Правила оформления управленческих документов

Построение или структура документов складывалась на протяжении длительного времени. На структуру документов влияют следующие факторы: традиции российского делопроизводства, нормативные и методические материалы по составлению документов.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов. Формуляр-образец является шаблоном, по которому должны составляться документы.

- в методических пособиях по делопроизводству.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

d) бланк для работы с зарубежными партнёрами.

Для бланков документов применяют бумагу формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Каждый вид бланков документов имеет определённый набор реквизитов. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

- герб (для организаций, имеющих на это право);

- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

Допускается указывать на общих бланках трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для следующих реквизитов:

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.

- герб (для организаций, имеющих на это право);

- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (структурного подразделения);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт(ИНН/КПП);

Допускается указывать на бланках письма трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для следующих реквизитов:

- ссылки на регистрационный номер и дату документа организации, которой даётся ответ (На №___ от ___);

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа (например, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т.п.).

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя (например, «Президент ЗАО «Дизель»).

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов:

- продольный (продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля; часто применяется при оформлении общего бланка);

- угловой (угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа; особенно удобен угловой бланк для писем).

Предприятиям, работающим с зарубежными партнёрами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнёра или английском языке.

При подготовке документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

При составлении документов необходимо придерживаться следующих правил оформления реквизитов:

Наименование реквизита	Номер реквизита по ГОСТу	Требования	Примечания
Государственный герб РФ		Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ	___
Герб субъекта РФ		Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ
Эмблема организации(товарный знак, знак обслуживания)		Помещают в соответствии с Уставом (Положением) организации	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ
Код организации		Проставляется в соответствии с ОКПО	___
Основной государственный регистрационный номер (далее -ОГРН) юридического лица		Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	___
ИНН/КПП		Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	___
Код формы документа		Проставляется в соответствии с ОКУД	___
Наименование организации		Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах	Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии - полное наименование выше стоящей организации (при наличии последней)
Справочные данные об организации		Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения	___
Наименование вида документа		Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и требованиями УСОРД	Для писем, как правило, не указывается
Дата документа		Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя	Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее позднее из указанных ими при подписании
Регистрационный номер документа		Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.	Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа		Указывается номер и дата документа, на которой даётся ответ.	Применяется только в исходящих ответных документах.
Указание на место составления (издания) документа		Указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений.	Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08,09
Сведения об адресате		Указываются наименование адресатов: организаций или структурных подразделений (в именит. падеже), должностных или физических лиц(в дат. падеже)	При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщённо
Гриф утверждения документа		При утверждении должностным лицом УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.	Располагается в правом верхнем углу документа.
Резолюция		Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата.	В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту		Включает в себя согласованное с наименованием документа указания на краткое содержание последнего (обычно в предложном или родительном падеже)	Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не проставляться.
Отметка о контроле		Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль, штампом «К» или «Контроль»	___
Текст документа		Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъектов РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного	___
Отметка о наличии приложения		При наличии приложений к документу - Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация.	___
Подпись		Включает в себя наименование должности, личную подпись, её расшифровку (инициалы и фамилию)	Должность не указывается (указывается сокращённо) при оформлении на бланке должностного лица
Гриф согласования документа		При согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, её расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа.	___
Виза согласования документа		Указываются должность, личная подпись визирующего, его расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)	При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформления виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе.
Печать		Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи.	Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. (место печати)
Отметка о заверении копии		Указываются «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения.	При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются
Отметка об исполнителе		Указываются инициалы и фамилии исполнителей, номер его телефона	Располагается в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело		Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и даты исполнения.	Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию		Указываются порядковый номер и дата поступления документа.	В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа.
Идентификатор электронной копии документа		Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа.	Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.