Учет труда и заработной платы

Для автоматизации ввода операций, связанных с начислением и выплатой заработной платы, в типовой конфигурации предусмотрены два документа: «Начисление зарплаты» и «Выплата зарплаты». Однако следует себе отдавать отчет в том, что участок расчетов с персоналом по оплате труда является весьма сложным. Документы по учету заработной платы, включенные в типовую конфигурацию, покрывают лишь незначительную часть расчетов, связанных с учетом труда и заработной платы, реально встречающихся на средних и крупных предприятиях. Для более сложных расчетов используются специализированные программы, например такие, как «1С: Зарплата и кадры».

Тем не менее, и в случае использования специальной программы, в программе «1С: Предприятие» сохраняется необходимость учета заработной платы как элемента производственных затрат.

Существует несколько способов организации учета заработной платы в бухгалтерской программе.

Первый способ. Аналитический учет расчетов по заработной плате на счете 70 ведется в разрезе сотрудников. Для каждого сотрудника начисляется заработная плата, которая одновременно учитывается как элемент производственных затрат, производится формирование проводок по налогам и сборам. В этом случае в полном объеме используются документы, предусмотренные типовой конфигурации. Наименее автоматизированным является документ «Начисление заработной платы».

Начисление заработной платы выполняется за месяц, который соответствует дате документа.

Реквизит «Подразделение» определяет подразделение, сотрудникам которого будет начислена заработная плата. Если этот реквизит не задан (чтобы очистить это поле, надо нажать на кнопку справа от него), то документ составляется по всем работникам предприятия.

Табличная часть документа содержит следующие графы:

· порядковый номер;

· сотрудник (выбирается из справочника сотрудников);

· сумма начислений, которая может быть введена вручную.

Форма документа имеет дополнительный элемент управления – кнопку Заполнить. По нажатию этой кнопки табличная часть документа автоматически заполняется данными о сотрудниках данного подразделения (или всего предприятия) на основании данных справочника «Сотрудники». В графе «Начислено» проставляется сумма месячного оклада, определенная в справочнике. При этом в документе не предусмотрен автоматический расчет сумм надбавок, их предстоит рассчитать и ввести вручную. Не учитывается и табель рабочего времени.

Данный документ рассчитывает для каждого сотрудника величину заработной платы (от оклада) и сумму подоходного налога. Соответственно для каждого сотрудника формируется по две проводки. Кроме того, на весь документ автоматически формируются проводки по отчислениям в социальные фонды, относимым на счета затрат. В результате ввода документа будет сформирована операция, содержащая эти проводки. Запись о введенном документе, помимо журнала операций регистрируется в специализированном журнале «Учет заработной платы».

Необходимо принимать во внимание, что если на предприятии работает порядка 200 сотрудников, то использование такой операции породит около четырехсот проводок в месяц или около пяти тысяч(!) проводок за год.

Журнал «Учет заработной платы» содержит дополнительные элементы управления, которые позволяют формировать расчетные и платежные ведомости, а также расчетные листки по начислению заработной платы.

Документ «Выплата ЗП» предназначен для реализации операций по выплате заработной платы из кассы. Выплата заработной платы оформляется за месяц, предшествующий дате документа.

Заполнение табличной части документа производится автоматически после выбора подразделения по нажатию кнопки Заполнить. Табличная часть заполняется строками с ФИО сотрудников, которым начислена, но еще не выплачена зарплата. Фамилии сотрудников выбираются из справочника «Сотрудники», а сумма «К выдаче» определяется текущим остатком счета 70 по данному сотруднику.

Проводки с нулевыми суммами не формируются. То есть, если сотруднику зарплата не выплачивалась, то соответствующая проводка будет отсутствовать, хотя в форме документа сохраняется строка с нулевой суммой.

Второй способ. Аналитический учет расчетов по заработной плате на счете 70 в разрезе сотрудников не ведется. В этом случае документы типовой конфигурации по учету заработной платы использоваться не могут, поскольку они рассчитаны на наличие аналитического учета на счете 70, организованного в разрезе субконто «Сотрудники». В этих условиях начисление заработной платы сотрудникам осуществляется вне бухгалтерской программы, например в программе «1С: Зарплата и кадры». Итоговые данные по начисленной заработной плате придется переносить в бухгалтерскую программу, где они будут использованы для формирования проводок по учету производственных затрат, а также учету отчислений в социальные фонды, производимые от фонда оплаты труда. Заметим, что все названные проводки пользователю придется вводить вручную или с помощью типовых операций.

Дата добавления: 2014-01-07