Документування касових операцій

Перш, ніж приступити до обліку грошових коштів, слід мати первинні документи впорядковані належним чином та які повинні свідчити про рух цих коштів.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами. При цьому особі, яка здала грошові кошти, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром; ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято грошові кошти, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства чи особами, ними уповноваженими.

Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3).

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів представляє собою обліковий регістр наступного вигляду (табл. 1).

Таблиця 1 - Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів

Прибутковий касовий ордер	Сума	Примітка	Видатковий касовий ордер	Сума	Примітка
Дата	№	Дата	№

Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

По закінченню трьох днів на загальну суму виданої заробітної плати виписується видатковий касовий ордер, до якого додається платіжна відомість. Заробітна плата, не видана у встановлений термін, депонується і здається до банку. На депоновані суми складається видатковий касовий ордер.

Прием и выдача кассовой наличности по кассовым ордерам может осуществляться только в день их составления.

Для придания им юридической силы приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі (форма №КО-4).

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

В касовій книзі у хронологічній послідовності відображається витрачання і надходження готівки. Призначення цієї книги - слідкувати за поточним рахунком у банку, щоб власник мав щоденну інформацію про рух готівки, яка є джерелом існування підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по документах, які його замінюють.

Правила ведения кассовой книги:

1 Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

2 Записи делаются в двух экземплярах (под копирку) чернилами или шариковой ручкой с пастой темного цвета.

3 Первый экземпляр остается в кассовой книге, второй, отрывной, является отчетом кассира (с приложенными приходными и платежными кассовыми документами). При этом номер листа в обоих экземплярах должен быть одинаковым

Для підприємств (організацій), які використовують різні іноземні валюти, є необхідним ведення окремих Касових книг по кожному виду валюти.

В кінці кожного робочого дня касир підводить підсумки операцій за день, визначає залишок готівки в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Бухгалтерські записи в регістрах обліку здійснюються на підставі перевірених звітів касира (другий примірник касової книги) і доданих до них документів

Звіт касира - це документ, який має вигляд відривного аркушу касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів, що передається касиром підприємства до бухгалтерії.

Підчистки, помарки чи виправлення в касових документах не допускаються. При виникненні помилки документ повинен бути переписаний.

Якщо хоча б одна з вимог по заповненню касових документів не виконана, касир зобов'язаний повернути документи до бухгалтерії для належного оформлення.

Аналітичний облік готівки може вестись за центрами відповідальності: за кожною операційною касою чи касиром, а також за видами іноземної валюти. Аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами.

После обработки первичные кассовые документы необходимо пронумеровать в хронологическом порядке, переплести в отдельные папки и хранить в течение 3-х лет после окончания календарного года в отдельном сейфе или специальном помещении, которое сдается под охрану.

Для обліку касових операцій в бухгалтерії ведуть спеціальні реєстри: журнал-ордер по кредиту рахунку Каса, допоміжну до нього відомість дебетових оборотів чи накопичувальні регістри в ручному і машинному виконанні. Підставою для записів в них слугують відривні листи касової книги, дані яких групуються по кожному синтетичному рахунку, який кореспондує з рахунком 30 "Каса".

Дата добавления: 2014-01-07