Методика проведення експертизи цінності

Експертиза цінності документів, її принципи та критерії.

Лекція 3

Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів, що являє собою визначення культурної чи практичної цінності документів через їх всебічне вивчення з метою віднесення документів до НАФ або вилучення з нього, встановлення строків зберігання архівних документів, що не підлягають внесенню до НАФ, грошової оцінки документів НАФ та віднесення їх до унікальних і особливо цінних.

ЇЇ основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи тривалого зберігання складають матеріали, необхідні для практичного використання впродовж багатьох років. Їх окрему групу становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного державного архіву, обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації;

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, отже – забезпечення повноцінного формування НАФ за принципом: при найменшому фізичному обсязі документів – найбільша інформаційна наповненість.

При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається сутність цінності документів.

Під час визначення цінності документів комплексно застосовуються такі групи критеріїв:

- походження – роль та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, час і місце утворення документів; значущість подій, явищ, предметів відображених у документах;

- змісту – значення інформації, що міститься у документах, її новизна, повторюваність в інших документах; цільове призначення, види документів; наявність чи відсутність резолюцій, віз, позначок; ступінь збереження документів у складі певного документального комплексу;

- зовнішніх ознак – оригінальність чи копійність документів, вид носія, спосіб фіксації інформації, стан фізичної збереженості документів; наявність художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні документів.

Під час застосування критеріїв цінності документів керуються такими принципами:

- об’єктивності – оцінка документів здійснюється не з позицій певних груп, партій чи інших суспільних формувань, а на основі безстороннього, неупередженого підходу;

- історизму – документи оцінюються, виходячи з особливостей часу і місця утворення документів, загально історичного контексту того періоду;

- всебічності та комплексності – документи вивчаються не ізольовано, а з урахуванням їх місця серед інших документів в цих та інших документальних комплексів. Застосування цих принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документів, установити їх науково-історичне та суспільне значення.

Розгляд питань, пов’язаних з формуванням НАФ, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів належить до компетенції експертної комісії. Діяльність експертних комісій кожної архівної установи регулюється положенням про них. У комплексі вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій всіх рівнів формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають організаційно-правову основу формування НАФ. Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та до знищення надається експертно-перевірним комісіям.

Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення історії (для особи – життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту документів. Експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ. Експертиза цінності здійснюється у службі діловодства і архівному підрозділі юридичної особи під час укладання номенклатур справ і упорядкування документів, а також в архіві. Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів,що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження в установленому порядку.

При проведенні експертизи цінності документів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльностіорганів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації документів та якісному поповненню НАФ.

Дата добавления: 2014-01-07