Принципи проектування форм первинних документів та чинники скорочення кількості носіїв облікової інформації

Форми реєстрів синтетичного і аналітичного обліку постійно поліпшуються. Міністерство фінансів України 29 грудня 2000 року наказом №356 затвердило «Методичні рекомендації по застосуванню реєстрів бухгалтерського обліку», де встановлено нові журнали (журнали-ордери) та відомості до них. Зокрема, нині підприємства використовують такі реєстри обліку:

1)для обліку грошових коштів та грошових документів — журнал 1 і відомості 1.2;1.2;1.3;

2)для обліку позик — журнал 2;

3)для обліку розрахунків, довгострокових та короткострокових зобов’язань — журнал 3 та відомості 3.1—3.6;

4)для обліку необоротних активів та фінансових інвестицій — журнал 4 і відомості 4.1—4.3;

5)для обліку витрат — журнал 5 (5А) та відомість 5.1;

6)для обліку доходів і результатів діяльності — журнал 6;

7)для обліку власного капіталу та забезпечення зобов’язань — журнал 7 і відомості 7.1—7.3;

8)для позабалансового обліку — відомість 8.

Для того, щоб спроектувати досконаліші форми реєстрів синтетичного обліку, якими є журнали (журнали-ордери), необхідно забезпечити економічну вигоду від вибраного варіанту та високий рівень його контрольно-аналітичних можливостей. Цим вимогам відповідає журнальна (журнально-ордерна) і комп’ютерна (автоматизована) форми (системи) обліку. За нової системи журналів (журналів-ордерів) маємо 7 журналів та 17 відомостей замість 17 журналів-ордерів і майже 40 відомостей аналітичного обліку.

Проектуючи (вибираючи) форми реєстрів аналітичного обліку важливо добре уявляти собі об’єкт обліку і знати вимоги, що до нього висуває керівництво підприємства.

Аналітичний облік можна вести на картках, у книгах, відомостях. У кожному із типів облікових реєстрів треба таким чином організувати аналітичний облік, щоб можна було б швидко підбивати підсумки за певними групами необоротних активів, запасів тощо; відкривати без проблем нові аналітичні рахунки і закривати старі; переміщувати цінності з одного аналітичного рахунка на інший; контролювати статті та елементи витрат на виробництво тих або інших видів готової продукції (робіт, послуг) тощо.

В системі аналітичного обліку використовують наступні форми реєстрів: кількісні, кількісно-сумові, багатографні, лінійні. Форми реєстрів видозмінюються, удосконалюються порядок і способи запису господарських операцій підприємств в цих облікових реєстрах.

Технологія облікового процесу залежить від форми (системи) бухгалтерського обліку.

Нині вітчизняні підприємства використовують меморіально-ордерну, журнальну (журнальне ордерну), комп’ютерну (автоматизовану) і спрощену форми (системи) обліку.

За меморіально-ордерної форми обліковий процес розпочинається із складання первинних документів. Далі інформація з первинних документів узагальнюється у накопичувальних та групувальних відомостях, а звідти переносяться у меморіальні ордери. З меморіальних ордерів дані відображаються у Головній книзі з Головної книги інформація переноситься в Обігову відомість по синтетичним рахункам. З Обігової відомості дані фіксуються в Балансі та інших формах звітності.

В межах даної форми обліку проводиться звірка даних обігових відомостей між собою, обігові відомості за синтетичними рахунками з даними реєстраційного журналу. За журнальної (журнально - ордерної) форми господарські операції також, спочатку фіксуються у первинних документах. З первинних документів інформація потрапляє у накопичувальні та групувальні відомості. Із цих відомостей дані узагальнюються у журналах (журналах-ордерах). З журналів дані відображаються у Головній книзі, а з неї — переносяться у Баланс та інші форми звітності.

На підставі накопичувальних та групувальних відомостей інформація формується і в обігових відомостях за аналітичними рахунками (паралельно із відображенням даних у журналах-ордерах). Пізніше дані з обігових відомостей за аналітичними рахунками звіряються з даними форм звітності.

За комп’ютерної (автоматизованої) форми (системи) обліку все починається із відображення господарських операцій у паперових (первинних) або електронних документах. З цих документів інформація потрапляє в електронний обліковий реєстр (журнал господарських операцій).

Далі дані обліку обробляють в автоматизованому режимі за певним програмним забезпеченням (обліковими алгоритмами).

Після обробки даних отримують вихідну (результативну) інформацію у вигляді машинограм, відеограм, діалогу «комп’ютер - бухгалтер», балансу та інших форм звітності тощо.

За спрощеною формою обліку господарські операції відображаються спочатку у первинних документах, а далі застосовують книги (з обліку грошових операцій, продажу, придбання, нарахування заробітної плати, а також книгу з обліку запасів та касову книгу), де господарські операції записують в хронологічному порядку. Дані із книг є підставою для заповнення форм звітності.

Дата добавления: 2014-01-07