Тон служебного документа

Употребление вводных слов и оборотов

Удачно найденное вводное слово, кстати сделанное обособление снимают напряженность тона изложения. Так, фраза «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам» весьма категорична, а ее этикетная редакция: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена» заметно снижает напряженность текста.

Местоимение «я»

Имеет место тенденция к утрате местоимения «я» в деловом письме. Своеобразие русского языка заключается в том, что субъект действия не обязательно выражается местоимением «я». Указание на первое лицо единственного числа выражается окончанием.

Употребление местоимения «он»

Этим местоимением нужно пользоваться с особой аккуратнос­тью, так как оно может быть средством обезличивания, фамильяр­ности и т. д. Лучше использовать имя конкретного человека, особен­но если это происходит в рамках чата.

Основное требование, предъявляемое к официальному письму, — объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейт­ральность тона изложения. Официальные письма пишутся в доб­рожелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, агрессии и пр. Не следует впадать и в другую крайность — использование чрезмерной вежливости (например, «Не откажите в любезности»), хотя современной деловой корреспонденции ско­рее присуща сухость, чем чрезмерная вежливость.

Например: «Направляю вам отчет учебной группы № 08. Про­шу познакомиться и дать экспертное заключение по данной работе.

Этика при проведении чата

Кроме общих требований этики, при проведении чата его участ­ники должны придерживаться следующих правил:

• Проявляйте уважение и доброжелательность к собеседнику. Запрещается своей речью наносить собеседнику разного рода ущерб, обиду, оскорбление, выражать пренебрежение. Следует избегать и прямых отрицательных оценок личности партнера по общению типа: «Перестаньте пороть чушь», «Ваши высказывания глупы» и пр.

• Вежливо относитесь к собеседнику. Вежливость должна быть не преувеличенной, а соразмерной данной ситуации. То есть необ­ходимо учитывать пол, возраст, социальное положение участника дискуссии. Рекомендуется смягчать свою речь, снимать излишнюю категоричность.

• Не выпячивайте собственное «я». Говорящему нужно быть скромным в самооценках, не навязывать собеседнику собственные мнения и оценки, но попытаться убедить его. Нужно уметь встать на позицию партнера по дискуссии.

• Поставьте в центр внимания читателей, следящих за чатом. Пред­лагается постоянно поддерживать контакт с участниками чата, исполь­зуя языковые этикетные формы, как, например: «Вам, наверное, инте­ресно узнать...», «Вы, конечно, знаете...», повторные обращения.

Тема дискуссии должна быть понятна, уместна и интересна всем ее участникам.

Основные техники постановки вопросов

Для управления ходом телеконференций координатору необхо­димо научиться задавать вопросы, которые позволят управлять ходом дискуссии, активизировать процесс коммуникации и в це­лом дадут возможность эффективно использовать время (что осо­бенно важно при проведении аудио-, видео- и мультимедийных конференций). Опыт психологов и педагогов подсказывает, что не­обходимо помнить о следующих несложных правилах:

• Кто задает много вопросов, тот получает много ответов.

• Кто правильно задает вопрос, тот получает правильный ответ.

• Чтобы получить вразумительный ответ, важно владеть тех­никой постановки вопроса.

Результативный разговор — это оказание определенного влия­ния на собеседника. Подобный разговор — это не одностороннее вы­сказывание (мнение) по теме, а именно диалог — вопросы и ответы. Вопросы — это импульсы для активизации разговора. Они служат для выяснения точек зрения и управления ходом беседы. Они явля­ются инструментом суггестии, который способствует принятию нужного вам решения. Задавая вопрос, вы уже определяете вид от­вета. Поэтому необходимо обучиться технике постановки вопроса (Евланова, 2000), для этого рассмотрим их виды.

Дата добавления: 2014-01-07