Учебные материалы 2 страница

Унифицированная система банковской документации:

- платежная документация по безналичным расчетам через банки;

- документация по кредитным операциям банков;

- документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

- документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

- выходная документация банков;

- документация по безналичным расчетам через банки – внутрибанковские формы документов;

- документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутрибанковские формы документов;

- документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутрибанковские формы документов;

- выходная документация банков – внутрибанковские формы документов;

- документация по денежному обращению – внутрибанковские формы документов;

- бухгалтерская документация – внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

- финансовая документация;

- отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

- учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

- документация по статистике труда;

- документация по статистике материальных ресурсов;

- документация по статистике финансов;

- документация по социальной статистике;

- документация по статистике промышленности;

- документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

- документация по статистике капитального строительства;

- документация по статистике внешнеэкономических связей;

- документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

- документация по статистике транспорта и связи; – документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

- отчетная бухгалтерская документация;

- регистры бухгалтерского учета;

- первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

- документация по состоянию рынка труда;

- документация по трудовым отношениям;

- документация по повышению квалификации работников органов по труду;

- документация по охране труда;

- документация по минимальным потребительским бюджетам;

- документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

- документация по учету и распределению средств;

- документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

- оперативно-коммерческая документация;

- товаросопроводительная документация;

- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

- транспортная внешнеторговая документация;

- экспедиторская внешнеторговая документация.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством Документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления Деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В состав УСОРД входит:

- документация по созданию организации, предприятия;

- документация по реорганизации организации, предприятия;

- документация по ликвидации организации, предприятия;

- документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

- документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

- документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

- документация по приему на работу;

- документация по увольнению с работы;

- документация по оформлению отпусков;

- документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению[16].

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел три редакции, в настоящее время находится на пересмотре, но именно в этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в делопроизводстве.

ГОСТ 17914-72 [17] разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

ГОСТ Р 51141-98 [18] содержит термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в т.ч. при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Более полувека действует ГОСТ 9327-60[19], который установил стандартные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 мм х 297мм). Международной организацией по стандартизации (ISO)[20] разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной.

К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной службы. Среди них надо выделить прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих,[21] который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Министерством труда РФ, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в т. ч. работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики.

Минтрудом России разработан и такой нормативный документ, как Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих[22], назначение которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.

Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой для разработки должностных инструкций.

К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Министерства труда РФ, в которых установлены нормы времени на выполнение машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих и отправляемых документов[23], т. е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой. Нормы времени установлены как для традиционной (ручной) технологии делопроизводства, так и для автоматизированной[24]. В последний норматив включен рад разделов, связанных с секретарским обслуживанием, в числе которых работы по приему посетителей, организации и ведению телефонных переговоров, подготовке и проведению заседаний, т. е. виды секретарской работы, относимые к так называемому бездокументному обслуживанию. Следует отметить, что в нормативах не только называются виды работ и их содержание, но и устанавливается последовательность их выполнения. Кроме того, в нормативах времени на делопроизводственные работы нашли отражение и вопросы организации труда – режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест делопроизводственных работников, санитарные нормы. Нормы времени являются незаменимым документом для руководителей делопроизводственной службы, т. к. позволяют решить многие проблемы, возникающие при организации ее работы.

Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Минтруда России, Госстандарта России. Одни из названных документов полностью посвящены организации и технологии делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства (организации, предприятия, фирмы).

Именно в этом состоит основная задача любой делопроизводственной службы – установить и поддерживать в организации единый порядок документирования и оптимальную систему работы с документами. На основе действующей нормативно-методической базы создаются такие индивидуальные организационные документы, как положение о канцелярии (службе ДОУ), должностные инструкции ее сотрудников, инструкции по делопроизводству, которые определяют параметры конкретной системы делопроизводства. Необходимым профессиональным требованием, предъявляемым к работнику современной делопроизводственной службы, является доскональное знание действующих нормативно-методических документов, умение в них ориентироваться и постоянно быть в курсе последних изменений.

Лекция 2: Виды документов и их классификация.

1. Общая характеристика терминосистемы документоведения.

2. Классификация документов.

1. Общая характеристика терминосистемы документоведения.

Документоведение — научная дисциплина, изучающая законо­мерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводст­во и архивное дело. Термины и определения».

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой доку­ментов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй по­ловине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или админист­ративный), решаемый органом управления. Следовательно, дело­производством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и органи­зацию работы с официальными документами. Термин «делопроизвод­ство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в на­учный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организаци­онно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования инфор­мации. Термин «документационное обеспечение управления» под­черкивает информационно-технологическую, составляющую в со­временной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информа­ционное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.

Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке созда­ются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы со­здаются на машинных носителях — документы, созданные с исполь­зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).

В зависимости от используемых средств документирования раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирова­ние) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные пись­менные документы (текетовые документы, информация которых за­фиксирована любым типом письма), изобразительные документы (содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (в которых изобра­жение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники — фоно- (или звуковые) документы, при применении кино- или видеотехники — кинодокументы, с помощью компьютерной техники — письменные документы на бумажном носителе и видеограммы, а также документы на машинных носителях.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего30), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их распо­ложения на документе. Наличие формуляра, установленного государ­ственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

- плановая документация;

- организационно-правовая документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

- отчетная документация;

- договорная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и
отчетность);

- документация по материально-техническому обеспечению;

- документация подокументационному и информационному обес­печению деятельности учреждения;

- документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации — это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Рассмотренные термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисциплины. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучае­мой предметной области.

2. Классификация документов.

Для того чтобы выработать правила составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

- Письменные (рукописные и печатные);

- Технические – это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

- Фоно-, аудио-, акустические документы – содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

- Кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

- Фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

- Аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т.д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

- Черновик (предварительная редакция документа);

- Беловик (чистовик);

- Подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом ГОСТа);

- Копия документа – точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

- Отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- Дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

- Выписка – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

- Автограф – документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

- Документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

- Документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

- Некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

- Именные, или личные (удостоверяющие личность);

- Служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

Лекции 3: Общие положения о реквизитах и формулярах документа.

1. Виды бланков и требования к ним.

2. Форматы бумаги и поля документов.

1. Виды бланков и требования к ним.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа, позволяющими его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210 мм х 297 мм) и А5 (210 мм х 148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327-60.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей.

При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от длины слова (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Наиболее распространенным способом изготовления бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

Бланк придает информационному носителю официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной, неизменяемой информации), сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь (72,8 мм х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.

Примеры бланков с угловым и продольным расположением реквизитов

	Федеральная архивная служба России Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ВНИИДАД 101100, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а, Тел. [phone] ОКПО 02842708 _________ №________ На № от
	Федеральная архивная служба России   Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела   ВНИИДАД   101100, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а, Тел. [phone] ОКПО 02842708 № На № от

Дата добавления: 2014-01-07