходящий вариант начала презентации:

· драматический {прогнозирование возможного ущерба, отрицательных последствий в случае отказа от представленных товаров)

· любопытный (неординарное действие, пробуждающее интерес слушателей к теме презентации)

· забавный (короткая интересная история, связанная с предметом презентации)

· вопрошающий (вопросы, с которыми презентатор обращается к присутствующим)

По данным психологов, внимание устойчиво лишь в течение определенного времени.

Сначала может наблюдаться высокий его уровень, затем понижение и вновь крутой подъем.

Этот феномен впервые был установлен немецким психологом Г. Эббингаузом. На основании этого можно сделать следующие выводы: в течение первых 25-30 минут внимание наиболее сконцентрировано, информация в начале и в конце изложения запоминается быстрее и лучше, чем в середине, снижение уровня внимания следует компенсировать выступления, использованием наглядных средств и т.д.

Распределите по времени все разделы сценария презентации, постройте их в виде коротких динамичных фрагментов. Отведите для каждого из них определенное время и обеспечьте хороший темп выступления, - в ином случае внимание аудитории не удержать.

• составьте план

Успех презентации в значительной степени определяется мастерством выступающего. Самая интересная тема покажется скучной, если о ней говорить безразличным тоном и по «шпаргалке». Однако ненаписанная презентация также способна разочаровать аудиторию из-за неудачно подобранных слов, выражений, неуместных пауз и неоправданно затянутого монолога.

Детальный план поможет избежать «минусов». Подготовка текста выступления позволит Вам почувствовать себя уверенно и непринужденно, потому что сформулированы основные положения, схематично представлены иллюстрации к ним, намечен «маршрут» движения от одного положения к другому, а в дополнение - цифры и факты.

• выберите язык

Письменная и разговорная речь отличаются друг от друга. В ходе устной презентации чаще используется разговорный жанр; короткие фразы, афоризмы, пословицы и даже сленг (в допустимых пределах). Необходимо убедить аудиторию в том, что с ней разговаривает профессионал и, кроме того, интересный человек.

В разговорной речи чаще используют первое и второе лицо глаголов. Например, «Думаю, Вы согласитесь, что олифа - это материал вчерашнего дня»

Избегайте употребления абстрактных понятий, излагайте свои мысли более конкретным языком, Например, «Нам нужна Ваша помощь» вместо «Мы нуждаемся в Вашей помощи».

• расставьте указатели

У аудитории нет возможности разделить текст на главы. Чтобы отделить одну мысль от другой, используйте резюмирующее предложение, например, «Итак, мы убедились в том, что...») или риторический вопрос, например, «Вы смотрите на нас и думаете: «Почему они этим занимаются? А почему бы и нет?..»

• придайте красок

Цитаты, подходящие примеры и образы оживят самое серьезное выступление. Они сэкономят время, которое требуется для разъяснения преимуществ предлагаемого Вами товара, и Вы будете говорить на одном языке с аудиторией. Например, "Мы поняли -конкурентов больше, чем пчел в улье"

Простая и понятная параллель - хороший помощник. Например, Эйнштейн, шутя, объяснял свою теорию относительности так: "Когда молодой человек сидит с девушкой час, он ему кажется минутой. Посадите его на раскаленную печь - и минута покажется дольше часа. Все относительно"

Согласно маркетинговым исследованиям, большинство потребителей реагируют на коммерческое предложение на уровне чувств и эмоций. Факты отыскиваются ими позже, чтобы подтвердить первоначальные ощущения. Поэтому в ходе презентации используются как конкретная (факты и цифры), так и эмоциональная (примеры из практики) информация. При подготовке презентации используйте баланс различных типов доказательств.

Например, цифры и факты всегда производят неизгладимое впечатление на аудиторию, особенно если они касаются непосредственно присутствующих на презентации.

Помните, что:

· крупныецифровые значения лучше переводить в более мелкие эквиваленты (например, продано... тонн... краски в год - в месяц, е сезон продаж это составляет... тонн)

· очень большие величины, как ни странно, мало значимы для большинства округлять числа нужно до целых величин; при сравнении вариантов выигрывают процентные показатели в доступной для понимания форме (например, 40 % - это четверо из каждых 10 Ваших клиентов)

· чрезмерное количество цифр утомляет слушателей.

Установить контакт с аудиторией, пробудить мысли и чувства людей помогут доказательства, основанные на опыте, примеры, фактические или гипотетические, которые начинаются со слов «Представьте себе.,.», «А что, если...»

Спорное утверждение легче представить в контрасте или сравнении с чем-то похожим. Например, сопоставление «низкие цены - высокие доходы» всегда убедительно.

Изображение и звук, которыми обладают технические средства, а также иллюстрации, способствуют передаче и восприятию информации. Аудиовизуальные устройства необходимы на презентации, чтобы:

· пояснять слова выступающего;

· выделить главные положения,

· привлечь внимание аудитории;

· увеличить объем запоминаемой информации;

Известная пословица гласит: «Я услышал и забыл,я увидел и запомнил,я сделал и понял»

Каждая презентация ограничена по времени, рассказать обо всем невозможно. Но в памяти человека сохранится то, что он увидел. Составляя текст выступления, продумайте иллюстрации к основным положениям.

Однако наглядные пособия никогда не заменят презентатора, не компенсируют недостатков его подготовки и не подменят саму презентацию. К тому же для их разработки потребуется немало средств, сил и времени.

Определите состав необходимых иллюстраций. Ими могут стать:

· диаграммы и схемы - для демонстрации цифровых данных, распределения и

· соотношения между ними;

· графики - для отображения тенденций и зависимостей между переменными;

· рисунки - для усиления наглядности и оживления выступления;

· фотографии, карты

Слайды с текстовым содержанием крайне невыразительны. Эффективность их применения обеспечивается, если слайды читабельны, ярки, понятны, оригинальны, точны и кратки.

Для воспроизведения иллюстраций требуются аудиовизуальные устройства. Сегодня их существует немало. Выбирайте лишь те, которыми Вы уверенно пользуетесь.

Презентация - испытанное средство привлечь внимание к товарам и услугам Вашей компании. Но чтобы добиться желаемого результата, она должна быть эффективной:

• увлекательной,
• содержательной,
• запоминающейся,
• сбалансированной по элементам,
• побуждающей присутствующих к действию в желаемом направлении.

АУДИТОРИЯ: БОЛЬШИЕ И МАЛЫЕ ГРУППЫ

• поймите сходства и отличия

• отвечайте на вопросы и задавайте их сами

• эффектно завершите презентацию

Поведение человека в больших (50-100 и более) и малых (10-12 человек) группах имеет свои особенности. Для некоторых страх публичного выступления в многолюдных залах является серьезным психологическим барьером. Справиться с этим помогает знание специфики аудитории.

Парадокс в том, что большое количество присутствующих делает аудиторию похожей на одного человека, поведение которого определяется групповыми стандартами (нормами). Как ни странно, но чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на предмет презентации. Непросто подобрать доказательства, которые должны быть понятны большинству присутствующих, а не единицам.

Если презентация проводится в группе:

· изучите атмосферу и настроение присутствующих, прежде чем вовлечь их в Ваше выступление;

· узнайте, насколько они знакомы друг с другом, чтобы правильно организовать диалог с ними;

· предусмотрите места расположения присутствующих относительно ведущего и демонстрируемых им образцов товара;

· по возможности двигайтесь - это способствует усилению контакта и удержанию внимания аудитории;

· форсируйте голос и позаботьтесь заранее о необходимой усилительной технике;

Профессионализм ведущего - важный фактор успеха презентации и в узком кругу слушателей. В маленькой группе просто необходимо наладить диалог! Спокойствие и пассивность слушателей в этом случае - тревожные симптомы: глаза человека часто моргают, если он озадачен, тогда сбавьте темп и повторите главное; при первых признаках беспокойства присутствующих (ерзанье на месте, отсутствующий взгляд, поглядывание по сторонам и т.п.) переходите к следующему разделу презентации.

По мнению специалистов, работать в малых и больших группах необходимо, учитывая следующие особенности;

БОЛЬШАЯ АУДИТОРИЯ	МАЛАЯ АУДИТОРИЯ
• максимум ораторского мастерства • максимум навыков работы с визуальными средствами • минимум вопросов	• максимум неофициальности, гибкости • минимум визуальных средств • максимум знаний предмета • максимум вопросов и ответов

На презентации всегда отводится время для ответов на вопросы аудитории. Известно, что если вопросов нет, то либо все понятно, либо наоборот - ничего. Безмолвие аудитории означает, что выступление затянулось, или нарушился контакт со слушателями.

Обращаясь к присутствующим, спросите: «Какие будут вопросы?» вместо «Есть вопросы?» (открытая форма вопросов всегда предпочтительнее по сравнению с закрытой)

Вызвать живой отклик слушателей на презентации очень непросто. Не менее сложно правильно ответить на их вопросы. Одна неловкая фраза, как, например, «Никак не могу с Вами согласиться», может перечеркнуть все усилия и провалить самую успешную презентацию.

Внимательно выслушайте своего оппонента, покажите серьезность отношения к точке зрения другого. Вопросы и ответы - это такая игра, в которой не должно быть проигравших. Будьте дипломатичны, избегайте споров и конфликтов, презентация - не место для дебатов.

Спорные моменты можно включить в саму презентацию в виде риторических вопросов. Этот прием помогает преодолеть скептицизм и скрытое сопротивление аудитории. Но если время презентации ограничено, лучше предоставить слово слушателям в заключение своего выступления.

Тактика ответов на вопросы следующая:

Внимательно выслушайте	• сосредоточьтесь на ключевых словах, поймите суть вопроса • попробуйте определить тип (конкретный или абстрактный) мышления человека, задавшего вопрос, чтобы ответить в доступной ему форме • перефразируйте вопрос, если требуется время добраться до сути или выиграть время на формулирование ответа.
Поймите истинные намерения собеседника	• посмотрите на выражение лица, жесты, позу задавшего вопрос • прислушайтесь к тону голоса
Выразите свою благодарность	• одобрите активность аудитории: «Интересный (хороший) вопрос...», «Хорошая мысль...», «Спасибо, что Вы привлекли внимание к этому вопросу...», «Вы подняли важную проблему...»
Отвечайте собеседнику	• говорите по существу • опирайтесь на факты • будьте кратки • учитывайте обстановку, интересы и ожидания слушателей (оцените, краткий или развернутый ответ от Вас ждут, насколько уместен строгий тон или возможна доля юмора)

Если следовать рекомендациям специалистов, то отвечать на вопросы аудитории будет нетрудно. Прежде всего определите тип и содержание вопроса. Простые вопросы состоят из одного-двух предложений и предусматривает краткие ответы; Сложные вопросы затрагивают серьезные проблемы (например, "Что Вы думаете по этому поводу?...) и требуют особого подхода. Вспомните общую тактику ответов на вопросы, а также:

1. перефразируйте, внесите ясность;

2. попросите повторить вопрос;

3. возьмите время на размышление;

4. ограничьтесь главным, если презентация проводится в группе;

5. признайтесь в своем незнании и пообещайте сообщить нужную информацию позже

6. переадресуйте вопрос тому, кто его задал; попробуйте включить в обсуждение аудиторию. Пример: «А что думаете Вы, основываясь на своем опыте?»

Если возникают сомнения по поводу фактов и цифр (например, «Из каких источников эта статистика?»), давайте быстрые и точные ответы. При расхождении взглядов и мнений, придайте веса своим словам. Для этого вместо «Я думаю...» скажите иначе: «На основе собственного опыта и опыта моих коллег, я полагаю...»

Иногда слушатели произносят монологи, а не вопросы. Как правильно на них реагировать? Многие из выступающих и не рассчитывают на ответ, а лишь ожидают поддержки своих идей. В соответствии с ситуацией скажите им: «Вы изложили несколько интересных идей. Спасибо, это хорошее замечание».

Или при ответе на возражения; «Это интересно. Однако рассмотрим вопрос с точки зрения...» «Я понимаю, почему Вы так думаете. Я работал с компанией, которая была такого же мнения, пока не обнаружилось, что...»

Выступающий должен уловить и суть вопроса, и разницу в намерениях присутствующих, чтобы соответствовать их ожиданиям.

Окончание презентации должно логически завершить все сказанное и в эмоциональном плане быть не менее ярким. Существует несколько способов завершить презентацию:

призыв к действию: «Рекомендую Вам использовать... Это существенно повлияет на рост оборотов Вашей компании...»

суммирование альтернатив: «Как Вы видите, существует несколько решений данной проблемы...» «Что Вы предпочитаете - платить и платить всякий раз, когда возникает в этом необходимость, или же единовременные и умеренные затраты?»

краткое резюме: «Таким образом, мы представили Вам... Это позволит...»

Выбор способа завершения презентации зависит от аудитории. Оставьте слушателям напоминание о предмете презентации (рекламные материалы, письменное коммерческое предложение, тезисы Вашего выступления, фирменные сувениры)

ПОМНИТЕ!

Факт или событие запоминаются лучше, если в них принимается активное участие. Будьте благодарны слушателям за их вопросы - это свидетельство интереса к Вашему выступлению. Не восстанавливайте против себя потенциальных сторонников.

Дата добавления: 2014-01-07