Деловое письмо. Управление временем в Японии

Управление временем в Японии

В основу управления своим временем японские менеджеры положили принцип скрупулезности: учитывается каждая минута. Принцип скрупулезности имеет отношение также и к линейным работникам. В целях интенсифика­ции трудовых процессов широко применяются гибкие графики рабочего дня. Вот, например, каковы принципы такого графика на фирме «Амано»:

1. Вы можете приходить на работу в любое время, когда Вам это удобно.

2. Вы можете, когда Вам нужно, уходить с работы.

3. Единственное, что следует четко соблюдать, – это быть на работе в обязательное для всех время.

4. При приходе на работу отмечайте свою хронометрическую карту в регистраторе времени и проверяйте записи о себе.

5. Вам нужно следить за продолжительностью своего рабочего времени:

Ваше ежемесячное суммарное количество часов должно укладываться в существующие нормы».

Эффективность использования менеджером своего рабочего времени во многом зависит от взаимодействия с помощниками и конечно с секретарем.

Обычно секретарь назначается руководителю, имеющему большой объем работы. Главная задача секретаря – обеспечить своему начальнику спокойную работу, освободив его от рутинных забот. На практике между руководителем и секретарем складываются специфические деловые отношения:

а) начальник объясняет секретарю свое представление о задачах, стоящих перед предприятием и своей роли в решении этих задач. В связи с этим он высказывает свое мнение о роли секретаря в этом процессе и его задачах;

б) секретарь высказывает свое видение роли начальника в решении задач предприятия и своих задачах по оказанию помощи в работе начальника;

в) начальник и секретарь договариваются между собою о том, как конкретно секретарь будет помогать начальнику на всех этапах управления при осуществлении менеджерских функций планирования, организации, мотивации и контроля.

Менеджер решает стоящие перед ним задачи посредством действий других людей. Для этого он побуждает их ко вполне конкретному поведению. В качестве инструмента побуждения он использует деловое письмо и устное слово. И конечно же менеджер должен владеть мастерством в этих сферах человеческой коммуникации. Ему, как показывают многочисленные опросы, часто не хватает этого мастерства и особенно умения четко излагать свои мысли в письменном виде.

Цели пишущего хорошо известны:

– привлечь внимание читающего к какой-либо ситуации или проблеме:

– дать читающему возможность без труда понять написанное;

– побудить читающего действовать так, а не иначе.

Это явные цели. Они лежат на поверхности. Но есть еще одна цель, скрытая подспудно даже от самого пишущего. Эта цель — лучше уяснить проблему, составить стройное логическое предс­тавление о новой идее. Об этом забывают. В пособиях по менеджменту данная проблема опускается.

Известный американский менеджер Ли Якокка в своейкниге «Карьера менеджера» считает, что подготовка делового письма (доклада) - это лучший метод познания менеджерскихтайн. «Регулярно, – пишет он, раз в три месяца каждый менеджер садится за стол рядом со своим непосредственным начальником, чтобы об­судить итоги сделанного и наметить цели на следующий квартал.

Если у него с начальником достигнуто полное согласие относительно намеченных целей, менеджер оформляет их в виде пись­менного документа, который начальник визирует своей подписью.

Как я усвоил из уроков Макнамары, твердый порядок письменного изложения какой-либо идеи – это первый шаг к ее претворению в жизнь. В разговоре можно – часто даже не отдавая себе в этом отчета – высказывать всякого рода мутные и нелепые идеи. Когда же Вы излагаете свои мысли на бумаге, происходит нечто такое, что побуждает нас вникнуть в конкретные детали. При этом гораздо труднее ввести в заблуждение самого себя или кого-либо другого».

Нет спору в том, что человеку значительно легче объясниться на словах, чем выражать свои мысли письменно. Однако действительность такова, что все должны уметь писать.

Письменная речь имеет свои сильные и слабые стороны. Вот они:

сильные стороны:

– пишущий имеет возможность спланировать содержание и форму своего письма;

– читающему легче понять детали сообщения, особенно цифровой материал;

– имеется возможность тщательно проверить написанное;

– читающий может перечитать места, трудные для понимания;

– письменное сообщение может стать основой для групповой дискуссии;

– печатное слово сохраняется для грядущих поколений;

слабые стороны:

– пишущий лишен возможности украсить свои речь мимикой и жестами:

– читающий может легко отвлечься от текста;

– пишущий не имеет возможности точно знать, кто будет знакомиться с его материалом.

Письменная речь рождается в больших муках и требует значительного времени для шлифовки текста. Этапы работы над текстом следующие: подготовительный этап, написание текста, ре­дактирование, оформление.

Дата добавления: 2014-01-07