Службові листи

Довідково-інформаційні документи у діяльності службовців: основні види та правила створення

Приклад 2

Приклад 1

Бондаренку А. П.,

Майбороді В. М.

Прошу підготувати проект угоди з фірмою „Форкіс” до 20.09.2011

Підпис

05.09.2011

Начальнику відділу кадрів

Підготувати наказ про прийняття на роботу з 16.09.2011

Підпис

06.09.2011

Коли виконання доручають кільком працівникам, головним виконавцем є особа, зазначена у резолюції першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Якщо в тексті документа обумовлено термін виконання і резолюція не потребує додаткових вказівок, в ній зазначають виконавців, підпис автора резолюції, дату.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, якщо на документі немає вільного місця чи у резолюції викладено деталізо-ваний порядок виконання документа або вона містить великий список виконавців.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. У разі необхідності деталізації порядку виконання документа за резолюцією керівника його заступники або керівники структурних підрозділів роблять резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках, які зберігаються разом з основним документом в архівній справі.

Написання резолюцій на зверненнях громадян не допускається.

© А.С. Крупник

Основні види довідково-інформаційних документів у діяльності органів, установ, підприємств, організацій та службовців. Правила підготовки, вимоги до оформлення та особливості виконання довідково-інформаційних документів: службових листів, службових записок, телеграм, телефонограм, факсограм електронних послань, оголошень, доповідних записок, протоколів, витягів з протоколів, актів, довідок, звітів пояснювальних записок, прес-релізів. Вжиття спеціальних типових форм і бланків (2 години).

Довідково-інформаційні документи, які використовуються службовцями у своїй діяльності, умовно можна розділити на дві групи: активні (спонукачі) і пасивні (фіксуючі). У складі цих двох груп при вивченні курсу «Офіційні документи у діяльності службовця» розглядаються такі основні документи:

Активні (спонукаючі) документи: службовий лист, службова записка, телеграма, телефонограма, факсограма, електронне послання, оголошення.

Пасивні (фіксуючі) документи: доповідна записка, протокол, витяг з протоколу, акт, довідка, звіт, пояснювальна записка, прес-реліз.

Службовий лист – це інформаційно-довідковий управлінський до­кумент, що слугує засобом спілкування з установами та приватни­ми особами.

Основні види службових листів:

- ініціативний лист вимагає відповіді, містить прохання, пропозицію, запит до адресата щодо розв'язан­ня певних питань, намір укласти угоду на певних умовах;

- супровідний лист інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів;

- лист-запрошення інформує адресата про певний захід і пропонує адресатові взяти у ньому участь; адресується як конкретній особі, так і закладу;

- лист-повідомлення сповіщає про збори, наради, за­сідання, які мають відбутися; може одночасно запрошувати конкретного адресата узяти в них участь;

- інформаційний лист повідомляє про стан певних справ, про виконання планів, про події та явища, які можуть цікавити адресата, надаються рекомендації та роз’яснення щодо застосування правових актів у тих чи інших ситуаціях;

- лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним (наприклад договір, інструкція тощо);

- лист-нагадування містить вказівку про наближення або завер­шення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу або загрозу невиконання партнером узятих на себе зобов’язань;

- лист-вимога направляється, коли організація-партнер не виконує свої зобов’язання або покладені на неї функції; обов’язково містить умови укладених угод з посиланням на відповідні документи, описує ситуацію, що склалася, формулює вимоги та містять погрози вжиття певних санкцій у разі невиконання зобов’язань;

- претензійний (рекламаційний) лист складається, коли при виконання угод одна із сторін порушує узяті на себе зобов’язання, а лист-нагадування і лист-вимога залишилися без відповіді; мета рекламаційного листа – відшкодування втрат, які були завдані внаслідок порушення умов угоди;

- лист-прохання містить саме прохання зазвичай із його обґрунтуванням, іноді без використання дієслова «просимо», коли прохання висловлене в алегоричній формі; лист-прохання потребує листа-відповіді;

- лист-заява є різновидом листа-прохання, але не вимагає письмової відповіді; у відповідь на лист-заяву отримувач здійснює певні дії щодо реалізації заявленого прохання: включення до складу учасників, висилку необхідних матеріалів;

- рекламний лист містить опис товарів, робіт, послуг у формі, що стимулює інте-рес до їх придбання, а також інформацію про фірму, яка висвітлює її позитивний імідж;

- гарантійний лист забезпечує виконання ви­кладених у ньому зобов'язань, гарантуючи оплату чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень, повернення кредиту тощо); цей лист одночасно є й листом-проханням;

- лист-запит направляється для отримання будь-яких офіційних відомостей або документів – про товар, послуги – і використовується на стадії, яка передує укладенню угоди;

- лист-замовлення є різновидом комерційного листа покупця продавцю з пропозицією укласти угоду з наведенням конкретних умов; містить прохання і опис товару та умов його постачання; набирає чинності з моменту письмового підтверд-ження продавцем прийняття ним умов замовлення;

- лист-згода містить позитивну відповідь на лист-прохання або лист-запит; в ньому варто додержувати того ж стилю, що в ініціативному листі;

- лист-відмова містить негативну відповідь на лист-прохання, запит, пропозицію чи запрошення; потребує мотивування, а також може бути пом’якшений повідомленням про те, де і як можна отримати позитивну відповідь на прохання;

- лист-відповідь є реакцією на отриманий лист; обов'язково повинен мати поси­лання на реєстраційний індекс і дату первинного документу;

- лист-подяка містить висловлення вдячності адресату (організації або посадовій особі) за вчинені дії або надані послуги; складаються у довільній формі;

- лист-поздоровлення направляються в урочистих випадках: офіційне або професійне свято, значна подія у житті офіційної особи або організації тощо; оформлюються на бланках організації або на спеціальному бланку, за підписом;

- рекомендаційний лист дає характеристику конкретної людини, фахівця для влаштування його на роботу або навчання; завжди містить позитивні відгуки про рекомендованого і є гарантією, що здобувач дійсно працював на попередньому місці.

Дата добавления: 2014-01-11