Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или правки

Организация документооборота

Тема 2. ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

Практикум

1. В данной теме представлены три формы организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная и смешанная). Найдите в вашем городе предприятия (компании), использующие данные формы. Определите, есть ли взаимосвязь между общей численностью сотрудников предприятия и выбранной формой организации делопроизводства. Ответ обоснуйте.

2. Выберите действующее в вашем городе предприятие социально-культурной сферы и создайте проект инструкции по делопроизводству с учетом специфики данного предприятия.

Прочитав и обдумав эту тему, Вы сможете:

· Определить основные параметры, характеризующие документооборот организации

· Обсудить роль, которую играет маршрут движения документов в организации

· Описать основные операции и правила работы с документами

· Рассказать о правилах обработки поступивших и исходящих документов

Организация документооборота — это правила, в соответст­вии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа­ми, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важной составляющей делопроизводст­ва, так как определяет не только инстанции движения докумен­тов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства, информационным обеспечением деятельности управления предприятия, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечетким маршрутом движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения управления.

Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющих:

1) информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией);

2) документирование решения (создание распорядительного документа);

3) контроль за его выполнением (организация работы, выполнение задания, соблюдение определенных условий и т. д.).

Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в организации из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов, качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е гг. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З. К. Дрезен, Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и др. были сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры управления, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Также была разработана технология доставки документов («кольцевая курьерская связь»).

А первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте были изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т. е. практически всех этапов обработки документов. Также были даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются:

– маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело;

– время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.

Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохожде­ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

• периодичность (стадии документооборота);

• направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, вертикальные, восходящие и нисходящие.

Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные (восходящие и нисходящие) связывают организации различных уровней, например, руко­водящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи­лиалы.

Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объ­екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любого предприятия складывается:

• Из документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производ­ственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.

• Документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов.

• Документов от несоподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, гарантийные, а также запро­сы, оферты и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

• Обращений граждан: предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внут­реннего документопотока составляют протоколы и акты, плано­вые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В отделе управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и различными отделами, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и пояснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения:

— руководству организации;

— руководству структурных подразделений;

— непосредственно специалистам.

Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, области деятельности и функциональным обязанностям. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в организации технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другими реквизитами после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т. е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до­кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви­жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени.

Дата добавления: 2014-01-07