Учебные материалы 4 страница

Гриф утверждения документа

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: утверждением документа руководителем или изданием специального распорядительного документа. В первом случае на документе указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором случае в грифе утверждения указываются выходных данные специального распорядительного документа.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов: "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО", наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника Главного управления лицензирования и контроля от 23.08.2002 № 342

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета

от 07.09.2002 № 43

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

(личная подпись) Л.Т. Шведов 14.07.2002

Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центровать элементы относительно самой длинной строки.

Подпись

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера подписываются исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписываются руководителями этих организаций.

В состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица и наименование организации, которую это лицо возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия. Если документ оформлен на бланке, то реквизит "Подпись" включает в себя краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают должностные лица одного уровня, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне.

Например:

Председатель правления Префект Центрального округа

"Кросбанка" г. Москвы

(подпись) Инициалы, фамилия (подпись) Инициалы, фамилия

В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Например:

Генеральный директор А.Д Карлов

Главный бухгалтер Л.Д Иванова

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на остающихся в делах организации – автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, с отступом в 2-3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например генерального директора, а он не может подписать срочный Документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "и.о." или "зам." и указывают фактическую должность подписавшего, также исправляют фамилию. Использование предлога "за" или сокращения "вр.и.о." также недопустимо.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Коммерческий директор

ЗАО "Сирена" (Личная подпись) Н.Ф. Романов

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

Гриф согласования документа

Визы согласования документа

Согласование документа проводится в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа проводится для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Например:

Начальник юридического отдела

(личная подпись) М.Л Ганичев

05.092002

К сожалению, до настоящего времени бытует практика оформления визы только подписью должностного лица (без расшифровки, указания должности и даты).

Оформление визы в соответствии с приведенными правилами облегчает работу с документом специалистам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе – при контроле качества подготовки документа и его оформления, руководителя – при его подписании.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя. Проекты инструкций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структурных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

(личная подпись) М.Л. Ганичев

05.092002

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово "СОГЛАСОВАНО", должности руководителя, включающей наименование организации, с которой согласовывают документ, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

административного и финансового обеспечения

Ф М Лужин

(личная подпись)

20.09.2002

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Письмо

технического совета министра связи

от 30.11.2002 № 12 от 18.11.2002 № 12/34-09

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Печать

Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, и др.

Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре расположено изображение Герба Российской Федерации (субъекта Российской Федерации), а по окружности – наименование организации. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительной власти, иных органов государственной власти. Герб субъекта Российской Федерации изображается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28.08.95 № 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами – федеральными законами, нормативными актами субъектов федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой, – в ее центре изображается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности – полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п. 6 ст. 2 Федерального закона 'Об акционерных обществах" гласит: "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации".

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттиски таких печатей служат для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т. д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается буквами "М.П."

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

В ряде нормативно-методических документов общего действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью организации. Удостоверение документов печатью предусмотрено и специальными нормативными актами (например, инструкцией о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

В процессе подготовки, получения, рассмотрения и исполнения документа участвуют несколько должностных лиц (возможно, несколько структурных подразделений). Их деятельность на этапе каждой технологической операции с документом сопровождается проставлением служебных (или делопроизводственных) отметок.

Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Многолетние традиции стандартизации обеспечивают рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Ссылка на индекс и дату входящего документа

Этот реквизит используется только при оформлении писем, включается в бланк и используется для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу (т. е. "конфиденциально", "для служебного пользования (ДСП)" или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности) проставляется на первом листе документа – на верхнем поле справа. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21.07.93 № 5485-1 "О государственной тайне". Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в соответствии с Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Адресование документа

Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата иногда выступают физические лица. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

Н П. Громову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата:

Генеральному директору издательства

"ЮНИТИ-ДАНА"

И.П. Матвееву

Допускается центровать каждою строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке:

Генеральному директору издательства

"Бизнес и компьютер"

И П. Муравьевой

При адресовании документов нескольким учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно:

Ректорам вузов

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым и другими адресатами не ставится. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2-3 интервалами.

При направлении документа одного содержания по нескольким адресам исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес:

Консультационный центр

1-я Брестская ул., д. 15

Москва, К-6, 103806 ГСП

При направлении документа физическому лицу адресование оформляют в следующей последовательности: фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес:

Трегубову М И

ул. Нормандия-Неман, д. 6,

г. Иваново, 144511

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется в этом случае либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4-5 межстрочных интервала, или 32 знака (что соответствует четвертому положению табулятора пишущих машин) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами. Допускается центровать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Резолюция

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом "Адресат". В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Например:

Аукашину JR.P.

Прошу подготовить смету

и проект договора к 30.07.2002

10.07.20О2 (личная подпись)

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Практикуется составление резолюции в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов. Он составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении договора

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру листа.

Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка делается делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о взятии документа на контроль. Отметка представляет собой крупную букву "К", которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется эта отметка на левом поле документа на уровне заголовка текста. Возможно использование других отметок о контроле, например: штамп "контроль" и срок исполнения документа.

Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2—4 интервала), выше реквизита "Подпись". Слово "Приложение" печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью.

Например:

Приложения:

Штатное расписание на 4 л. в2экз.

Смета расходов...на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова "Приложение", которое печатают без кавычек и наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например:

Приложение

к приказу ректора университета

от 11.04.2002 N8 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение № 1", "Приложение № 2" и т. д.

Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центровать его, наименование документа, дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к приказу ректора университета

от 11.04.2002 №07/21

Отметка о заверении копии

В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверение копий выполняется работником делопроизводственной службы, проставлением ниже реквизита "Подпись" слова "Верно", указанием должности, фамилии, личной подписи и даты.

Например:

Верно

Инспектор канцелярии М.Ю. Травина

(личная подпись)

30.07.2002

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удосто-еряется, кроме того, проставлением печати. Например, в практике министерств копии приказов (распоряжений) их размноженные экземпляры заверяются печатью делопроизводственной службы. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) является обязательным, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.). Выписки из протоколов заверяет секретарь, который составлял протокол и осуществляет его хранение, выписки из приказов – секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение документов.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ. Она размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4 интервала ниже реквизита "Подпись" и печатается от левого поля. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ, и носит справочный характер. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Например:

Сидоркин 709-44-23 Илья Ильич Сидоркин 709-44-23

В отдельных организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева от руки исполнитель делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись.

Например:

подготовлено письмо № 34/67-08

от 28.07.2002.

В дело № 08-15 исполнитель (личная подпись) Б.А. Зотов

В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка проставляется в правом углу нижнего поля входящих документов и включает в себя учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки, или для этой цели используют штампы. В штампе указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дату поступления. В ряде организаций отмечается, кроме того, и время поступления. Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа, а с даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Идентификатор электронной копии документа

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

Лекция 5: Документирование организационно-распорядительной деятельности.

1. Назначение и состав организационной и распорядительной документации.

2. Процедура издания распорядительных документов.

3. Составление и оформление распорядительных документов.

1. Назначение и состав организационной и распорядительной документации.

Назначение и состав организационно-правовой документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, – организация систем и процессов управления, т.е.:

– создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

– регистрация организации;

– установление ее структуры;

– определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);

Дата добавления: 2014-01-07