Прием заявки на доставку груза

Транспортно-экспедиционные операции при отправке груза

ЧАСТЬ II ОСОБЕННОСТИ ТРАНСПОРТНО-ЭКСПЕДИЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ПРИ ДОСТАВКЕ ГРУЗОВ РАЗЛИЧНЫМИ ВИДАМИ ТРАНСПОРТА

Глава 5. ТРАНСПОРТНО-ЭКСПЕДИЦИОННЫЕ ОПЕРАЦИИ

Транспортно-экспедиционные операции на этапе отправки гру­за играют ключевую роль в обеспечении высокой эффективности и соответствующего качества доставки груза, поскольку непос­редственно связаны с планированием всего процесса доставки и подготовкой груза к перевозке.

Транспортно-экспедиционное обслуживание при отправке груза включает в себя операции:

предшествующие погрузке груза на ТС (выбор транспортно-технологической схемы доставки груза, подготовка груза к от­грузке и т.д.);

необходимые для обеспечения погрузки и размещения груза в ТС;

обусловленные требованиями, определяемыми базисными и транспортными условиями договора купли-продажи в части оформ­ления транспортных документов и фиксации факта и моментов перехода права собственности и рисков гибели и повреждения товара с продавца на покупателя.

Рассмотрим последовательность выполнения основных транспортно-экспедиционных операций на этапе отправки груза.

Запрос клиента. В общем случае процесс ТЭО отправки грузов начинается с приема запросов потенциальных клиентов о воз­можностях транспортно-экспедиционной компании по организа­ции доставки груза, его экспедированию и стоимости этих услуг. Обычно запросы выполняют посредством телефонной и факсимиль­ной связи, однако в последнее время для этого все шире используют электронную почту и Интернет. Если клиент отказывается сообщить наименование организации, от имени которой он дела­ет запрос, ему дается самая общая информация о требуемых услу­гах и предлагается в самой благожелательной форме направить заявку по факсу на расчет ставок. Получив запрос клиента на ко­тировку ставок, экспедитор приступает к подготовке коммерчес­кого предложения.

Подготовка коммерческого предложения. При подготовке ком­мерческого предложения на устный или письменный запрос кли­ента его стиль и характер должны соответствовать стилю и харак­теру запроса клиента, это означает, что, если запрос клиента сде­лан устно и нуждается в срочном ответе, ответ также, как прави­ло, дается по телефону. Напротив, на письменные запросы дают­ся только письменные ответы. При подготовке ответа на запрос клиента необходимо всегда учитывать тот факт, что в подавляю­щем большинстве случаев все обращающиеся в первый раз в кон­кретную транспортно-экспедиционную компанию клиенты не пла­нируют отправку своих грузов в ближайшее время.

Экспедитор, рассчитывая ставку для коммерческого предло­жения, должен учитывать наличие временного разрыва между за­просом клиента и готовностью груза к отгрузке. В этом случае ставка может носить достаточно приблизительный характер. С учетом этого факта тарифы, установленные перевозчиком 2 — 3 мес назад, мож­но успешно использовать для котировок ставок коммерческих предложений с оговорками об их возможных изменениях, полу­чении значительных скидок и т. п. Если речь идет о расчете ставок для конкретных договоров с клиентами, экспедитор должен за­просить у перевозчиков информацию о текущих тарифных ставках и на их основании составить документ — конъюнктурный лист.

Принимая во внимание относительную стабильность валют­ных тарифов отечественных и иностранных перевозчиков, запра­шивать их о текущих ставках целесообразно только в двух случаях:

• когда транспортная составляющая просчитывается для дан­ного варианта доставки впервые;

• когда требуется абсолютно точная информация о действую­щей ставке для внесения ее в договор.

Отправка коммерческих предложений клиентам. В случаях, ког­да на запросы клиентов даются письменные ответы, они оформ­ляются на бланках компании, визируются в отделе маркетинга и отсылаются клиентам.

Выяснение реакции клиента на сделанное ему коммерческое предложение. По прошествии 1 сут. после отправки коммерческо­го предложения клиенту экспедитор должен позвонить по теле­фону лицу, обратившемуся с запросом, и поинтересоваться его отношением к сделанному коммерческому предложению. В про­цессе этого разговора, независимо от реакции клиента на сделанное предложение, экспедитор должен стремиться организо­вать личную встречу с клиентом и пригласить его посетить дан­ную транспортно-экспедиционную компанию. Посещение экспе­дитором организации клиента также является целесообразным для установления более тесных деловых отношений.

Отправка клиенту формы заявки на ТЭО и перевозку груза. При получении от клиента информации, что он готов рассмотреть воп­рос заключения договора на перевозку и экспедирование груза, для уточнения деталей перевозки ему высылается типовая форма заявки организации на перевозку и экспедирование. Заявка долж­на содержать исчерпывающую информацию для подготовки про­екта договора с клиентом и включать следующие данные:

• полное наименование организации — заказчика услуг, долж­ность, фамилию, имя и отчество лица, которое будет подписы­вать договор с транспортно-экспедиционной компанией;

• наименование груза;

• вид упаковки груза;

• транспортные характеристики и количество груза по данному договору;

• маршрут перевозки;

• наименование услуг, в которых нуждается заказчик;

• сроки выполнения перевозки;

• необходимость страхования груза;

• условия поставки по запродажному договору;

• особые требования или условия перевозки (ограничения по выбору ТС, условия погрузки и таможенного оформления грузов на складах организации-отправителя, наиболее поздняя дата от­грузки или доставки груза).

Типовая форма заявки на ТЭО отправляется клиенту в пись­менном виде. Отправке заявки должен предшествовать телефон­ный разговор с контактным лицом клиента. Фактически работа транспортно-экспедиционной компании по организации достав­ки груза начинается с получения заявки клиента.

Дата добавления: 2014-01-20