Законодательное регулирование делопроизводства. Задачи и функции службы делопроизводства

Задачи и функции службы делопроизводства

Хорошо организованная управленческая деятельность в организации строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять своим обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.) основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

§ постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

§ обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив;

§ сокращение документооборота;

§ разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии1.

Примеры задач и функции службы делопроизводства также представлены в приложении 2.

28 февраля 1720 года Петром I был утвержден основной законодательный акт «Генеральный регламент, или устав», «По которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярией и контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданеише поступать имеют»[2].

Данный акт определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, убранство «камор» – присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирова­ние, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Россий­ской Федерации.

ФЗ РФ «Об информа­ции, информатизации и защите информации» (от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ, в ред. ФЗ от 10.01. 2003 № 15-ФЗ). Данный закон закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Например, в главе 2 (ст. 5) говориться о документировании информации: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» (см. приложение 3.).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (от 21.11.96 № 129-ФЗ в ред. ФЗ от 30.06.2003 № 86-ФЗ). Здесь указано, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре­рывного и документального учета всех хозяйственных опера­ций, в тоже время в специальной статье (ст. 9) определяются правила оформ­ления первичных учетных документов. В статье подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль (см. приложение 4.).

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации (от 30.11.94 № 51 – ФЗ в ред. От 02.07. 2005) определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т. е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т. д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» (от 26.12. 1995 № 208-ФЗ в ред. От 29.12. 2004) и «Об об­ществах с ограниченной ответственностью» (от 08.02.1998 № 14 –ФЗ в ред. от 29.12.2004) наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значи­тельное внимание уделяют порядку документирования их дея­тельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Обязанности по хранению документов определяют статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 зако­на «Об обществах с ограниченной ответственностью». Закон уста­новил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Эта норма тесно связана с требованиями Положения об Архивном фонде Россий­ской Федерации (утверждено указом Президента РФ от 17.03. 1994 № 552), которые установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по исте­чении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном норма­тивными документами.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (от25.10. 1981 № 1807-1 в ред. от 11. 12.2002) (ст. 16) определяет обязательность веде­ния делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «О системе государственной службы Российской Федерации» (от 27.05.2003 № 58-ФЗ в ред. от 11.11. 2003), посвященном правовым основам орга­низации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохо­ждения государственной службы, оформления трудового догово­ра и обязательность ведения личного дела.

В Федеральном законе «Об Актах гражданского состояния» (от 25.10.2001 № 138-ФЗ с изм. От 29.12.2004 № 199-ФЗ) указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юс­тиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку­мент не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регули­руются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию доку­ментам официальности (юридической силы). В них также со­держатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные до­кументы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например:

– закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (от 23.09.1992 № 3520-1 в ред. от 11.12.2002, с изм. от 24.12.2002), который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке;

– постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготов­ления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Россий­ской Федерации» (от 27.12.1995 № 1268 в ред. от 08.06.2001)и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содер­жится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударст­венных организаций, к оформлению тех или иных видов до­кументов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законо­дательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизвод­ством на современном уровне.

Контрольные вопросы и задания

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

4. Что понимается под юридической силой документа?

5. Как Вы понимаете процесс унификации документов?

6. В каком документе закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

7. Какие организационные проблемы службы делопроизводства Вы можете выделить?

8. Какие формы организации работы с документами существуют в практике? В чем достоинства и недостатки каждой из них?

9. В каком документе закреплены наименования должностей работников службы делопроизводства (укажите должности)?

10. Перечислите задачи и функции службы делопроизводства.

11. Какие федеральные законы, нормативные акты по регулированию сферы делопроизводства Вам известны?

12. Какие требования предъявляются к инструкции по делопроизводству? Укажите структуру текста инструкции по делопроизводству.

Дата добавления: 2014-01-07