Автоматизація бюджетування на підприємстві

При впровадженні та застосуванні на підприємствах бю­джетування зазвичай виникає запитання, коли необхідно здійснювати його автоматизацію. Оптимальним варіантом при цьому є здійснення системної автоматизації бюджетування на підприємстві вже після відпрацювання методики, методології бюджетування, вибору форм основних, допоміжних та спеціальних бюджетів, кошторисів, розроблення моделі консоліду­вання бюджетних показників, відпрацювання каналів опера­тивної передачі фінансової інформації та здійснення декількох циклів розроблення, аналізу та корегування бюджетів. Доціль­но водночас зазначити, що повноцінне бюджетування немож­ливе без автоматизації цієї управлінської технології, тому що здійснити оперативний збір, оброблення і консолідування фак­тичних даних без автоматизації практично неможливо [93; 1361 ■ Типовий проект автоматизації бюджетування на підприємстві охоплює такі етапи [46, с. 34-36]:

. 1) Аналіз вимог стосовно автоматизації бюджетування та вивчення пропозицій на ринку.

2) Проектування бюджетної системи та створення необхід­ної технічної архітектури.

3) Вибір, встановлення, налагодження та тестування про­грамної продукції.

4) Навчання користувачів.

5) Впровадження в експлуатацію, підтримка та супровід проекту.

Розглянемо кожний із етапів ретельніше.

Аналіз вимог стосовно автоматизації бюджетування передба­чає підбір такої автоматизованої бюджетної системи, яка б відповідала галузі діяльності, особливостям побудови органі­заційної структури управління, дозволяла б швидко акумулю­вати необхідні дані відповідно до управлінських цілей та забез­печувала б високий рівень їх достовірності. Тобто основними вимогами щодо автоматизації бюджетування є:

— відповідність фінансовим можливостям підприємства;

— адаптивність автоматизованої системи бюджетування;

— забезпечення багатоваріантності бюджетування на гнуч­ких засадах;

— швидкість навчання користувачів та можливість внесен­ня змін;

— комплексне охоплення всього інформаційного масиву даних;

— прозорість взаємозв'язків між різними модулями про­грамної продукції;

— наявність консультативної допомоги користувачам;

— здатність пристосування до будь-якої організаційної структури управління тощо.

Наприклад, І.Пікан вважає, що комп'ютерні програми для цілей бюджетування повинні дозволяти [136, с. 315]:

— формувати необхідний набір показників управління за мінімальної вартості програмного забезпечення;

— формувати необхідні макети бюджетних форм;

— мати можливість інтегрування з іншими програмами;

— одночасно працювати в мережі великій кількості корис­тувачів.

Проектування бюджетної системи та створення необхідної технічної архітектури передбачає вибір параметрів та характе­ристику майбутньої автоматизованої бюджетної системи, а та­кож визначення складу технічних засобів (комп'ютерів, сер­верів, передавальних пристроїв, операційних систем тощо), необхідних для функціонування бюджетної системи.

Етап вибору, встановлення, налагодження та тестування про­грамної продукції є найбільш складним та відповідальним, ос­кільки він часто визначає ефективність автоматизації бюдже­тування. Доцільно зауважити, що для автоматизації бюджету­вання у великих корпораціях, холдингових компаніях часто використовують програмну продукцію, що належить до пев­ного класу інтегрованих систем управління (ІСУ). Фахівці згру­повують ІСУ у такі основні класи:

— МКР (МапиГасіигіщт Кециігететк Р1аппіп§): передбачає управління лише виробництвом;

— МКРII (МапигасШгіп§ Кезоигсе Ріаппіщ): включає бізнес-планування, планування попиту, реалізації, виробництва, по­треби у матеріальних ресурсах, виробничих потужностях, уп­равління замовленнями клієнтів, оцінку виконання тощо;

— ЕКР (Епіегргізе Кезоигсе Р1аппіп§): передбачає управління всіма різновидами ресурсів підприємства, включаючи моделю­вання, різноманітні аналітичні інструменти, оптимізацію прий­няття управлінських рішень (даний стандарт трансформував си­стему МКР II та поповнився такими функціональними модуля­ми, як прогнозування попиту, управління проектами, витратами, складами, опрацюванням технологічної інформації тощо);

— ЕКР II (Епіеіргізе Кезоигсе апа¹ Кеіаііоітзпір Р1аппіп§): ство­рює можливості для управління на противагу попереднім Сис­темам зовнішніми стосунками підприємства із постачальника­ми, замовниками, партнерами тощо;

- 8-МЕ8 (8їапс1агіі$ес1 МапигасШгіп§ Ехесиїіош Вукіегп): за­безпечує контролювання стану і розподілу ресурсів, диспетче­ризацію виробничих процесів, збір і обробку даних, управлін­ня виробничими процесами, планування і супровід виробниц­тва, управління якістю продукції, аналіз продуктивності, складання графіків робіт, формування системи документообі­гу, управління персоналом, управління виробничими фонда­ми тощо.

Усі інтегровані управлінські системи дозволяють упоряд­кувати виробничі процеси, мінімізувати часові втрати за усі­ма операціями, знизити брак, відпрацювати документообіг тощо. Але водночас системи таких класів є надзвичайно до­рогими, характеризуються низьким рівнем адаптивності, три­валістю впровадження, налагодження та тестування, складн­істю навчання користувачів. Найбільш відомими системами автоматизації бюджетування, які розробляються у високороз-винутих країнах на засадах відповідних класів інтегрованих уп­равлінських систем, є 5АР/КЗ, ВАА1\ IV, ІР5 та інші. Наприк­лад, 8АР/КЗ є найвідомішим програмним продуктом німець­кого виробництва класу ЕКР. Ця програма може підлягати будь-яким модифікаціям та змінам. Звичайно для цього не­обхідні значні інвестиції, а також ретельне відпрацювання всіх регламентів та процедур бюджетування для забезпечення їх сумісності з іншими модулями. При цьому мова фактично йде про докорінну перебудову всіх сфер діяльності підприємства від системи документообігу до системи обліку з урахуванням західних вимог, що зазвичай не кореспондується із національ­ним законодавством. Отже, перевагами таких систем є мож­ливість застосування у великій, територіально диверсифіко-ваній організації, надійність та широкий спектр функцій, ура­хування всіх сфер функціонування організації. Але вони для вітчизняних підприємств характеризуються значним переліком недоліків, а саме: складності у галузевій та ринковій адаптації, надлишковий аналітичний інструментарій, висока вартість (наприклад, середня вартість проекту впровадження, включаючи вартість ліцензії, технологічний консалтинг та підтримку, становить від 40 до 1200 тис. дол. США). Відповід­но такі системи є, як правило, доступними лише для великих фінансово могутніх підприємств та об'єднань.

Конкурентами для таких систем є розробки російських про­грамістів, спеціалізовані програмні продукти яких за функціо­нальними характеристиками та технологічним рівнем є достат­ньо привабливими. Параметри російських автоматизованих бюджетних систем охарактеризовано у табл. 1.9 [39].

Також значної популярності на російському ринку набув фінансовий органайзер серії "Тор-Консультант", який поєднує у собі управлінську технологію з повним набором оперативних керівництв, інструкцій та коментарів із розроблення та засто­сування конкретних бюджетних форм та комп'ютерні програ­ми, що дозволяють не лише автоматизувати всі розрахунки з бюджетування, але за необхідності і змоделювати адаптовану бюджетну схему для підприємств різних галузей діяльності [136, с. 317].

Таблиця 1.9 Параметри російських автоматизованих бюджетних систем

Програмні продукти	Підприєм- ства-виробники	Переваги	Недоліки	Мініма­льна вартість ліцензії, дол. США
Вріап	ІТеат	• Простота в оволодінні та використанні; • максимальна адаптивність.	• Настольний клас; • відсутність інструментарію для узгодження бюджетів.
Красний Директор	Бмикро	• Повний облік фактичних операцій; • простота в оволодінні та використанні.	• Необхідність введення повної та точної інформації відносно майбутніх операцій; • настольний клас; • мінімальна адаптивність.
Визіпе88 ВиіШег Ріал Ое8Ц>пег	СофтПром	• Високий рівень адаптивності; • графічна інтерпретація бюджетної моделі в усіх деталях; • високий рівень узгодженості всіх бюджетів; • простота в оволодінні та використанні.	• Локальний клас; • залучення до роботи у програмі декількох спеціалістів вимагає втручання спеціалістів.
Инталев: Управление финансами	Инталев	• Висока якість програмного продукту; • широкі можливості щодо планування бюджетів на моментному та агрегованому рівнях.	• Обмеженість напрямів планування; • основні форми звітності є жорстко фіксовані; • мінімальна адаптивність.
Инталев: Бюджетное управление	Инталев	• Містить процес управління фінансами на основі платіжного календаря; • автоматизовано формування замовлень і реєстр платежів.	• Мінімальна адаптивність; • жорсткий взаємозв'язок із бухгалтерським обліком.
Инталев: Корпора-тивньїе финансн	Инталев	• Високий рівень адаптивності; • можливості формування систем планування та обліку за напрямами, видами діяльності тощо.	• При плануванні вимагається значна деталізація інформації; • базується на бухгалтерському підході, відповідно з програмою можуть працювати лише фахівці-бухгалтери.
Контур Корпорация. Бюджет	ІпІегзойЬаЬ	• Високий технологічний рівень; • охоплення усієї управлінської документації; • можливості планування та обліку за бізнес-напрямами та структурними підрозділами.	• Найбільш придатна для організацій банківської сфери.
КИС:	Компью-	• Існує ретельно	• Мінімальна
Бюджетиро-	терньїе	пророблена і	адаптивність і
вание	информа- ционньїе системи	документально оформлена процедура впровадження на підприємствах.	гнучкість.

На російському та українському ринках найбільш прогре­сивні управлінські системи, які застосовуються також і у сфері бюджетування, пропонує корпорація "Галактика". Наприклад, система "Галактика", що формується на засадах концепції МКР II передбачає: планування для масового, серійного, індивіду­ального виробництва при зборці на замовлення, виготовлення на замовлення і на склад; єдиний механізм планування збуту, виробництва і постачання; довготермінове й оперативне пла­нування; консолідацію і декомпозицію планів; реєстрацію фактів виконання за товарно-супровідними документами; ав­томатичне порівняння планових і фактичних показників з роз­рахунком відхилень; планування у довільній структурі часових періодів; відображення планів у різних спрямуваннях; наскрізне перепланування за зміни попиту чи стану виробництва. Дана система містить модуль "Управління бюджетом", який призна­чений для автоматичного формування планових і фактичних показників бюджетів на основі первинної виробничо-госпо­дарської та бухгалтерської документації. Бюджетування в сис­темі "Галактика" забезпечує виконання таких завдань:

- автоматичну побудову консолідованих бюджетів за будь-якою складною організаційною структурою управління підприємства (від холдингової структури до структури відділів та підрозділів);

- автоматизацію процедури узгодження бюджетів і збері­гання даних на всіх етапах узгодження;

- забезпечення гнучкості бюджетування, що створює мож­ливості для формування та аналізу різних варіантів бюджетів;

- гнучке налаштування аналітичних ознак статей та їх візу­ального зображення у типових формах бюджетів;

- гнучке налаштування відображення форм бюджетів для кожного підрозділу;

— формування планових показників бюджетів за оператив­ними планами в системі "Галактика" (наприклад, формування бюджету на основі календарних планів, договорів);

— формування фактичних показників бюджету в автоматич­ному режимі на основі оперативних і бухгалтерських даних си­стеми "Галактика";

— можливість одночасно агрегувати бюджет за різними об'єктами (функціональними сферами, підрозділами тощо), за­безпечуючи таким чином наскрізне матричне бюджетування.

Доцільно зауважити, що корпорація "Галактика" пропонує адаптовані програмні системи відповідно до сфер та видів діяль­ності. При цьому галузеву систему "Галактика" для харчової галузі використовують такі підприємства, як "№тігоп"", "Київ­ський міський молокозавод №3", "Союз Віктан" та інші; для будівельної галузі - "АЙ БІ Україна", "Лісбуд", "Алюмпласт-Львів", ВАТ "Івано-Франківськцемент" тощо. Спеціалізовані галузеві системи також розроблені для гірних-металургійного комплексу, хімічної та фармацевтичної галузей, нафтогазового комплексу, лісопереробної та целюлознопаперової промисло­вості, торгівлі, зв'язку, транспорту, страхових підприємств і спеціалізованих державних структур (митних, податкових, су­дових і правоохоронних органів).

Крім цього, на вітчизняному ринку пропонує свої спеціалі­зовані пакети прикладних програм компанія "Диск", а саме про­грамний продукт "ДИСК: універсальна облікова система + ФП + ПП", у системі якого реалізовано бюджетування (створення бюджетів для окремих підрозділів і всього підприємства, конт­роль за виконанням бюджетів). Клієнтами компанії є підприєм­ства, які працюють у різних сферах національної економіки: "Енран-Телеком", "Сапсан", мережа магазинів "Роксолана", українське представництво "Віссман", СП "Свема-Драгоні", ЗАТ "Львівський жиркомбінат", ВАТ "Шкіряник" та інші.

ТзОВ "Програмні системи розвитку" є розробником програм­них продуктів та технологічних рішень сімейства "Менеджер" ("Менеджер-Олігарх", "Менеджер-Інвестор", "Менеджер-Стра-тег", "Менеджер-Гроші", "Менеджер-Фінанси" та інші), які та­кож включають модулі бюджетування у відповідних сферах. модуль "Фінансове та техніко-економічне планування", який охоплює:

— бюджетування: бюджет доходів та витрат (бюджети підрозділів, підприємства, видів діяльності), бюджет руху гро­шових коштів, контроль бюджетів при виписуванні документів, автоматичний розрахунок фактичних бюджетів;

— платіжний календар;

— фінансовий аналіз: фінансові коефіцієнти (ліквідності, платоспроможності, фінансової стійкості, ділової активності), табличний та графічний аналіз;

— техніко-економічне планування: багатоваріантні розра­хунки собівартості та цін на продукцію, планування собівар­тості випуску, багаторівневе калькулювання, розрахунок точки беззбитковості, аналіз обсягів та номенклатури, гнучке нала­годження методик калькулювання тошо.

Доцільно зауважити, що розроблено галузеві версії систе­ми "ІТ - Підприємство" для підприємств машинобудівної та приладобудівної галузей (ВАТ "Завод "Київпродмаш", ВАТ "Кременчуцький колісний завод", ВАТ "Вінницький завод тракторних агрегатів", Луганський машинобудівний завод ім. А.Я. Пархоменка), суднобудування (ВАТ "Завод "Ленінська кузня", Феодосійська суднобудівна компанія "Море", Іллічівський судоремонтний завод), хімічної промисловості (ВАТ "Хімволокно", ВАТ "Демітекс", Поліграфічний комбі­нат "Україна"), металургії (ЗАТ "Нікопольський завод безшов­них труб "Ніко Тьюб", ВАТ "Єнакіївський металургійний за­вод", ВАТ "Український графіт"), кабельної промисловості (ВАТ "Завод "Чувашкабель", ВАТ "Завод "Саранскабель", ВАТ "Завод "Кірскабель"), харчової промисловості (ЗАТ "Жито­мирські ласощі", фабрика "Світязь", ВАТ "Одесавінпром") тощо.

Ехсеї (для автоматизації розрахунків) та Місгозоїї Ассевз (для формування баз даних первинної документації, збору та оброб­лення даних управлінського обліку) [136].

Після вибору програмної продукції, її встановлення, нала­годження та тестування, а інколи і паралельно відбувається на­вчання користувачів роботі з новою програмою. На даному етапі необхідно враховувати, що якісне та висококваліфіковане на­вчання є дорогим та вимагає відповідної попередньої підготов­ки працівників (наприклад, вивчення основ бухгалтерського обліку, фінансів та економіки підприємства). Бажано, щоб пра­цівники брали участь і у розробленні програмної продукції, чітко уявляли взаємозв'язки між її елементами та модель кон­солідування бюджетних показників. Це значно полегшить ро­боту із їх навчання та забезпечуватиме якіснішу підготовку до взаємодії із програмною продукцією.

Впровадження в експлуатацію проекту автоматизації Яюлже-тування є найбільш складним та трудомістким етапом, оскіль­ки зумовлює зростання навантаження на працівників, часто викликає опір з їх боку, супроводжується чисельними помил­ками та незадоволенням керівництва тощо. Підтримка та суп­ровід проекту передбачає необхідне доопрацювання програм­ного продукту, його підтримання у належному вигляді, обслу­говування, переналагодження, консультування тощо.

Доцільно зазначити, що на вітчизняному ринку основною проблемою автоматизації бюджетування є те, що програмна продукція безпосередньо прив'язана до бухгалтерського обліку, а бюджетування, як відомо, базується наданих управлінського обліку. Найбільш перспективним вирішенням цієї проблеми є прилаштування бухгалтерських програм і програм бюджетуван­ня до єдиної бази первинної документації відповідно до визна­чених організаційних цілей.

Дата добавления: 2014-01-07