Виды документов

ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ. ВИДЫ, ТРЕБОВАНИЯ

Информация — это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей ее среды.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, уп­равляемым объектом и внешней средой.

1. По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую, нормативную, организационную, социальную и научно-техническую.

2. По месту образования и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

3. По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

4. По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

5. По степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования.

Основным носителем информации является документ, т. е. материальный объект, содержащий информа­цию в зафиксированном виде, оформленный в установ­ленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

1. В зависимости от авторства различают служебные и личные документы.

2. По сложности различают простые и сложные документы. Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся раз­личных служб, должностных лиц и подразделений.

3. По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

4. В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство — спе­циальный раздел управления.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не реги­стрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместите­лям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения е соответствующее подразделение ор­ганизации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем или канцелярией в специальных картотеках.

Дата добавления: 2014-01-07