Оформление дат

Нумерация страниц

Размеры полей

Общие требования к оформлению документов

Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.

Размеры бумаги

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, данные требования относительно деловых документов оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Размеры бумаги для документов

Формат	Размер, мм	Применение
А3	297х420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4   А5	210х297   148х210	Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы
А6	105х148	Разного рода справки

Применение стандартных форматов в делопроизводстве дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 35 вершков (15 – 17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Важные государственные акты могли иметь большие размеры, так, например, грамота царя Алексея Михайловича одному из монастырей на земли имеет длину более метра, Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 метров.

В 1699 г. Петр I ввел в обращение платную гербовую бумагу для написания жалоб граждан. Проставленная в правом углу гербовая печать была знаком оплаты.

Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля следующих размеров:

левое – 20 – 35 мм;

правое – 10 мм и более;

верхнее – 15 мм и более;

нижнее – 20 мм и более.

В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:

– все страницы, кроме первой, нумеруются;

– если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными;

– номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;

– номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире».

В делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой – наиболее экономичный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год.

Например: 01.09.2004

Словесно-цифровой – имеет несколько разновидностей.

1. На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.

2. Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.

3. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом 2000 – 2005 гг.

4. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г.

Дата добавления: 2014-01-07