Деякі недоліки в оформленні службових листів

Зміст і кваліфікація помилки	Неправильно	Правильно
1. Зазначення реквізиту "Назва виду документа"	Лист-пропозиція, супровідний лист	Випускається
2. Надання форми даваль-ного відмінка замість називного найменуванню юридичної особи, яка є адресатом листа, у складі внутрішньої адреси	Державній податковій адміністрації в м. Києві	Державна податкова адміністрація в м. Києві
3. Оформлення називним відмінком замість даваль-ного найменування посади і прізвища службовця, який є адресатом листа, у складі внутрішньої адреси	Голова правління Акціонерного банку "Інтеграл" Діденко Д.О.	Голові правління Акціонерного банку "Інтеграл" Діденкові Д. О.
4. Ненормативне посилан-ня на номер і дату вхідного документа	На лист № 12-03/315 від 21.05.2005	На № 12-03/315 від 21.05.2005
5. Ненадання форми клич-ного відмінка звертанню до адресата	Шановна адміністрація! Шановна Любов Семенівна!	Шановна адміністраціє! Шановна Любове Семенівно!
6. Відокремлення прощальної фрази за допомогою коми (тире)	3 повагою, Директор (підпис) О.І. Куліш Щиро Ваш – Начальник відділу...	3 повагою Директор (підпис) О.І. Куліш Щиро Ваш Начальник відділу...

Слід пам'ятати, що бездоганно оформлена ділова ко­респонденція, яка надсилається в установи, організації, зокрема листи, — не що інше, як візитка, «обличчя» адресанта (під­приємства, установи, організації).

За кількістю адресатів листи поділяються на звичайні і циркулярні. Звичайні листи над­силаються одній інстанції, цирку­лярні (від лат. circulus – коло) розсила­ються підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам (лист-звернення, лист-розпорядження).

За кількістю адресантів (авторів) розрізняють індивідуальні, написані одним автором, і колективні – двома і більше авторами (найчастіше лист-прохання, пропозиція, скарга).

Текст листа має бути небагатомовним, стримано-емоційним. Складається з двох логічно пов'язаних частин: у першій подається опис фактів або подій, які стали підставою для його написання; у другій викладаються висновки, пропо­зиції, прохання, рішення стосовно його змісту.

У діловому листуванні слід дотримуватися загально­прийнятих правил, а саме:

1. Службові листи пишуть (друкують, набирають на комп'ютері) на чистому бланкові або аркуші паперу ли­ше на лицьовій стороні.

2. Сторінки листів, починаючи з другої, нумеруються арабськими цифрами.

3. Ширина лівого поля – 3,0 см, правого –1,0 см, верхнього і нижнього — по 2,0 см, текст листа друкується через 1,5-2 інтервали, абзац зліва – 5 інтервалів, звер­тання до адресата пишуть без абзацу.

4. Текст першого примірника листа не повинен мати ніяких позначок.

5. Не допускаються виправлення, перекреслення, підчищення.

6. Лист складається у конверт текстом всередину. Важливі ді­лові листи бажано надсилати у великих цупких конвер­тах.

У заголовній частині листа друкуються такі реквізити: «дата», «номер», «посилання на реєстраційний номер і дату документа» (якщо лист є відповіддю); «заголовок до тексту», викладений однією фразою. У листах повинні бути правильно вказані складові реквізиту «адресат» (одержувача листа): установа; структурний підрозділ; посада, прізвище та ініціали; поштова адреса одержувача.

Якщо лист одного змісту направляється декільком адресатам, спочатку вказується адреса основного одержувача, потім перераховуються інші. Якщо в заголовній частині листа-відповіді заповнений реквізит «посилання на реєстраційний номер і дату документа», то не слід повторювати посилання на документ у тексті листа.

У листах використовують такі форми викладення тексту:

- від першої особи однини («прошу перерахувати», «вважаю за необхідне»);

- від третьої особи однини («банк не може погодитися», «департамент не заперечує»).

- від першої особи множини («направляємо на узгодження», «просимо розглянути») – найбільш вживана форма;

При направленні листів іноземним діловим партнерам необхідно враховувати, що вони складаються за іншими правилами. Існують міжнародні стандарти на ділові листи. Діловий лист міжнародного зразка має чітку структуру, певний набір реквізитів і стабільне розташування кожного з них.

Листи іноземним компаніям друкуються на бланку з полями по 1 дюйму (2,54 мм). Адреса пишеться без ком і крапок. Вступне звернення пишуть з нового рядка, відступивши від адреси чотири міжрядкових інтервали. Діловий лист починається зі слів «Dear...». Залежно від того, кому адресовано лист, можуть використовуватися такі фрази:

- Dear Sir – якщо ім'я одержувача чоловіка невідоме;

- Dear Madam – якщо ім'я одержувача жінки невідомо;

- Dear Mr. Neit – пану, ім'я якого відомо;

- Dear Mrs. Fella – заміжньої жінки;

- Dear Miss Jones – незаміжньою жінки;

- Dear Ms. Morrison – заміжньої або незаміжньою жінки.

Заголовок листа вказується після вступного звернення. Тема позначається:

- RE: – скорочення слова «regarding» (відносно);

- In re: – скорочення поєднання «In regard to» (дотично);

- Subject. – (предмет, тема, питання);

- Підкресленням.

Усі наступні реквізити листа друкуються від межі лівого поля.

Заголовок – необов'язковий реквізит, його наявність ​​є скоріше правилом хорошого тону. Заголовок зустрічається головним чином в офіційному листуванні з юридичних питань.

Текст може друкуватися як від межі лівого поля (сучасний варіант), так і з відступом початку кожного абзацу – з нового рядка (класичний варіант). Абзаци, як правило, відокремлюються один від одного додатковим міжрядковим інтервалом, що полегшує сприйняття змісту листа. Крім того, основні пропозиції листа можуть бути виділені шрифтом, підкресленням і т. п.

Текст листа зазвичай не перевищує однієї сторінки. Через два міжрядкових інтервали після тексту листа вказується «заключна формула ввічливості». Вона повинна відповідати формі привітання і положенню (званню) одержувача листа.

Якщо лист починається словами: Dear Mr. / Mrs. / Miss / Ms., то закінчується виразом: Sincerely Yours (щиро Ваш). Якщо у привітанні слова: Dear Sir / Sirs / Madam, то закінчення: Yours faithfully (відданий Вам). Перше сполучення використо-вується у діловому листуванні набагато частіше, особливо в офіційних листах.

Як закінчення листів можуть також використовуватися такі словосполучення: Yours truly (щиро ваш), Best wishes (найкращі побажання). Після «заключної формули ввічливості» залишається не менше п'яти міжрядкових інтервалів для особистого підпису автора листа.

Нижче підпису вказується його розшифровка: ім'я та прізвище, на наступному рядку – посада особи, яка підписала документ. Посада не вказується, якщо лист підписаний керівником підприємства, установи.

Дата добавления: 2014-01-11