Требования к документам

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ДОКУМЕНТЫ

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, её обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

В обществе постоянно создаётся и фиксируется огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы предприятий и организаций.

С помощью документации осуществляется:

- планирование;

- финансирование;

- управление;

- бухгалтерский учёт;

- отчётность.

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Информация может быть представлена:

- в устной форме;

- в документированной форме.

ДОКУМЕНТ – материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В офисной практике чаще всего используются документы:

- рукописные;

- печатные (на бумажном носителе);

- электронные (на электронном носителе).

Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает:

- её сохранность;

- сбор (накопление);

- многократное использование;

- возможность передачи;

- возможность обработки информации;

- использование информации через какое-либо время.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе и деятельности предприятия, т.к. они:

- отражают работу организации;

- на их основе принимаются управленческие решения;

- являются гарантом прав на недвижимость, собственность;

- являются главным аргументом в спорных ситуациях.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

- руководство – с изданием приказов, распоряжений, решений;

- планирование – с составлением планов;

- инструктирование – с разработкой методик, инструкций, положений;

- учёт – с написанием различных отчётов.

Документирование управленческой деятельности – фиксация на бумаге или иных носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть создание документов в сфере управления предприятием, организацией.

Документирование осуществляется на языке (или двух языках), определённых нормативными актами государства или субъекта федерации.

При составлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

- легитимность документа;

- качественное и оперативное исполнение документов;

- поиск документов.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или негосударственное;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведётся делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Унифицированная система документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определённой сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.).

УСД необходимы:

- для сокращения объёмов документов;

- снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

- организационно-распорядительной документации;

- банковской документации;

- финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

- отчётно-статистической документации;

- учётной и отчётной документации предприятий;

- документации по труду;

- документации Пенсионного фонда РФ.

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы по функциям и задачам, по структурным подразделениям. Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства.

Документы управленческой деятельности должны составляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Требования по оформлению документов в соответствии со стандартом являются рекомендуемыми.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определённые методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно на следующие группы:

1. По способу документирования:

- рукописные;

- печатные;

- электронные;

- кино-, фото-, фоно-, аудио-, видеодокументы.

2. По сфере использования:

- организационно-распорядительные;

- финансово-бухгалтерские;

- научно-технические;

- по труду;

- отчётно-статистические;

- снабженческо-бытовые.

3. По месту составления:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

- внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По происхождению:

- официальные (служебные), (затрагивающие интересы организации, оставленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

- личные (касающиеся интересов конкретного лица);

5. По степени сложности:

- простые (содержат один вопрос);

- сложные (содержат несколько вопросов),

6. По срокам исполнения:

- срочные;

- несрочные.

7. По форме изложения:

- индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

- трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка об учёбе);

- типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

- индивидуальные (для внутреннего пользования).

8. По срокам хранения:

- постоянного (то есть бессрочного) хранения;

- долговременного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет).

9. По грифу ограничения доступа:

- открытые (несекретные);

- с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

«Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли).

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну).

«Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ).

«Коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность).

10. По юридической силе:

- подлинники (оригиналы);

- копии;

- заверенные копии;

- дубликаты;

- выписки.

Подлинник (оригинал) – это первый или единственный экземпляр официального документа, подписанный автором или должностным лицом и имеющий юридическую силу.

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника, с проставленными реквизитами, придающими юридическую силу.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат оформляется при утере подлинника документа, в случае уничтожения подлинника документа.

Для того, чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, её необходимо заверить в установленном порядке.

С этой цель проставляется реквизит «отметка о заверении копии». Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

Предприятиям разрешается заверять:

- копии документов, представляемых гражданами при приёме на работу, учёбу;

- копии документов для решения социальных проблем работников.

На предприятии копии заверяются:

- руководителем организации;

- должностным лицом (начальник отдела кадров, юрист и др. лица).

Дата добавления: 2014-01-07