Обслуживания

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного включает и правильного создания документов (документирование).

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «Делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин «Документационное обеспечение» (ДОУ).

Существуют три формы организации делопроизводства:

1. Централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуется) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря (обычно в мелких учреждениях).

2. Децентрализованная – предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения, при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.

3. Смешанная – операция выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и де централизованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, форматирование дел) (в основном используется).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений.

В небольших учреждениях делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь (секретарь-референт).

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство, - канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства.

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями (отражено в должностных инструкциях).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факс) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (диски, дискеты, магнитные ленты и др.).

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам.

Управление можно представить как процесс:

- получения информации;

- обработки информации;

- принятия решения;

- доведения решения до сведения исполнителей;

- исполнения решения;

- подведения итогов.

Необходимую информацию для принятия решений и сами решения можно представить в виде документов. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На документы работники сферы управления тратят в среднем 60% рабочего времени.

От рациональной организации делопроизводства зависят:

- эффективность управления;

- экономичность;

- оперативность;

- культура труда работников управления.

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Система делопроизводства представляет собой совокупность:

- общеизвестных принципов обработки документов;

- приёмов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятия формируется под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

- сложившихся национальных традиций работы с документами;

- масштабов предприятия;

- установленных руководством предприятия правил работы с документами;

- квалификации работников делопроизводственной службы предприятия.

Руководитель предприятия несёт персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначают сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства. Если предприятие крупное, то создаётся специальное структурное подразделение для работы с документами – служба документационного обеспечения (канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству предприятия.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структуру, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

- законами РФ;

- государственными и отраслевыми стандартами;

- общероссийскими классификаторами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, справочная работа по документам и т.п.)

Основными задачами службы ДОУ являются:

- организация и ведение делопроизводства;

- совершенствование форм и методов ведения работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- сокращение количества форм документов и числа документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по рациональному ведению делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объёма документов являются:

- управление делами;

- управление делопроизводства;

- канцелярия;

- отдел ДОУ;

- секретариат;

- дирекция;

- инспекция при руководителе.

Структура службы ДОУ, её наименование устанавливаются с учётом принадлежности к определённой группе организаций, предприятий.

В органах власти и управления (министерствах, ведомствах) создаётся управление делами и департамент делопроизводства.

В состав управления делами (департамента делопроизводства) входят:

- секретариат;

- инспекция при руководителе организации;

- протокольное бюро;

- канцелярия;

- экспедиция;

- сектор правительственной переписки;

- машинописное и копировально-множительное бюро;

- отдел писем (жалоб);

- отдел автоматизации делопроизводства;

- архив.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских институтах, учебных заведениях и других предприятиях создаётся отдел документационного обеспечения управления, отдел документационного обеспечения или канцелярия.

В состав отдела документационного обеспечения управления входят:

- секретариат;

- группа учёта (регистрации) документов;

- группа контроля;

- экспедиция;

- группа писем (жалоб);

- сектор автоматизации делопроизводства;

- машинописное бюро;

- архив.

В небольших государственных и негосударственных организациях, не имеющих делопроизводственной службы в качестве самостоятельного структурного подразделения, документационное обеспечение возлагается на секретарей, референтов, делопроизводителей, инспекторов по делопроизводству.

Работники службы делопроизводства выполняют свои обязанности в соответствии:

- с должностной инструкцией;

- инструкцией по делопроизводству предприятия;

- отраслевыми или федеральными нормативными документами.

В технологию работы с документами входит:

- прием и первичная обработка документов;

- их предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов;

- их отправка;

- оформление дел и текущее хранение документов.

Главная фигура делопроизводственного процесса – секретарь.

Должность «Секретарь» была учреждена Петром 1 в 1720 г. В Генеральном регламенте государственных коллегий были записаны обязанности «секретарского чина»: «О всех делах решённых и нерешённых знать; на решённых, но не исполненных действом, написать число и нумер и прибить в удобном месте, дабы кому дело есть всегда видеть мог; и хотя секретарь в коллегии гласу не имеет, однако должен о нужном напоминать».

Требования к секретарю и тогда были высокие, он должен быть образованным, хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях. Обращаться к секретарю должны были не иначе как «Ваше благородие».

Квалифицированный секретарь – надёжная защита, барьер, ограждающий руководителя от потока сиюминутных, технических дел.

Задача секретаря – оказание максимальной помощи руководителю.

Кроме того секретарю шеф может делегировать часть своих обязанностей, требующих творческого подхода, например, таких, как:

- составление отчётов, проектов договоров, других документов;

- подготовка рекламных материалов;

- правка документов, составленных другими сотрудниками;

- поиск и обработка необходимой информации;

- подготовка выступлений;

- организация встреч, заседаний, переговоров;

- личное участие в мероприятиях, проводимых организацией;

- подбор кандидатов на технические должности и обучение новых сотрудников;

- выбор офисного оборудования.

Секретари различных организаций часто выполняют разные функции. На одних предприятиях секретари выполняют только техническую работу, на других – референтские обязанности. Секретарями называют и работников на телефоне (ресепшн), главная функция которых – ответы на звонки, и помощников руководителей, которые помогают шефу в управлении предприятием.

Обязанности секретаря:

- работа с документами;

- телефонные переговоры;

- приём и отправка факса;

- организация и координация текущей работы с деловыми партнёрами, клиентами, заказчиками;

- работа с офисной техникой;

- прием посетителей;

- организация совещаний, собраний, презентаций;

- участие в планировании рабочего дня руководителя.

Для того, чтобы всегда быть на уровне, секретарю необходимо отслеживать новинки в секретарской работе, в компьютерной области, делопроизводстве. Такую информацию можно почерпнуть из свежих нормативных актов, специализированных журналов и газет, множества отечественных и переводных изданий по этим вопросам.

Дата добавления: 2014-01-07