Довідково-інформаційні документи

Довідково-інформаційні документи - це документи, що відправляються з установ, організацій, закладів та направляються до них і містять інформацію про фактичний стан справ, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційної документації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься у них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

До довідково-інформаційних документів належать: довідка, службовий лист та його різновиди, протокол, службова, доповідна та пояснювальна записки, звіт, акт, зведення, повідомлення, заявка, план роботи, оголошення, запрошення, рецензія, відгук, службова телеграма та багато ін.

Довідка - це службовий документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя і діяльності окремих громадян та різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Найчастіше довідка видається на прохання працівника про перебування в займаній посаді. Довідка виконується на бланку установи формату А5, здебільшого з трафаретним текстом. Довідки можуть бути службові та особисті.

Службова довідка має об'єктивно відображати фактичний стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. Цю довідку складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Особисті довідки видають зацікавленим установам чи громадянам. Вони підтверджують факт роботи чи навчання, обійману посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.

Ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, тому й використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починається із зазначення в давальному відмінку звання, прізвища, імені по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту зазначають, куди буде подаватися довідка, що видається.

Службовий лист - це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобом спілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами і надсилаються поштою.

Службовий (діловий) лист - один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведуться переговори, з'ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальні цінності в дорозі тощо.

Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку — телефон, телеграф, факс, обсяг листування в установах, організаціях, закладах надзвичайно великий.

Службовий лист - один із засобів обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи, що виникають в управлінській діяльності: запит, відповідь, повідомлення, уточнення, запрошення, з'ясування, нагадування, підтвердження, пропозиція, прохання, вимога, заперечення тощо.

Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати тощо. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту.

До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових документів. Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах має бути зведений до мінімуму.

а) Інформаційний - це службовий лист, в якому адресант інформує адресата про будь-які факти, події, явища. Адресат може пропонувати свої послуги, повідомляти про хід будь-яких справ, виконання планів тощо. Мета такого листа полягає у своєчасному інформуванні установи, підприємства, організації чи зацікавленої особи про факт, що має місце. Інформаційний лист здебільшого підписує керівник установи або його заступник.

б) Супровідний - це службовий документ, в якому адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на бланках формату А5. Починається лист словами: «Направляємо»..., «Надсилаємо...», «Повертаємо...», «Додаємо...» тощо.

в) Лист-запит містить прохання чи пропозицію, які обов'язково вимагають

відповіді.

г) Лист-відповідь - найпоширеніший вид службової кореспонденції, що повинен містити посилання на номер і дату вхідного документа, а також стислий зміст листа. Це дає змогу при отриманні листа-відповіді швидко відшукати лист-запит у справі.

д) Лист-прохання. Часто виникають ситуації для викладення прохання від імені установи, організації, підприємства. При цьому треба підкреслити зацікавленість у його виконанні. Найпростіші варіанти листа-прохання збігаються із формою особистої чи колективної заяви.

Лист-прохання викладається від першої особи однини чи множини (Прошу..., Просимо...), від третьої особи однини (Дирекція просить,.., Університет запрошує...) тощо.

ж) Лист-реклама - різновид інформаційних листів, що містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Особливість цих листів у тому, що інформацію оформляють на бланках, проте поштову адресу, номери телефонів, розрахунковий рахунок також зазначають у тексті.

з) Лист-нагадування містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Текст листа, як правило, складається із двох логічних елементів: 1) нагадування про виконання дій і 2) заходи, що будуть вжиті у разі їх невиконання. Ключовим словом є форма дієслова: «Нагадуємо...»

й) Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому, як правило, гарантується оплата за виконану роботу, погашення кредиту тощо. Виклад тексту має бути чіткий та виразний.

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється ситуація, що склалась, факт, дія або вчинок працівника (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника.

Пояснювальна записка може бути поясненням чи доповненням до будь-якого основного документа (звіту, проекту тощо) і документ особистого характеру.

Текст пояснювальної записки має бути переконливим і містити неспростовані докази. Оформляють документ на чистому арку

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора, про виконання окремих завдань, службових доручень тощо.

Доповідні записки поділяють на внутрішні та зовнішні.

У роботі правоохоронних органів інформацію доповідного характеру виконують рапортом, в якому доповідають про ситуацію, що має місце, чи факт виконання будь-якої роботи. Виконується як з ініціативи працівника, так і за вказівкою керівника. Рапортом як і доповідною запискою інформують керівника про виконання роботи.

Протокол - документ, у якому фіксується хід обговорення питання й ухвалення рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях із зазначенням місця, часу й мети, складу присутніх та змісту доповідей.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт. Залежно від повноти висвітлення ходу засідання чи наради протоколи бувають:

Витяг з протоколу - це частина протоколу, оформлена належним чином на загальному, спеціальному або чистому аркуші паперу.

План роботи - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

План роботи може бути: перспективний (розрахований на кілька років), річний, піврічний, квартальний, місячний, тижневий, щоденний.

Форма плану роботи: графіки, таблиці, тексти.

Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання будь-якої роботи.

Залежно від характеру виконаної роботи звіти бувають прості та складні.

Є дві групи звітів: статистичні й текстові.

Статистичні звіти виконуються на бланках, текстові — на звичайному папері за встановленою формою.

Огляд - це різновид довідки, що складається для інформування підвідомчих та інших організацій, про хід роботи чи їх підсумки за певний період.

Акт - документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти бувають законодавчі та адміністративні. Вони можуть мати різне призначення. Деякі адміністративні акти служать бухгалтерськими документами, інші складаються залежно від характеру подій, зміни керівництва тощо.

Складання актів доручається комісіям, які затверджуються або наказами керівництва, або розпорядчими документами вищих організацій. Часто акти складаються постійно діючими експертними комісіями.

Оголошення - це інформаційний документ, в якому подається інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. Мета — інформувати про різні події життя особи: навчання, роботу, обмін чи продаж квартири, різні культурно-громадські та наукові заходи. Оголошення подаються на сторінках газет, журналів та окремих афішах. Залежно від характеру оголошення, в ньому зазначаються організатори певних заходів, час і місце їхнього проведення, умови входу (платні, безплатні).

Запрошення - це документ, який адресується конкретній особі, закладу чи установі і містить пропозиції взяти участь у події чи заході. Не зайве звернути увагу на грамотність і бездоганну акуратність.

Запрошення - особливо вимогливі. Основою змісту кожного запрошення є: хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають бути викладені чітко, щоб в адресата не виникло ніяких сумнівів чи вагань.

Важливе місце у мовному етикеті відведене й вітанню. Якщо ви хочете, щоб вас цінували як людину, з якою завжди приємно мати справу, використайте найменшу нагоду для виявлення уваги до своїх колег чи співробітників, покажіть, що ви не байдужі до їхніх успіхів і радійте спільно з ними.

Візитна картка - документ, що допоможе усвідомити молодій людині себе як особистість, яка має певний соціальний статус у суспільстві, має відповідальність, права та обов'язки. Візитна картка — це природний, усталений спосіб подання інформації про себе і встановлення контактів між людьми.

Службова телеграма - це вид кореспонденції з досить стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування будь-кого про будь-що.

Телефонограма - термінове повідомлення, передане адресатам телефоном. Це один із видів усної ділової кореспонденції.

Дата добавления: 2014-01-11