Прием, обработка и распределение поступающих документов

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структу­ры и формы работы с документами, принятой технологии обра­ботки документов. Работа с документами состоит из ряда после­довательных операций. Это:

— прием документов;

— их распределение;

— направление на исполнение;

— исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизо­ванно. В структуре службы делопроизводства крупных организа­ций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного из структурных подразделе­ний службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается уча­сток по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводст­ва, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и отправке документов, если они централизо­ваны, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т. е. прохождение документа по наиболее ко­роткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до­кументы исполнителям, механизировать первоначальную обра­ботку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на об­работку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курье­рами. В современных условиях наряду с этими способами дос­тавки поступление документов осуществляется через компью­терные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значи­тельная часть документов поступает путем передачи их коман­дированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства (или отдельного сотрудника) — организовать учет посту­пления документов из всех источников, их первичную обработ­ку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила пер­вичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно достав­ленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохран­ность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, от­сутствия документов, приложений к ним, несоответствия доку­ментов и приложений сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабаты­вается только сопроводительная документация, машинные но­сители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на до­кументе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а пере­даются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указыва­ется наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено ме­сто для последующего проставления входящего регистрацион­ного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно докумен­ты, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, ад­ресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с ука­занием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных под­разделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значитель­ное количество документов, содержащих, как правило, опера­тивную информацию, поступает в организации по факсимиль­ным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В против­ном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы.

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, пе­редача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные под­разделения и т. д.) осуществляется через секретарей этих подраз­делений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных пред­приятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совер­шают два-три обхода здания (территории) по заранее разрабо­танным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — вы­полнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответ­ственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки докумен­тов позволяет выделить первичные потоки поступивших доку­ментов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении. По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами — запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

В XVII в. процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление документа на рассмотрение (при этом на обороте делалась запись о получении документа с датой); подготовку дела к «докладу» (для этого старший подьячий собирал нужный материал); рассмотрение и решение дела (иногда решение принималось после его коллективного обсуждения); оформление документа, содержащего решение (подьячий переписывал документ набело и справлял его своей подписью – «справой»).

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии).

Дата добавления: 2014-01-07