Организация закупок материалов

Известны следующие ситуации совершения закупок: повторяющаяся покупка и новая. При этом повторяющаяся (повторная) покупка может быть как неизменной, так и предусматривать определенные изменения.

Повторяющаяся покупка без изменений (обычная) предполагает повторение ранее принятых решений по приобретению ресурсов как в части самого предмета МТО, то есть ресурсов, так и в части содержания и организации процесса закупки. Она воспроизводит сложившиеся отношения с ранее избранными поставщиками (изготовителями). Этот вид закупки не требует перемен в организации службы МТО производственного предприятия: изменения структуры, численности и квалификации персонала обеспечения, сложившегося распределения функциональных обязанностей, ответственности и взаимоотношений в процессе МТО.

Новая покупка связана с принципиальными изменениями как в части самого предмета МТО (ресурса), так и в части организации процесса закупки. Содержание этих изменений обусловливается изменениями стратегии и политики предприятия в целом, изменениями в его сбытовой и производственно-технологической деятельности.

Повторяющаяся покупка с изменениями является неким про­межуточным видом, не связанным с принципиальными переме­нами, но, тем не менее, предусматривает изменения как в части предмета МТО (ресурса), так и в части организации самого про­цесса. Изменения могут касаться:

- технических, эксплуатационных и других характеристик ре­сурсов;

- структуры ресурсов;

- цен;

- условий покупки, поставок и платежа;

- состава поставщиков;

- объемов заказов и ритмичности обеспечения и др.

Решения производственного предприятия о закупке ресурсов оп­ределяются: ресурсными факторами, закупочными факторами и факторами поставщика.

Ресурсные факторы представляются потребительскими свой­ствами (производственно – технологическими, техническими, эк­сплуатационными и др.) ресурсов, а также их ценами (ценовы­ми пределами, соотношениями и условиями). К этой группе фак­торов следует также отнести такую важную для производствен­ной среды составляющую как содержание и условия пред- и пос­лепродажного обслуживания.

Закупочные факторы представляются надежностью, ритмич­ностью, временем поставок, объемами (размерами) заказа, ус­ловиями платежа и др.

Факторы поставщика представляются его конкурентоспособ­ностью - конкурентным потенциалом в целом и его отдельными составляющими, а также организационно-правовым статусом поставщика.

Процесс приобретения (покупки) материально-технических ресурсов - товаров производственного назначения осуществляет­ся в последовательности этапов:

1 - обнаружение потребности в материально-технических ре­сурсах;

2 - определение состава и объемов требуемых ресурсов, оцен­ка эффективности их использования;

3 - определение источников покрытия потребности в матери­ально-технических ресурсах, поиск, изучение и сравнительный анализ поставщиков;

4 - формирование портфеля, анализ предложений поставщи­ков, участие в презентациях, демонстрациях, проведение предварительных деловых встреч и переговоров с поставщиками;

5 - сравнительный анализ предлагаемых ресурсов (ресурсных факторов), условий закупки (закупочных факторов) и постав­щиков (факторов конкурентоспособности и конкурентных по­тенциалов поставщиков);

6 - принятие решений о составе и объемах приобретаемых ресурсов, условиях их закупки, составе поставщиков, содержа­нии и форме хозяйственных связей с поставщиками;

7 - формирование заказов, заключение сделок (договоров) на покупку (поставку) ресурсов.

Первый этап процесса приобретения ресурсов направлен на выявление потребности в ресурсах. Потребность может быть оп­ределена как прежняя (с обоснованием претензий к ее удовлет­ворению), как совершенно новая и, наконец, как модифициро­ванная. Квалификация потребности задает вид последующей за­купки, обусловливает планирование и организацию закупочной деятельности производственного предприятия.

Второй этап предусматривает оценку общей полезности (про­дуктивности) ресурсов в соотношении с издержками путем про­ведения так называемого функционально-стоимостного анализа (ФСА). В результате такого анализа покупка, предполагаемая на предыдущем этапе как обычная, может трансформироваться в покупку с изменениями или даже в новую покупку.

Третий этап обеспечивает (в части ресурсов, приобретаемых со стороны) формирование списка потенциальных поставщиков (производителей, посредников) на основе изучения:

- предлагаемых ими ресурсов;

- организации (системы, каналов) и условий сбыта;

- содержания и организации послепродажного обслуживания;

- уровня конкурентоспособности и конкурентного потенциа­ла поставщиков;

- надежности хозяйственных связей и репутации в деловых кругах;

- оценки результатов деятельности за прошлый период.

Четвертый этап предусматривает формирование портфеля пред­ложений поставщиков на конкурентной основе, с акцентом на прогрессивные изменения в их содержании и структуре.

Сравнительный анализ, проводимый на пятом этапе, пред­полагает факторную оценку предложений.

Принимаемые на шестом этапе решения о структуре и объе­мах приобретаемых ресурсов, условиях их закупки, структуре поставщиков, содержании и форме хозяйственных связей и деловых отношений с ними на предмет приобретения (закупки) ресурсов являются результатом интегральной оценки поставщиков, обусловливающих выбор.

Седьмой, заключительный, этап предполагает документальное, юридическое оформление процедуры приобретения и поставки ресурсов в адрес производственного предприятия.

Описанная процедура носит принципиальный характер и в этом смысле является универсальной.

Коммерческие работники (собственно покупатели) обладают полномочиями (и ответственностью) принятия и реализации решений о закупке ресурсов в соответствии со своими функциональными обязанностями, распределенными по этапам процесса закупки ресурсов.

Значимость отдельных этапов процесса закупки в различных ситуациях отражена в модели организации процесса закупки производственного предприятия, представленной на рис. 7.1.

В относительно простой ситуации обычной покупки (без изменений) наиболее значимым является этап оценки соответствующих решений и результатов закупки; деятельность на основании ее осуществляется в основном службой МТО производственного предприятия. В этой ситуации особенно важна оценка традиционных поставщиков ресурсов.

В ситуации новой покупки существенную роль играют все этапы, начиная с самого первого. Эффективность каждого последующего этапа зависит от результатов всех предшествующих. В этой ситуации максимально велика роль каждой из функциональных служб (специалистов) в общей организации закупки ресурсов. Это наиболее благоприятная ситуация для расширения состава поставщиков и принятия стратегических решений по формированию системы создания товара (ценности).

В ситуации модифицированной покупки (с изменениями) существенно возрастает значение этапов сравнительного анализа и оценки поставщиков, их предложений и всех последующих этапов. Возможные изменения при этом могут касаться как ресурсов, так и условий взаимодействия с поставщиками по поводу их приобретения.

Этапы процесса закупки	Вид ситуации закупки
Новая	Повторяющаяся с изменениями	Повторяющаяся без изменений
1. Обнаружение потребности в ресурсах	Ä
2. Определение состава и объемов ресурсов	х
3. Поиск и анализ поставщиков	х	Ä
4. Анализ предложений поставщиков	х	х
5. Оценка и выбор поставщиков	х	х
6. принятие решений о составе, объемах и условиях закупки	х	х	Ä
7.формирование заказов, заключение сделок	х	х	х

Рис. 7.1. Модель закупки материально – технических ресурсов

Для этой ситуации характерно обострение конкуренции между традиционными и потенциальными поставщиками. Результатом деятельности в конечном итоге может стать смена поставщиков или, более того, трансформация этого вида ситуации в новую покупку.

Дата добавления: 2014-01-07