Второй вопрос

Учебные вопросы лекции

Обеспечение деятельности подсистемы управления персоналом организации

1 Семантика понятия «обеспечение управления персоналом»

2 Содержание основных видов обеспечения управления персоналом

Первый вопрос

Основываясь на учебном материале предыдущей лекции можно утверждать о том, что подсистема управления персоналом обеспечивает деятельность всех объектов и всей организации в целом. В то же время сама система управления персоналом для эффективной ее деятельности сама требует обеспечения. В данном случае под термином «обеспечить» следует понимать – сделать возможным, действительно выполнимым, то есть создать все необходимые условия для выполнения задач управления персоналом.

К числу основных видов обеспечения подсистемы управления персоналом относятся:

- кадровое обеспечение;

- документальное обеспечение;

- информационное обеспечение;

- техническое обеспечение;

- нормативно – методическое обеспечение;

- правовое обеспечение.

Кадровое обеспечение – это обеспечение системы управления персоналом организации необходимым количественным и качественным составом ее работников (кадров).

Служба управления персоналом – это важнейшее структурное подразделение каждой организации. В народе правомерно говорят: «Кадры решают всё», так как кадры - это один из основных трудовых потенциалов любой организации. В последние годы работников (менеджеров) по управлению персоналом стали готовить в образовательных учреждениях, но пока их количество недостаточно и знать вопросы управления кадрами должны все руководители.

Кадровое обеспечение или кадровый состав – это кадровый потенциал организации.

Кадровый состав системы управления персоналом характеризуется качественным (уровнем и специализацией подготовки) и количественным составом.

Количественный состав зависит от многих факторов, в числе которых:

- общая численность работников организации;

- условия деятельности организации;

- социальная характеристика персонала;

- сложность решаемых задач;

- уровень технического обеспечения.

Количество работников кадровой службы может быть определено различными методами (экономико-математическими, экспертными, методом сравнений, или методом норм обслуживания, или методом прямого расчета). В общем виде количество работников определяется методом прямого расчета по формуле

Ч = Т / Ф, (8.1)

где: Ч – численность работников кадровой службы;

Т – общая трудоемкость всех работ кадровой службы за год работы, чел. - час.;

Ф – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, час. (в среднем принимается – 1840 час. в год).

В последнее время, особенно за рубежом, широко используется метод норм обслуживания, который заключается в определении количества работников кадровой службы в зависимости от количества обслуживаемых ими работников организации. Российские кадровые службы в основном принимают одного работника кадровой службы на 100 человек, работающих в организации (для сравнения: в США 1 на 100 - 150; в Германии 1 на 130 – 150; в Японии 2,7 на 100 работников).

Качественный состав кадровой службы определяется количеством работников по категориям: руководителей, специалистов и других служащих (технических работников). Качественный состав персонала зависит от организационных и производственных особенностей каждой организации.

Документальное обеспечение – это деятельность, заключающаяся в работе с документами, обращающимися в системе управления персоналом, и характеризуется степенью обеспеченности ими. Основой документального обеспечения является делопроизводство, как полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи на хранение или в другие подразделения.

Все работы в делопроизводстве направлены на работу с документами.

Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой – либо факт или письменное свидетельство о чем – нибудь.

Работа делопроизводства организуется в соответствии с требованиями стандартов:

- ГОСТ 16487 – 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

- ГОСТ Р 6.30 – 97 «Унифицированная система документации».

К основным видам документов можно отнести:

- руководящие документы;

- нормативные документы;

- планово – отчетные документы;

- учетные документы;

- бланки документов.

Информационное обеспечение – это деятельность, направленная на обеспечение системы управления персоналом сведениями, необходимыми для ее функционирования. Под информацией следует понимать совокупность сведений о чем – либо. В подсистеме управления персоналом, информация – это совокупность сведений о персонале и среде его деятельности, необходимых для управления персоналом.

Вся информация кадровой службы организации делится на внемашинную и внутримашинную.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации, систему управленческой документации, систему организации обработки и систему хранения документации.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, а также систему програмного обеспечения работ с документами.

Вся информация, используемая в системе управления персоналом делится на виды по следующим признакам:

· по содержанию (научная, техническая, экономическая и т.д.);

· по месту образования и использования (входящая, исходящая и внутренняя);

· по постоянству (базовая, переменная);

· по источникам (достоверная – абсолютная или относительная, не достоверная);

· по возрасту (текущая, архивная);

· по способу передачи (вербальная - документальная, устная; невербальная);

· по объему (избыточная, достаточная, недостаточная);

· по грифу доступности (конфиденциальная – секретная, служебная, открытая).

Для ведения учета и обработки информации выполняются следующие виды работ:

· Оформление приказов о приеме, переводе и увольнении с работы;

· Учет персонала и выдача соответствующих справок;

· Ведение трудовых книжек;

· Оформление документов на социальные выплаты;

· Разработка научно – методических материалов;

· Создание и обновление банка данных о персонале;

· Разработка должностных обязанностей и инструкций;

· Ведение личных дел персонала;

· Подготовка аттестационных материалов;

· Подготовка документов в архив.

Техническое обеспечение – это обеспечение системы управления персоналом необходимыми техническими средствами (орг. техникой и вычислительной техникой, средствами связи и вещания и др.). В одной из предыдущих лекций уже отмечалась значимость технических средств, которые являются обязательным элементом любой системы управления.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) как совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств

сбора, регистрации, накопления, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Основные группы видов технических средств:

· Простейшие средства (канцтовары);

· Офисная мебель;

· Оргтехника:

- носители информации (бумажные, репрографические, магнитные и пр.);

- средства составления и изготовления документов;

- средства репрографии и оперативной полиграфии;

- средства обработки документов;

· Средства связи;

· Информационно – технические системы:

- простые системы (обработка информации вручную);

- смешанные системы (обработка информации вручную с использованием технических средств);

- информационно – справочные системы (автоматическая выдача справок)

- информационно – советующие системы (выработка репродуктивных вариантов решений).

Нормативно - методическое обеспечение – это совокупность документов организационного характера, а также нормативно – справочных материалов (норм, правил, требований, рекомендаций, характеристик и других данных), используемых при управлении персоналом (в соответствии с основными руководящими и нормативными документами) и утвержденных соответствующим компетентным органом или руководством организации.

В системе нормативно – методического обеспечения к числу основных документов относятся:

а) На государственном уровне:

- Гражданский кодекс РФ;

- Трудовой кодекс РФ;

- Закон «О занятости населения в РФ» и другие.

б) На уровне организации:

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Коллективный договор;

- Положение о подразделении;

- должностная инструкция;

- личностная спецификация;

- штатное расписание.

Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании юридических воздействий на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основными задачами правового обеспечения являются:

- правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и работниками;

- защита прав и законных интересов работодателей и работников, вытекающих из трудовых отношений.

Эти задачи в организациях решают штатные юристы или юридические отделы, а в случаи их отсутствия – работники кадровой службы.

Формальной основой правового обеспечения работников является контракт (трудовой договор), оформленный в письменной форме.

В содержание контракта входят следующие типовые разделы:

· Общие положения;

· Обязанности сторон;

· Правила оплаты труда;

· Режим рабочего времени;

· Время и порядок отдыха;

· Социальные льготы;

· Ответственность сторон за исполнение обязанностей;

· Условия пересмотра контракта;

· Особые требования к работнику;

· Порядок поощрения.

Вопросы для самоконтроля

1 Сущность и виды обеспечения системы управления персоналом?

2 Сущность и содержание кадрового обеспечения?

3 Сущность и содержание документального обеспечения?

4 Сущность и содержание информационного обеспечения?

5 Сущность и содержание технического обеспечения?

6 Сущность и содержание нормативно - методического обеспечения?

7 Сущность и содержание правового обеспечения?

Дата добавления: 2014-01-07