Кадрові документи

Розпорядча діяльність установи, організації, закладу включає вирішення питань підбору і розміщення кадрів, прийняття громадян на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення. Документи, що складаються при оформленні прийняття, звільнення чи переміщення працівників, надання відпустки, заохочення, становлять групу документів з особового складу.

Кадрові документи у роботі будь-якої установи, організації, закладу мають свої особливості, яким постійно приділяється велика увага як керівництвом, так і працівниками, які виконують цю роботу. Тому ці документи повинні містити повні об'єктивні дані про особу.

Прийняття на роботу супроводжується створенням таких документів, як: заява, рапорт, анкета, автобіографія, характеристика, трудовий договір (контракт), наказ про призначення на посаду, особова картка, трудова книжка, а також всіх інших документів, що входять до особової справи.

Документацію з особового складу ведуть з часу призначення працівника на посаду до органів внутрішніх справ і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

Значення кадрових документів визначається тим, що в них фіксуються дані, необхідні для здійснення громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення тощо.

Одним із найпоширеніших кадрових документів є заява. Вона має декілька стандартних зразків, складається однією особою.

Заява - це документ, що містить прохання чи пропозицію особи, адресовану посадовій особі установи.

Заява найчастіше пишеться від руки на чистому аркуші паперу формату А4. Але організація може мати заздалегідь розроблену і тиражовану трафаретну форму, яку заповнює особа, що оформляється на роботу.

У діяльності органів внутрішніх справ України всі працівники на відміну від заяви складають рапорт.

Рапорт - це письмове звернення працівника до вищої посадової особи з проханням (надання відпустки, матеріальної допомоги, покращення житлових умов, переведення, звільнення тощо) чи поясненням особистого характеру.

Анкета - це аркуш з певними запитаннями, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.

Анкети доводиться заповнювати, коли курсанти чи слухачі направляються на навчання, працівники влаштовуються на роботу чи оформляють документи на виїзд для роботи за кордон тощо.

Відповідати на запитання анкети чи особового листка треба чітко, розбірливо. Не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не був», «не обирався».

Автобіографія — документ, у якому особа описує своє життя та діяльність власноручно у хронологічній послідовності з посиланням на склад сім'ї. Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу. Усі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Особовий листок з обліку кадрів - обов'язковий документ, що заповнюється особою під час призначення її на посаду, зарахування на навчання або для участі у певних конкурсах тощо.

Резюме в перекладі з французької мови — короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо.

Як документ резюме — це коротке узагальнення найважливіших відомостей про особу. Зокрема, в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні біографічні дані. На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризується високим лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, щоб справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме - запорука успіху.

Характеристика - документ, в якому сформульована громадська думка про особу як члена колективу, дається оцінка ділових та моральних якостей працівника за підписами представників установи, закладу тощо.

Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом, її видає адміністрація установи, навчального закладу на вимогу працівника, слухача, курсанта. Пишуть чи друкують її у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Подання - документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення, присвоєння чергового спеціального звання чи заохочення працівника установи.

Атестація - персональна характеристика працівника органів внутрішніх справ за певний період з висновками про ступінь відповідності займаній посаді і пропозиції про найдоцільніше використання на службі в подальшому.

Особова картка - документ, що створюється на підставі виданого наказу про прийняття на роботу працівником відділу кадрів, де він заповнює документ первинного обліку, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу.

Наказ щодо особового складу - це розпорядчий документ, що створюється керівником установи і регламентує прийняття громадян на роботу, звільнення, переміщення працівників на інші посади, відрядження, відпустки тощо, їх складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, рапортів працівників ОВС, протоколів колегіальних органів тощо.

Трудова книжка - це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника, службовця. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного і спеціального трудового стажу. Правильність її заповнення має велике значення. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його звільнення, переміщення та заохочення.

Зберігається трудова книжка у відділі по роботі з особовим складом структури, де працює її власник. Працівник має право забрати книжку лише тоді, коли переходить працювати до іншої структури, установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно з чинним законодавством працівник у разі потреби має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою або розпискою.

В установі, закладі, організації, на підприємстві Відділом по роботі з персоналом на кожного працівника формують особову справу, до якої заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник при вступі на навчання чи оформленні на роботу.

Особова справа — це сукупність документів, що містять необхідні дані про працівника і його трудовий стаж.

Дата добавления: 2014-01-11