Учебные материалы 3 страница

В числе первых реквизитов на бланке может быть использованы: Герб Российской Федерации, герб субъек та Российской Федерации (см. раздел о гербовых бланках). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Помещение на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, • не допускается и замена наименования организации – автора документа ее эмблемой. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.

Не допускается размещение на бланках одновременного изображения герба и эмблемы.

Наименование организации – автора документа печатается на бланке сначала полностью, затем сокращенно, но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, учредительными документами, на основании которых образована и действует данная организация. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны указывать на своих бланках их наименования. Допускается указание наименования вышестоящей организации только в сокращенном виде, но оно должно полностью соответствовать официально установленному.

Наименование организации указывается на бланке, как правило, без скобок или кавычек, кроме случаев, когда собственно наименование может быть принято за характер деятельности. Например: Государственное предприятие "Московский торговый дом", "Агентство недвижимости "Триумфальная арка".

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, Должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. Так, наименование полного хозяйственного товарищества должно включать имена (наименования) всех участников и слова "полное товарищество" либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов "и компания"; наименование акционерного общества должно включать: наименование общества и указание на то, что общество является акционерным, и т. д.

Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммерческим организациям относятся:

- потребительские кооперативы (союзы, общества);

- общественные и религиозные организации (объединения);

- финансируемые собственником учреждения;

- благотворительные и иные фонды;

- объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

На бланках всех документов должен быть проставлен код организации – автора документа по Общероссийскому классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКНО) и код вида документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Эти реквизиты служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код по ОКПО является элементом электронной идентификации организации. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (О КО ГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Правилами предусмотрено проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы является элементом идентификации документа.

В любой организации создается как минимум два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (который служит для оформления документов, используемых внутри организации).

Реквизиты, которые печатают на бланке, являются обязательными и для оформления внутренних документов, в т. ч. и рукописных (заявление, объяснительная записка и др.).

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий(ОКПО);

- код формы документа;

- наименование организации (автора документа);

- справочные данные об организации.

В состав справочных данных входят: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, т. е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. В качестве почтового адреса допускается использовать номер почтового абонентского ящика. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации – автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты, номер лицензии, ИНН и др.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылки на регистрационный номер и дату документа".

При этом наименование вида документа (слово "письмо") не указывается, также не принято писать "коммерческое предложение" или "деловое письмо".

Для внутренних документов организации используется другой вид бланка. Его обычно называют общим бланком, т. к. состав его реквизитов является одинаковым для всех видов документов. Общий бланк практически является заготовкой для создания многих видов документов.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);

- наименование организации (автора документа);

- место составления или издания документа (географический пункт).

Указание на бланках всех документов (кроме писем) места составления или издания документа является обязательным требованием, в соответствии с которым называется географический пункт, в котором зарегистрирована организация, т. е. место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией.

Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов "дата" и "регистрационный номер документа".

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов

	Министерство Российской Федерации по налогам и сборам ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО г. МОСКВЕ ___________ №_________ Москва

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для каких-либо конкретных видов документов целесообразно создавать только в тех случаях, когда в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком в качестве государственного язык соответствующего субъекта РФ, могут создаваться бланки, в которых реквизиты "наименование организации", "справочные данные об организации", "место составления или издания документа" печатают на двух языках: русском и языке субъекта РФ - на одном уровне.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится на бланке в том случае, когда оно закреплено в уставе или положении об организации. Его располагают ниже наименования на русском языке.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языках, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки, т. е. бланки, которые содержат изображение Герба России или гербов субъектов Российской Федерации, используются органами власти Российской Федерации, а также территориальными органами федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба Российской Федерации размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов - над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов – в центре поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Изображение Государственного герба России на бланках документов регламентировано Указом Президента РФ от 30.11.93 № 2050 "О Государственном гербе Российской Федерации" и Федеральным Конституционным законом РФ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, утвержденные конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.93 № 674-РМ официально восстановлен исторический герб города, что было подтверждено принятым Законом г. Москвы от 01.02.95 № 4-12 "О гербе и флаге Москвы".) Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.).

Воспроизводимое изображение гербов должно в точности соответствовать изображению, установленному законодательными актами.

Гербовые бланки могут изготавливаться только типографским способом на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности, выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии, которые используются для учета расхода бланков. Нумеровать бланки допускается и нумератором.

Использовать в своей работе бланки с изображением Государственного герба России имеют право только федеральные государственные органы и учреждения, перечисленные в ст. 3 Федерального Конституционного закона РФ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 25.09.99 № 1273, а также соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учетом занимается делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

- наименование вида бланка;

- дату поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование предприятия-изготовителя;

- серии и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

- наименование вида бланка;

- количество экземпляров;

- серии и номера бланков;

- наименование структурного подразделения;

- фамилию и инициалы должностного лица – получателя;

- расписку в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и др.).

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Лица, которые несут персональную ответственность за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью.

Учет бланков является мерой защиты от подделок документа. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов (например, постановление и распоряжение) бланки, изготовленные в различных цветовых решениях.

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличием этих бланков является то, что ниже наименования организации – автора документа указывается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение также может иметь собственный бланк письма и бланки для наиболее массовых видов документов (распоряжение руководителя подразделения, протокол и др.).

Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов

	Министерство Российской Федерации по налогам и сборам ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО г. МОСКВЕ Департамент кадров РАСПОРЯЖЕНИЕ ___________ №_________ Москва

Бланки должностных лиц создаются для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размещается ниже наименования организации - автора документа.

Пример должностного бланка письма с угловым расположением реквизитов

	Открытое акционерное общество КРОНА ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТ 127413, Москва, Ангарская ул., 24/1 Телефон [phone] Факс [phone] __________ №_______ На № от

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки документа.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание уделяется непосредственно существу содержащейся в нем информации, однако, несомненно, запоминается и внешний вид документа – качество бумаги, использованные Цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, его солидности и престиже.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, для чего бланк Должен быть запоминающимся, отражающим не только конкретную информацию о фирме, но и ее деловой стиль. Пренебрежение приведенными правилами приводит к обратному (нежелательному) результату – запоминаются нелепости, допущенные в оформлении. К наиболее часто встречающимся ошибкам в подготовке бланка относятся следующие:

- размещение на бланке только сокращенного наименование организации – автора документа;

- отсутствие на бланке сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме организации;

- составление бланка на двух языках, но с разнящейся информацией об организации-авторе;

- "украшение" бланка рисунком, который ошибочно можно принять за эмблему, логотип или товарный знак, но который таковыми не является;

- размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным о государственной регистрации;

- произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих существующим требованиям;

- введение дополнительных элементов (в виде лишних линий, штрихов, вензелей, других "художественных" украшений) в оформление (например, отделение жирной чертой составных частей бланка: наименование организации от почтового адреса, почтовый адрес от места для регистрационного индекса и даты и т. п.);

- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для бланков, выполненных для совместных предприятий;

- использование бланка письма для оформления внутренних документов (положений, приказов, распоряжений и др.).

-

2.Форматы бумаги и поля документов.

Стандартизация форматов бумаги в нашей стране была впервые проведена еще в 1925 г., когда была создана система взаимоувязанных производственных и потребительских стандартов на форматы бумаги. В основу отечественных стандартов были положены широко распространенные немецкие форматы DIN (Deutsche Industriale Normal).

Стандартизация форматов бумаги позволила создать систему, связывающую производство бумаги, различных изделий из нее и изготовления документов. В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 "Бумага. Потребительские форматы" стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)[25].

Для измерения форматов используется метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда – А, В, С.

Потребительские форматы бумаги

Таблица 1

(в мм)

Ряд А	Ряд В	Ряд С
А0	841 X 1189	В0	1000 X 1414	С0	917X1287
А1	594 X 841	В1	700 X 1000	С1	648 X 917
А2	420 X 594	В2	500 X 707	С2	452 X 648
A3	297 X 420	ВЗ	353 X 500	СЗ	323 X 458
А4	210 X 297	В4	250 X 353	С4	229 X 324
А5	148 Х210	В5	176 X 250	С5	162 X 229
А6	105 X 148	В6	125 х 176	С6	114 X 162
А7	74 X 105	В7	88 х 125	С7	81 X 114
А8	52 X 74	В8	62 X 88	С8	57 X 81
А9	37 X 52	В9	44 X 62
А10	26 X 37	В10	31 Х44
А11	18 Х26	В11	22 X 31
А12	13x18	В12	15 Х22
А13	9x8

В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 мм х 297 мм) и А5 (148 мм х 210 мм). Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и т. д., оформляются на формате A3 (297 мм х 420 мм).

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее:

- левое поле – 20 мм;

- правое поле – 10 мм;

- верхнее поле – 15 мм;

- нижнее поле – 20 мм.

Это минимальные размеры полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.

В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 "Формуляр-образец и конструкционная сетка" за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны – 20 мм ± 10 мм; верхнее поле – 10 мм ± 1,0 мм.

Лекции 4: Состав реквизитов. Требования к их оформлению.

1. Состав реквизитов документов

2. Требование к оформлению реквизитов.

1. Состав реквизитов документов.

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.).

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требования к бланкам документов и порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы),

Всего государственным стандартом установлено 28 реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. код организации;

8. наименование организации;

9. справочные данные об организации;

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. -текст документа;

21. отметка о наличии приложений;

22. подпись;

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печать;

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организации;

30. идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные. Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

В числе первых реквизитов на бланке может быть использованы: Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации (см. раздел о гербовых бланках). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Помещение на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, • не допускается и замена наименования организации – автора документа ее эмблемой. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.

Не допускается размещение на бланках одновременного изображения герба и эмблемы.

2. Требования к оформлению реквизитов.

Наименование вида документа

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа является обязательным реквизитом при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, – дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Для даты установлены три способа оформления. Даты, проставленные в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (например, 01.09.2002).

Встречается оформление даты с расположением ее элементов в другой последовательности: год, месяц, день месяца (например, 2002.09.01).

Последний вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в стандартах ИСО 8601-88.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 1 октября 2007 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) проставляется при регистрации документа в организации – авторе документа. Регистрационный номер, как правило, представляет собой порядковый номер документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать в себя индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица и др. При отправке ответных писем принято указывать два индекса -тот, что присвоен документу в организации – авторе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"). Если письмо является инициативным, т. е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.

Место составления или издания

Реквизит указывается на общем бланке или бланке конкретного вида документа (например, приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация. Реквизит "Место составления или издания документа" оформляется в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов Российской Федерации. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать. Перед наименованием населенных пунктов указывается их сокращенное название: г. Калуга, пос. Орудьево Дмитровского района. Исключением является обозначение городов Москвы и Санкт-Петербурга: перед наименованием этих городов буква "г." не ставится.

Дата добавления: 2014-01-07