Требования к организации рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря находится, как правило, в помещении, смежном с кабинетом руководителя (приёмная). Оно должно соответствовать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на различного рода перемещения (производственные и непроизводственные).

ЭРГОНОМИКА (с греч. «работа и закон») – это наука, изучающая человека и его деятельность в условиях современного производства с целью оптимизации условий и орудий труда.

Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – исключительный порядок и чистота как в приёмной, так и на самом рабочем месте. Недопустимо, например, чтобы в приёмной курили. На рабочем месте секретаря не должны находиться принадлежности для чаепития и личные вещи (парфюмерия и т.п.). Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приёмной, ставить свои вещи на обозримые места, не следует развешивать на стенах приёмной личные фото, яркие рекламные плакаты (если вы решили украсить стену, то лучше использовать неброскую картину или гравюру, допускается размещать на стенах информационные стенды или таблицы).

За внешний вид приёмной отвечает секретарь. Прежде чем оборудовать приёмную, надо критически проанализировать состав имеющегося оборудования, мебели, канцелярских принадлежностей, проанализировать размещение оргтехники, мебели и т.п. в приёмной, оформление интерьера (главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без резких цветов). Затем необходимо продумать и постараться претворить в жизнь вариант рационального размещения оборудования и оформления приёмной. Все свои действия необходимо согласовать с руководителем. Посетитель должен чувствовать себя в приёмной удобно.

Комфортное состояние рабочего места:

· Оптимальное освещение – освещение, по возможности, должно быть естественное, свет на рабочую поверхность должен падать сверху и слева. Неправильное освещение влечёт за собой утомление, головную боль и, следовательно, ошибки. В освещении важны три правила: равномерность, отсутствие переливов, отсутствие контрастов. Свет из окна должен падать на дисплей слева. Дополнительно к этому необходим равномерный свет люминесцентных ламп, которые размещают непосредственно на рабочем столе, над ним или рядом с ним.

· Температурный режим служебных помещений – температура в пределах 20-25 градусов, относительная влажность воздуха 45-50% зимой и 50-55% летом. Для очистки офисного воздуха используют бытовые воздухоочистители. В помещении офиса должна быть хорошая вентиляция. Для этого необходимо один раз в час проветривать помещение. Каждый день в приёмной должна производиться влажная уборка. Влажность воздуха регулируется кондиционерами. Комнатные растения также улучшают состав воздуха, снижают зрительное и нервное утомление, создают приятный настрой.

· Шум в служебных помещениях – уровень посторонних шумов, проникающих в служебное помещение из вне, не должен превышать 40 Дб, так как сильный шум может тоже стать источником переутомления. Специалисты считают, что 50-60 Дб составляют предельный уровень шума для офисной работы. Любой более сильный шум начинает оказывать отрицательное воздействие. Поэтому двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки необходимы. Чтобы уменьшить уровень шума под офисное оборудование можно подкладывать коврики. Однако, в определённых дозах шум даже полезен. Правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует его ритмичности.

Рабочее место секретаря состоит из трёх зон:

1. основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимая оргтехника;

2. зона обслуживания посетителей (столы, стулья и особенно кресла для посетителей ставят так, чтобы источник света не бил в глаза сидящему);

3. вспомогательная, где располагаются канцелярские шкафы, ксерокс, факс и т.д.

Помещение, где стоит компьютер секретаря должно быть достаточно просторным. Смотреть на экран дисплея нужно с расстояния 60-70 см. Верхний край экрана должен быть расположен на уровне глаз секретаря. Можно снабдить монитор держателем для документов.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы должны быть рассредоточены на несколько метров друг от друга и подальше от рабочего стола.

Кресло или стул секретаря должны быть подъёмно-поворотными (желательно с подлокотниками), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. Поверхность сиденья и спинки должна быть полумягкой, нескользящей, легко очищающейся от загрязнений.

Не стоит забывать, что одним из основных условий эффективного труда секретаря является порядок на рабочем месте (документы необходимо хранить в специальных папках, шкафах, ящиках; канцелярские принадлежности должны храниться в специальных ящиках с ячейками и т.д.).

Рабочий стол:

· не держать на рабочем столе ничего лишнего, каждая вещь должна иметь своё место, постоянную зону перемещения в процессе труда;

· всё, что берут правой рукой, располагают справа, левой – слева;

· всё, чем пользуются чаще, располагают ближе, чем реже – дальше;

· желательно объединить различные, но функционально-дополняющие орудия труда.

Дата добавления: 2014-01-07