Робота с секретарем

Застосовуйте практику схвалення.

4. Випромінюйте радість.

5. Висловлюйте вдячність.

6. Хваліть.

7. Використовуйте принцип бумерангу емоцій.

Прийом відвідувачів

Одна з складових роботи менеджера – це прийом відвідувачів. Відвідувачі звертаються до керівника за двох питань – з службових та особистих. Для багатьох менеджерів прийом відвідувачів стає досить складною проблемою та забирає дуже багато часу [22, 58].

Проведені дослідження показали, що на прийом відвідувачів (більшу частину з них складають підлеглі) в середньому керівник витрачає до 3,5 годин на день.

Один з шляхів оптимізації роботи з відвідувачами, який вже пройшов випробування часом – це відведення часу для прийому відвідувачів. Такий спосіб має декілька переваг. По-перше, це організує самого керівника. По-друге, це організує самих відвідувачів. По-третє, виділення певних годин для прийому відвідувачів дозволяє оптимізувати сам процес.

Якщо все ж-таки керівник не може уникнути зустрічі з незапланованим відвідувачем – необхідно визначити відразу:

· чи є достатньо часу до наступної запланованої події, яку неможливо перенести

· чи відповідає проблема тим витратам часу, які вона може забрати

· які склалися відносини з відвідувачем

· які висновки були зроблені з попередніх зустрічей з цим відвідувачем.

Секретар офісу, як я всі працівники, має своє певне коло обов’язків, за виконання яких він відповідає. Але весь час роботи секретар повинен розуміти, що головним його обов’язком є оптимізація, полегшення роботи керівника. Тому часто таку посаду називають секретар-референт, або помічник керівника [48].

Секретар знаходиться у тіні свого керівника, хоча є ключовою фігурою в офісі.

Така посада з’явилася одночасно з керівниками. Як висловлюються іноді самі менеджери: «Добрий секретар – половина керівника».

Планування робочого дня керівника і контроль дотримання плану, організація і підготовка зустрічей і нарад, обробка кореспонденції, складання звітів та зв'язок керівника із зовнішнім світом – це досить не повний перелік обов’язків секретаря. Посадова інструкція секретаря (помічника керівника) наведена в Додатку 6.

По-перше, секретар повинен мати певні особисті та ділові якості. Комунікабельність, акуратність, стресостійкість, вміння оперативно приймати рішення і виконувати декілька завдань одночасно – ось що в першу чергу знадобиться працівнику на цій посаді. Велику роль відіграє в роботі секретаря інтуїція, відчуття ситуації, тому що іноді необхідно зрозуміти керівника не тільки по декількох словах, а навіть по руху очей, міміці. А це все дається тільки з життєвим досвідом.

Презентації та виступи

Єдиний спосіб навчити хоча б чомусь інших -

це виступати у якості прикладу, нехай навіть негативного,

якщо нічого іншого не залишається.

Дата добавления: 2014-01-07