Учет материальных ценностей

Учет основных средств

Для организации аналитического учета основных средств используется субконто «Основные средства». Данному виду субконто соответствует одноименный справочник. В описании свойств реквизитов справочника следует обратить внимание на одну важную особенность - реквизиты, входящие в состав справочника, являются периодическими.

Для автоматизации ввода хозяйственных операций по учету основных средств в типовой конфигурации программы предусмотрено несколько документов:

«Поступление ОС (Приобретение ОС за плату)», «Ввод в эксплуатацию», «Перемещение ОС». «Списание ОС Передача ОС»

Все эти документы объединены в одну группу и доступны через меню «Документы - Учет ОС».

Кроме того, в типовой конфигурации имеется документ «Начисление амортизации». Он предназначен для оформления операций по ежемесячному начислению износа основных средств. Данный документ входит в группу регламентных документов (меню: «Документы - Регламентные»).

Помимо перечисленных документов при отражении хозяйственных операций, связанных с приобретением и выбытием ОС, могут использоваться типовые операции, объединенные в группу «Капитальные вложения в основные средства и нематериальные активы», а также документы, предназначенные для автоматизации ввода операций по расчетам с поставщиками и покупателями, документы ввода кассовых и банковских операций.

Аналитический учет на каждом из субсчетов счета 10 ведется в двух независимых разрезах: номенклатуры материалов («Материалы») и складов, на которых материалы находятся («Места Хранения»).

Следует обратить внимание на одну важную особенность настройки аналитического учета, которая может остаться незамеченной. Типовая конфигурация предусматривает ведение учета на счете 10 в разрезе номенклатуры материалов, как в стоимостном, так и в натуральном выражении. В то же время учет по местам хранения ведется только в количественном выражении.

У пользователя, в зависимости от особенностей организации ведения учета материалов, имеются широкие возможности по реорганизации существующей системы аналитического учета.

Во-первых, при отсутствии необходимости в ведении аналитического учета по складам (местам хранения) можно удалить второй вид субконто, установленный для счета 10. Эта операция также реализуется в режиме конфигурирования.

Во-вторых, на счете могут быть установлены другие признаки ведения аналитического учета, как вместо существующих, так и дополнительно к ним. Например, если возникает необходимость организации ведения аналитического учета в разрезе материально ответственных лиц, то в режиме конфигурирования понадобится выполнить следующие действия:

· создать справочник материально ответственных лиц;

· создать новый вид субконто «Материально ответственные лица (МОЛ)», тип которого определить как справочник материально ответственных лиц;

· в настройке рабочего плана счетов для счета 10 установить в качестве одного из аналитических признаков - субконто «Материально-ответственные лица».

Для автоматизации ввода хозяйственных операций по приобретению материалов используется документ «Поступление материалов». Этот документ предусматривает формирование и печать выходного документа «Приходный ордер» (форма № М-4). Документ позволяет оприходовать сразу несколько МПЗ одного вида. Если в документах поставщика указывается сумма с учетом НДС можно ввести цифры только в графу «Количество» и «Всего», на основании этих данных в документе рассчитается стоимость и НДС. Результатом ввода документа будет необходимое число проводок по оприходованию МПЗ и одна проводка по учету НДС.

Для регистрации счетов-фактур, получаемых от поставщиков (что требуется правилами ведения БУ), в типовой конфигурации предусмотрен документ «Счет-фактура полученный». Ввод нового документа удобнее всего выполнить, используя режим ввода на основании, причем в роли документа-основания будет выступать документ «Поступление материалов».

При этом большинство полей экранной формы для ввода полученной счет-фактуры будет заполнено автоматически на основании тех данных, которые содержатся в исходном документе, использованном в качестве основания для ввода.

Счета-фактуры, полученные покупателем от поставщика, являются основанием для регистрации в книге покупок у покупателя. В типовой конфигурации для регистрации счетов-фактур в книге покупок используется документ «Запись книги покупок». Каждый такой документ вводит одну строку в книгу покупок. Документ «Запись книги покупок» можно вводить вручную, но наиболее удобно вводить его на основании ранее веденного документа «Счет-фактура полученный».

При проведении документа «Запись книги покупок» (в случае, если в нем проставлена дата проплаты) формируется проводка по кредиту счета 19. Счет дебета выбирается в реквизите «Корреспондирующий счет». По умолчанию это счет 68.2.

Результат работы документа отражается в отчете «Книга покупок». Заполнение книги покупок является завершающим этапом в общей технологии ведения учета приобретения материальных ценностей.

Себестоимость приобретенных материалов, как известно, включает в себя ТЗР. Настройки типовой конфигурации не предусматривают возможность обособленного учета ТЗР. В связи с этим в рассматриваемом варианте типовой конфигурации целесообразно ориентироваться на вариант учета транспортно-заготовительных расходов, при котором транспортно-заготовительные расходы непосредственно в момент оприходования относятся на себестоимость поступивших МПЗ, пропорционально некоторому показателю (стоимости, объему, весу). При использовании документа «Поступление материалов» в указанных обстоятельствах надо учитывать следующие факторы:

· в документе типовой конфигурации «Поступление материалов» не предусмотрено специальных полей (реквизитов) для ввода ТЗР, поэтому суммы ТЗР вводятся при помощи вспомогательного документа «Услуги сторонних организаций»;

· часто в одном документе отражается приход нескольких материалов, что приводит к необходимости определения доли ТЗР, относящейся к каждому материалу, согласно некоторой пропорции. Документ «Услуги сторонних организаций» обеспечивает распределение суммы ТЗР пропорционально стоимости приобретенных материалов (предметов). Если требуется использование иных методов пропорционального распределения (например, по объему, весу и т.п.), то для этого понадобится выполнить соответствующие расчеты вручную или создать типовую операцию.

Итак, для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению материалов в типовой конфигурации предусмотрен универсальный документ «Услуги сторонних организаций». Этот документ вызывается из журнала «Учет материалов», либо из меню «Документы» главного меню программы. Возможен также использование режима ввод на основании, используя в качестве основания документ «Приобретение материалов».

Для отражения хозяйственных операций связанных с передачей материалов в производство, в типовой конфигурации предусмотрен документ «Передача материалов в производство». Бухгалтер вводит в форму документа данные из «Лимитно-заборных карт» или из «Требований-накладных». Введенный документ сохраняется в системе компьютерного учета, кроме того, при проведении документа могут быть автоматически сформированы бухгалтерские проводки по отпуску материалов в производство в дебет счета производственных затрат и кредит счета 10 Материалы.

Алгоритмы расчета сумм проводок ориентированы на учетную методику списания материалов по средневзвешенной цене, сложившейся на дату оформления документа. То есть в течение отчетного периода средняя цена одного и того же материала может изменяться, в случае, если имели место факты прихода данного материала по разным ценам. Для реализации иных методик списания материалов в производство понадобится в режиме конфигурирования внести изменения в существующий алгоритм документа, либо разработать новый документ с иным алгоритмом. В графе «Затребовано» указывается количество затребованного материала, а в графе «Отпущено» - количество фактически отпущенного материала. Значение первой графы используется для заполнения печатной формы, а второй - для формирования бухгалтерских проводок

После данной операции документ сохраняется в компьютерной системе предприятия и становится доступным на других рабочих местах – в бухгалтерии, на складе.

В форме документа предусмотрена кнопкаПечать. Нажатие этой кнопки приведет к формированию печатной формы документа «Требование-накладная». То есть, данный документ может использоваться не только для проведения операции в бухгалтерском учете, но и для подготовки первичного документа. Данную особенность удобно использовать при работе с программой в многопользовательском режиме.

Рассмотрим, каким образом может быть организован процесс подготовки и прохождения документа «Требование-накладная» в многопользовательской компьютерной бухгалтерии при реализация операции отпуска материалов со склада.

Предположим, программа установлена на трех рабочих местах в цехе, на складе, в бухгалтерии.

В цехе материально ответственное лицо, решившее затребовать материальные ценности, выписывает документ «Требование-накладная». Это можно сделать на компьютере, используя документ типовой конфигурации «Передача материалов в производство». В шапке документа указывается дата составления требования и склад, с которого отпускаются материальные ценности. В табличной части указываются наименования материалов и затребованное количество. Документ, разумеется, не проводится, однако необходимо сформировать его печатную форму.

Подготовленное таким образом требование передается лицу, уполномоченному принимать решения о необходимости затребования материальных ценностей, например, руководителю подразделения. Последний ставит свою подпись в поле «Затребовал» и возвращает требование материально ответственному лицу для передачиегодолжностному лицу, разрешающему отпуск.

Лицо, разрешающее отпуск, ставит свою подпись в поле «Разрешил», после чего возвращает требование материально-ответственному лицу для получения материальных ценностей на складе.

На складе лицо, отпускающее материальные ценности, проставляет в графе «Количество отпущено» фактически переданное количество материальных ценностей каждого наименования. Эти же данные он отражает в компьютерной форме документа. Для этого понадобится найти соответствующий документ в журнале «Учет материалов», обратиться к нему и ввести данные о фактическом отпуске. Компьютерный вариант документа сохраняется, но не проводится. Бумажный документ, подписывается лицом, отпустившим и лицом, получившим материальные ценности, после чего передается в бухгалтерию.

В бухгалтерии, на основании бумажной копии документа бухгалтер отыскивает в компьютерном журнале документов «Учет материалов» соответствующий документ и производит его бухгалтерское оформление. В форму документа вводится номер корреспондирующего счета и субсчета, а также необходимые значения субконто «Статья затрат» и «Подразделение». Бухгалтер сохраняет документ и проводит его. В результате в компьютерном журнале «Учет материалов» будет сохранен окончательный вариант документа, а в компьютерном учете будут зафиксированы все необходимые проводки.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по выдаче и возврату подотчетных сумм производятся с помощью кассовых документов. В типовой конфигурации имеется документ «Авансовый отчет». Документ содержит две закладки и заполняется аналогично соответствующему первичному документу.В случае приобретения материалов подотчетным лицом из подотчетных сумм факт прихода материальных ценностей от подотчетного лица может быть оформлен в компьютерном учете при помощи уже знакомого нам документа «Поступление материалов». Этот документ формирует проводки в дебет счета 10 и кредит счета 60. Тем самым, с одной стороны, отражается факт поступления материальных ценностей на склад предприятия, а, с другой стороны, фиксируется факт возникновения кредиторской задолженности перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей

При утверждении отчета подотчетного лица используется документ «Авансовый отчет», который формирует проводки в дебет счета 60 и кредит счета 71, которыми, с одной стороны, гасится задолженность перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей, а, с другой стороны, происходит зачет суммы аванса, выданного подотчетному лицу.

Если же не использовать документ «Поступление материалов» при поступлении материальных ценностей на склад, использование документа «Авансовый отчет» ограничено. Дело в том, что этот документ формирует проводки в дебет любого выбранного счета, и кредит счета 71, таким образом, выбрав в качестве корреспондирующего счет 10, а не 60 также можно отразить факт оприходования материалов. Однако, если в стоимость материалов включен НДС, то должна быть сформирована дополнительная проводка по НДС в дебет счета 19.3, что не предусмотрено документом. Тем самым, «Авансовый отчет» может быть корректно использован только в тех случаях, когда НДС не включен в стоимость материалов и не требуется проводки по НДС.

Отражение хозяйственных операций по приобретению МПЗ подотчетным лицом имеет еще одну особенность. Она состоит в том, что материальные ценности приобретаются за наличный расчет, а стало быть, предприятием уплачивается налог с продаж.

В связи с этим, перед вводом документа «Поступление материалов», следует добавить в справочник «Ставки налога с продаж» значение «5%», а в справочник «Варианты расчета налогов» значение ставок налогов с учетом НП, например «НДС сверху 20% НП сверху 5%». Оба справочника можно найти через пункт меню «Справочники-Налоги».

После выбора в документе Поступление материалов соответствующей ставки налога («НДС сверху 20% НП сверху 5%») в табличной части документа появится новая графа «НП», предназначенная для ввода суммы налога с продаж по каждой позиции

Дата добавления: 2014-01-07