Тема 5: Документирование хозяйственных операций

План:

1. Понятие первичных учетных документов, их содержание и классификация.

2. Регистры бухгалтерского учета.

3. Документальное оформление хозяйственных операций.

4. Исправление ошибочных записей в документах и регистрах.

5. Понятие и порядок организации документооборота.

1. Первичное наблюдение – это начальное звено в цепочке функций хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависит полнота и достоверность учетной информации, которую бухгалтерия подготовит пользователям. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание. По результатам первичного наблюдения составляют документы.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, составленное по установленной форме и дающее право на совершение хозяйственной операции или подтверждающее факты их выполнения.

Документы имеют важное значение в учете. Любая запись на счетах может быть произведена только на основе первичного документа.

Документы позволяют обеспечить сохранность имущества и предотвратить злоупотребления. Документы приобретают доказательную силу при рассмотрении спорных дел в суде. С помощью документов осуществляется предварительный и последующий контроль за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляют руководители и работники учета, которые подписывают документы на прием или выдачу ценностей до совершения операции.

Последующий контроль осуществляют те же лица при проверке и утверждении отчетов, а так же налоговые органы, ревизоры, аудиторы и другие проверяющие.

Любой показатель документа называется реквизитом. Различают:

· Обязательные реквизиты.

· Дополнительные реквизиты.

К обязательным реквизитам относят:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Расположение реквизитов в определенном порядке определяет форму документа.

Все документы классифицируются по ряду признаков:

- по Назначению

· распорядительные (расходный кассовый ордер; приказ на проведение инвентаризации)

· исполнительные (приходный кассовый ордер; отчеты)

· документы бухгалтерского оформления (ведомости; расчеты)

· комбинированные

- по Объему информации

· первичные

· сводные (составляются на основе первичных)

-по Месту составления

· внешние

· внутренние

-по Количеству отражаемых операций

· разовые (только 1 операция)

· накопительные (фиксируются однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода).

2. Информация, содержащаяся в документах требует дальнейшей регистрации. Для этих целей используют учетные регистры, т.е. таблицы специальной формы, в которых группируются и обобщаются все записи в учете. Регистры очень разнообразны, они делятся по ряду признаков:

- по внешнему виду

· Книги, журналы

· Карточки

· Свободные листы

· Машинограммы

Книги обеспечивают сохранность страниц, но не дают возможности разделения труда, а карточки - наоборот.

- по характеру учетных записей:

· хронологические («хронос»- время) – содержат записи по датам совершения хозяйственных операций, например, регистрационный журнал);

· систематические - содержат записи в системе счетов, например, Главная книга;

· комбинированные (журналы-ордера).

- по объему информации:

· синтетические (Главная книга);

· аналитические (книги, карточки);

· смешанные (журналы-ордера).

- по способу заполнения:

· заполняемые вручную;

· автоматизированным способом.

Записи в учетные регистры должны производиться аккуратно, разборчиво, со ссылкой на документы. Ежемесячно в учетных регистрах подсчитываются итоги, выводятся новые остатки. Содержание учетных регистров является коммерческой тайной.

3. Бухгалтерские документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями федерального закона «О бухгалтерском учете» (глава 2).

Материальными носителями документа могут выступать учетные бланки, магнитные ленты, диски, дискеты.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом.

Если форма не предусмотрена в альбомах, то она разрабатывается на месте и должна включать все обязательные реквизиты. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания.

Ответственность за работу с документами несут лица, составившие и подписавшие их.

Записи в документах рекомендуется производить чернилами или с помощью технических средств, все реквизиты должны быть заполнены точно, разборчиво, суммы проставлены цифрами и прописью. Подписи на документах не должны ставиться под копирку, их следует расшифровать. Перечень лиц, имеющих право подписи в документах, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. Свободные строки прочеркиваются.

4. Ошибки, допущенные при составлении документов, исправляются корректурным способом, т.е. неправильный текст или сумма зачеркивается так, чтобы можно было прочесть написанное; сверху пишется правильный текст или сумма и делается оговорка «Зачеркнутое … не читать, исправленному … верить».

Внесение в кассовых ордерах и банковских документах исправления не допускаются. Их надо составить заново.

В учетных регистрах ошибки исправляются тремя способами, в зависимости от характера ошибки и времени ее обнаружения.

Корректурный – применяется, если ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов.

Способ дополнительной проводки – применяется, если операция уже записана на счетах, но в меньшей сумме, чем следовало. При этом составляется дополнительная проводка на недостающую сумму. Например, с расчетного счета в кассу поступило 80 тыс. руб., бухгалтер ошибочно сделал проводку:

Д^т 50 «Касса» К^т 51 «Расчетные счета» - 60 тыс.руб. - ошибочная проводка,

тогда Д^т 50 «Касса» К^т 51 «Расчетные счета» - 20 тыс.руб. – дополнительная проводка. Итого 80 тыс. руб.

Способ красного сторно – применяется, если проводка составлена неверно или проводка составлена правильно, но сумма записана в большей сумме. Составляется сторнировочная, т.е. исправительная проводка, сумма в которой пишется красным цветом. В бухгалтерском учете красный цвет означает знак «-» (минус), поэтому при подсчете итогов суммы, написанные красным цветом, вычитаются. Ошибочная запись будет аннулирована. Затем составляется верная проводка обычными чернилами. Например, поступили товары от поставщика на 12000р. Бухгалтер ошибочно записал:

Д^т 10 «Материалы» К^т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 12000р. - ошибочная проводка,

Д^т 10 «Материалы» К^т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 12000р. – сторнировочная проводка,

Д^т 41 «Товары» К^т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -12000р. – верная проводка.

5. Под документооборотом понимается процесс движенияпервичных документов от момента их составления или поступления в организацию до передачи в архив.

Качество бухгалтерского учета зависит от правильной организации документооборота. Бухгалтер разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, составляя график документооборота. В нем установлены конкретные сроки представления документов в бухгалтерию и этапы их проверки и обработки. Например, отчет кассира представляется в бухгалтерию ежедневно; отчет по складу – ежедневно или 1 раз в 3-5 дней, отчет по магазину – 1 раз в 5-7 дней. График документооборота утверждает руководитель. В бухгалтерии все поступившие документы проверяются по 4 направлениям:

- по существу хозяйственной операции, т.е. проверяется законность и целесообразность операции, соответствие нормативным актам;

- формальная проверка, т.е. проверка по форме: все ли реквизиты заполнены, наличие подписей, печатей;

- арифметическая проверка, т.е. производится таксировка, подсчет частных и общих итогов.

- встречная проверка, т.е. сверка подлинников с копиями документов.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций, документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (ст.7. п.4 Федерального Закона «О бухгалтерском учете»). После проверки некоторые документы утверждаются руководителям (отчеты, акты), а затем обрабатываются.

Обработка документов состоит из их сортировки по признаку однородности, составления сводных документов и указания бухгалтерских проводок. На некоторых документах имеются специальные места для указания бухгалтерских проводок. Если такого места нет, то проводка указывается в правом верхнем углу документа или в другом свободном месте. Обработанные документы записываются в учетные регистры.

Хранение учетных регистров осуществляется сначала в бухгалтерии (текущий архив), а затем в постоянном архиве. Порядок и сроки хранения документов в архиве определяются специальным перечнем. Основная масса бухгалтерских документов должна храниться не менее 5 лет (ст.17. п.1 Федерального Закона «О бухгалтерском учете»).

Дата добавления: 2014-01-07