Аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - проверка соблюдения действующего законодатель­ства и правильности организации бухгалтерского учета в области рас­четов с подотчетными лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

—подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

—проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетны­ми лицами;

—подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся следующие.

1. Налоговый кодекс РФ ч. 1 и 2.

2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (в редакции изменений от 28.09.10.)

3. Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» №729 от 02.10.02.

4. Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» №812 от 26.12.05. (в редакции изменений от 24.12.08.).

5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Министерства финансов РФ № 34н от 29 июля 1998 г.) (в редакции изменений от 25.10.10.)

6. ПБУ 3/06 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. Приказом Минфина РФ №154н от 27.11.06. (в редакции изменений 25.10.10.)

7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его при­менению (Приказ Министерства финансов РФ № 94н от 31 ок­тября 2000 г.) (в редакции изменений от 08.11.10.)

8. Письмо Цен­трального банка России «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в РФ» (№ 18 от 04 октября 1993 г.) (в редакции №247 от 26.02.96.)

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые m могут быть произведены безналичными расчетами, а также на рас ходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами осу­ществляются практически на каждом предприятии и весьма paзнообразны. Сюда относятся:

• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории России и за гра­ницу;

• представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок, несмотря на то, что сами операции довольно однооб­разны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами осу­ществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые от­четы, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, со­став документов, сопутствующих расчетам с подотчетными ли­цами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например операциями по кассе, расчетами с поставщика­ми и подрядчиками, операциями по движению материальных цен­ностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопо­ставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, яв­ляются:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых отчетов;

• приказы о направлении сотрудников в командировку;

• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

• сметы представительских расходов;

• приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с под­отчетными отражаются в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• бухгалтерском балансе (ф. № 1) (строка баланса — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидают­ся в течение 12 месяцев);

• отчете о движении денежных средств (ф. № 4);

• главной книге;

• журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для ауди­тора служат:

• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руко­водителя предприятия списка лиц, которым разрешено по­лучать в кассе наличные деньги под отчет;

• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, полу­чающих наличные деньги в кассе под отчет;

• отсутствие на предприятии системы подачи письменных за­явлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснова­нием необходимости приобретения определенных матери­альных ценностей или оплаты работ, услуг;

. • несоблюдение установленных учетной политикой предпри­ятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходован­ных подотчетных сумм;

• задолженность подотчетных лиц, не погашенная в уста­новленные сроки;

• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые ре­зультаты деятельности предприятия;

• отсутствие оправдательных документов или наличие докумен­тов неудовлетворительного качества, приложенных к аван­совым отчетам;

• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работника­ми предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бух­галтера.

Для сбора информации при составлении программы аудитор­ской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник.

По результатам опроса ответственных работников проверяе­мого предприятия по вопроснику аудитор может сде­лать соответствующие выводы.

По результатам опроса у аудитора, складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на пред­приятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод — удовлетворителен или неудовлетво­рителен порядок расчетов с подотчетными лицами.

Этот вывод может быть основанием для следующих действий:

• если по результатам опроса сотрудников проверяемого пред­приятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном по­рядке для оценки существенности ст. «Расчеты с подотчет­ными лицами» в отчетности предприятия;

• если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов на сум­мы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляет­ся через подотчетных лиц и размер задолженности за под­отчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится), то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соот­ветствии бухгалтерского учета Федеральному закону «О бух­галтерском учете».

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывает­ся сформированным план проведения проверки расчетов с под­отчетными лицами и намечен состав процедур.

Приступая к проверке аудитор принимает решение о методе провер­ки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудитора, эффективность функциони­рования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансо­вые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое исполь­зование авансов, наличие приказов о направлении работников в коман­дировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.

При обнаружении несоответствия данных необходимо аудитор опре­деляет отклонения и их причины.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к разным объектам контроля и для выявления одного или не­скольких возможных нарушений.

Для выявления каждого из возможных нарушений или зло­употреблений разработан определенный набор контрольных про­цедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который вы­даны деньги, или со дня возвращения из командировки предъя­вить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных сум­мах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предпри­ятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций (см. процедуры аудита кассы). Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней по­сле установленного срока, следует провести проверку использо­вания подотчетных сумм, получить письменное объяснение от должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу это­го подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подот­четных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании НК РФ подлежат включе­нию в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены. Основные контрольные процедуры:

• проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

• проверка получения под отчет сумм де­нежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее по­лученным авансам;

• проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

• проверка наличия подотчетных лиц в шта­те предприятия;

• проверка правильности списания под­отчетных сумм в налоговом учете на расходы, не прини­маемые для целей исчисления налога на прибыль пред­приятия. Если решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соот­ветствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен едины социальный налог;

• проверка полноты оправдательных до­кументов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежа­ние их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных доку­ментов проводится в рамках аудита кассовых операций;

• проверка наличия приказов о направ­лении работников в командировку;

• проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в команди­ровке;

• проверка правильности возмещения ко­мандировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов (табл.). Ана­логичные таблицы используются и при проверке правильно­сти возмещения командировочных расходов за границей;

• проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

• проверка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с (на) сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

В соответствии со ст. 217 гл. 23 НК РФ при оплате работо­дателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налого­обложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством, а так­же фактически произведенные и документально подтвержден­ные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначе­ния или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации слу­жебного заграничного паспорта, получению виз, а также расхо­ды, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налого­плательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответ­ствии с законодательством.

Аналогичный порядок налогообложения применяется к выпла­там, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибы­вающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании:

• проверка правильности выделения на­лога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жило­го помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры. Суммы налога на добавленную стоимость, опла­ченные по расходам, принимаемым для целей уплаты нало­га на прибыль, установленных законодательством, подле­жат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — относятся к расходам, не принимаемым для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 Н К РФ);

• проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов. В соответ­ствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других орга­низаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогопла­тельщика, независимо от места проведения указанных ме­роприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение дос­тавки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и об­ратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оп­лата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогопла­тельщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским рас­ходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;

• проверка правильности ведения аналити­ческого учета представительских расходов в пределах и сверх норм. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представитель­ские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления на­лога на прибыль в размере, не превышающем 4% от рас­ходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчет­ный (налоговый) период;

• проверка правильности выведения ос­татков на конец отчетного периода по расчетам с подотчет­ными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

• проверка соответствия записей в аван­совых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчет­ными лицами».

Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошиб­ки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы сле­дующим образом.

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

1.1)выдача денежных средств лицам, не указанным в спи­ске лиц, которым в соответствии с приказом руководи­теля предприятия могут быть выданы деньги на хозяйст­венно-операционные расходы;

1.2)выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.3)выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ра­нее полученным авансам;

1.4)несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.5) списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

2.1)отсутствие приказов (распоряжений) о направлении ра­ботников в командировку;

2.2)отсутствие командировочных удостоверений с отметка­ми в месте пребывания в командировке;

2.3)несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4)отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5)отсутствие аналитического учета командировочных рас­ходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении ко­мандировочных расходов:

3.1)нарушение порядка удержания налога на доходы физи­ческих лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;

3.2)некорректное выделение налога на добавленную стои­мость в суммах суточных расходов.

4. Нарушения порядка учета представительских расходов:

4.1) отсутствие аналитического учета представительских рас­ходов в пределах норм и сверх норм.

5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расче­тов с подотчетными лицами:

5.1)некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

5.2)неправильное выведение остатков на конец отчетного пе­риода;

5.3)несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или дру­гих регистрах.

Дата добавления: 2014-01-07