![]() КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Службові листи
Довідково-інформаційні документи у діяльності службовців: основні види та правила створення Приклад 2 Приклад 1 Бондаренку А. П., Майбороді В. М. Прошу підготувати проект угоди з фірмою „Форкіс” до 20.09.2011 Підпис 05.09.2011 Начальнику відділу кадрів Підготувати наказ про прийняття на роботу з 16.09.2011 Підпис 06.09.2011 Коли виконання доручають кільком працівникам, головним виконавцем є особа, зазначена у резолюції першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. Якщо в тексті документа обумовлено термін виконання і резолюція не потребує додаткових вказівок, в ній зазначають виконавців, підпис автора резолюції, дату. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, якщо на документі немає вільного місця чи у резолюції викладено деталізо-ваний порядок виконання документа або вона містить великий список виконавців. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. У разі необхідності деталізації порядку виконання документа за резолюцією керівника його заступники або керівники структурних підрозділів роблять резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках, які зберігаються разом з основним документом в архівній справі. Написання резолюцій на зверненнях громадян не допускається. © А.С. Крупник Основні види довідково-інформаційних документів у діяльності органів, установ, підприємств, організацій та службовців. Правила підготовки, вимоги до оформлення та особливості виконання довідково-інформаційних документів: службових листів, службових записок, телеграм, телефонограм, факсограм електронних послань, оголошень, доповідних записок, протоколів, витягів з протоколів, актів, довідок, звітів пояснювальних записок, прес-релізів. Вжиття спеціальних типових форм і бланків (2 години). Довідково-інформаційні документи, які використовуються службовцями у своїй діяльності, умовно можна розділити на дві групи: активні (спонукачі) і пасивні (фіксуючі). У складі цих двох груп при вивченні курсу «Офіційні документи у діяльності службовця» розглядаються такі основні документи: Активні (спонукаючі) документи: службовий лист, службова записка, телеграма, телефонограма, факсограма, електронне послання, оголошення. Пасивні (фіксуючі) документи: доповідна записка, протокол, витяг з протоколу, акт, довідка, звіт, пояснювальна записка, прес-реліз. Службовий лист – це інформаційно-довідковий управлінський документ, що слугує засобом спілкування з установами та приватними особами. Основні види службових листів: - ініціативний лист вимагає відповіді, містить прохання, пропозицію, запит до адресата щодо розв'язання певних питань, намір укласти угоду на певних умовах; - супровідний лист інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів; - лист-запрошення інформує адресата про певний захід і пропонує адресатові взяти у ньому участь; адресується як конкретній особі, так і закладу; - лист-повідомлення сповіщає про збори, наради, засідання, які мають відбутися; може одночасно запрошувати конкретного адресата узяти в них участь; - інформаційний лист повідомляє про стан певних справ, про виконання планів, про події та явища, які можуть цікавити адресата, надаються рекомендації та роз’яснення щодо застосування правових актів у тих чи інших ситуаціях; - лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним (наприклад договір, інструкція тощо); - лист-нагадування містить вказівку про наближення або завершення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу або загрозу невиконання партнером узятих на себе зобов’язань; - лист-вимога направляється, коли організація-партнер не виконує свої зобов’язання або покладені на неї функції; обов’язково містить умови укладених угод з посиланням на відповідні документи, описує ситуацію, що склалася, формулює вимоги та містять погрози вжиття певних санкцій у разі невиконання зобов’язань; - претензійний (рекламаційний) лист складається, коли при виконання угод одна із сторін порушує узяті на себе зобов’язання, а лист-нагадування і лист-вимога залишилися без відповіді; мета рекламаційного листа – відшкодування втрат, які були завдані внаслідок порушення умов угоди; - лист-прохання містить саме прохання зазвичай із його обґрунтуванням, іноді без використання дієслова «просимо», коли прохання висловлене в алегоричній формі; лист-прохання потребує листа-відповіді; - лист-заява є різновидом листа-прохання, але не вимагає письмової відповіді; у відповідь на лист-заяву отримувач здійснює певні дії щодо реалізації заявленого прохання: включення до складу учасників, висилку необхідних матеріалів; - рекламний лист містить опис товарів, робіт, послуг у формі, що стимулює інте-рес до їх придбання, а також інформацію про фірму, яка висвітлює її позитивний імідж; - гарантійний лист забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань, гарантуючи оплату чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень, повернення кредиту тощо); цей лист одночасно є й листом-проханням; - лист-запит направляється для отримання будь-яких офіційних відомостей або документів – про товар, послуги – і використовується на стадії, яка передує укладенню угоди; - лист-замовлення є різновидом комерційного листа покупця продавцю з пропозицією укласти угоду з наведенням конкретних умов; містить прохання і опис товару та умов його постачання; набирає чинності з моменту письмового підтверд-ження продавцем прийняття ним умов замовлення; - лист-згода містить позитивну відповідь на лист-прохання або лист-запит; в ньому варто додержувати того ж стилю, що в ініціативному листі; - лист-відмова містить негативну відповідь на лист-прохання, запит, пропозицію чи запрошення; потребує мотивування, а також може бути пом’якшений повідомленням про те, де і як можна отримати позитивну відповідь на прохання; - лист-відповідь є реакцією на отриманий лист; обов'язково повинен мати посилання на реєстраційний індекс і дату первинного документу; - лист-подяка містить висловлення вдячності адресату (організації або посадовій особі) за вчинені дії або надані послуги; складаються у довільній формі; - лист-поздоровлення направляються в урочистих випадках: офіційне або професійне свято, значна подія у житті офіційної особи або організації тощо; оформлюються на бланках організації або на спеціальному бланку, за підписом; - рекомендаційний лист дає характеристику конкретної людини, фахівця для влаштування його на роботу або навчання; завжди містить позитивні відгуки про рекомендованого і є гарантією, що здобувач дійсно працював на попередньому місці.
Дата добавления: 2014-01-11; Просмотров: 702; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |