Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

Студент должен

иметь представление:

- о значении документации для бухгалтерского учета

знать:

- классификацию и требования к первичным учетным документам

- порядок обработки первичных учетных документов

ПЛАН

7.1 Значение документации в бухгалтерском учете и требования, предъявляемые к первичным учетным документам

7.2 Классификация и обработка первичных учетных документов

7.3 Организация документооборота. Порядок изъятия первичных документов

7.1 ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПЕРВИЧНЫМ УЧЕТНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и вместе с инвентаризацией представляет прием первичного наблюдения.

Документация — процесс регистрации и юридического оформления наблюдаемых фактов.

Документ (от лат. documentum — свидетельство, доказательство) — письменное распоряжение или свидетельство о совершении хозяйственной операции. Он подтверждает право на совершение хозяйственной операции, ее законченность и хозяйственную целесообразность.

Порядок ведения первичной документации регламентирован ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Согласно этим нормативным актам, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

В бухгалтерском учете документация имеет следующее значение:

- является основой, базой, началом всей системы бухгалтерского учета;

- от правильности документального оформления хозяйственных операций зависит достоверность учетной информации;

- от правильной работы с документами зависит эффективность ведения бухгалтерского учета, эффективность системы управления.

Хозяйственная операция, не оформленная первичным документом, к учету не принимается, и этот факт как экономическое событие места не имеет, так как нет объекта бухгалтерского учета.

Требования, предъявляемые к первичным документам:

1. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты (показатели, зафиксированные в документе):

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Кроме перечисленных, могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции. Например, суммы НДС, номер документа, адрес организации и др.

2. К учету принимаются первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны утверждаться руководителем организации и содержать обязательные реквизиты.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

4. В первичных учетных документах должны быть заполнены все предусмотренные формой реквизиты, что позволяет точно установить содержание и условие совершения операций.

5. Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправлений.

6. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются.

7. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

8. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами, без их подписей документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

9. Первичные документы составляются на бумажных и машинных носителях информации.

10. Организация обязана хранить первичные документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

7.2 КЛАССИФИКАЦИЯ И ОБРАБОТКА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:

1. По назначению:

- распорядительные — документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

- оправдательные — документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);

- бухгалтерского оформления — документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);

- комбинированные — документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

2. По содержанию хозяйственных операций:

- материальные — документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);

- денежные — документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);

- расчетные — документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).

3. По объему отраженных операций:

- первичные — документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

- сводные — документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

4. По способу использования:

- разовые — документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции [накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов];

- накопительные — документы, используемые для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).

5. По числу учитываемых позиций:

- однострочные — документы, содержащие одну учетную позицию;

- многострочные — документы, содержащие две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).

6. По месту составления:

- внутренние — документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);

- внешние — документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования).

7. По способу заполнения:

- заполняемые вручную;

- заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

1. Организационно-распорядительные — документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации.

2. Финансово-расчетные — документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации.

3. Документы по снабжению и сбыту — материальные документы.

Обработка первичных документов происходит в бухгалтерии, она заключается в проверке поступивших документов по форме, в арифметической проверке и проверке по существу. Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены. Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, авансовым отчетам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

7.3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ПОРЯДОК ИЗЪЯТИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документооборотом называется движение документов с момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив. Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Он включается в учетную политику предприятия.

Работники производственных подразделений и функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации. Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно п. 3 ст. 7 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете», требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Согласно Федеральному закону РФ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, то есть основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Вопросы по теме 7 Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета:

1 Перечислите обязательные реквизиты первичных учетных документов.

2 Назначение графика документооборота.

3 Порядок изъятия первичных учетных документов.

Дата добавления: 2014-01-07