Службові записки

Службова записка – письмове повідомлення, яке висвітлює питання внутрішньої повсякденної діяльності підприємства, установи і забезпечує оперативний обмін інформацією між керівниками (відповідальними працівниками) підрозділів.

Для виконання цієї функції можуть використовуватися різні види службових записок, у тому числі: пояснювальні, інформаційні, аналітичні, записки про стан справ за певний період часу та ін.

Службові записки можуть готуватися в ініціативному порядку, на виконання вимог керівних документів (вказівок керівництва), а також у відповідь на документи, які надійшли раніше.

Зміст службової записки складається з двох частин – вступної та основної.

Призначення вступної частини службової записки полягає в ознайомленні адресата з її темою (питанням або групою питань діяльності підприємства, установи, які висвітлюються у документі), а також у поясненні причин, які послужили приводом для підготовки записки.

В основній частині службової записки, як правило, міститься:

- аргументація на користь або проти прийняття, підготовки і наступної реалізації будь-якого управлінського рішення;

- основні результати вивчення питань, безпосередньо пов’язаних з прийняттям, підготовкою і реалізацією зазначеного рішення;

- розрахунки, що підкріплюють обґрунтування, які можуть бути представлені у додатку до документа;

- пропозиції та висновки з прогнозом ефекту, очікуваного від реалізації відповідного управлінського рішення.

Структуру службової записки зазвичай утворюють абзаци, які складаються з двох-трьох простих речень, рідше – пункти та підпункти. Викладення документа здійснюється офіційно-діловим стилем, властивим для службових листів.

Службові записки оформлюються на аркушах паперу з дотриманням вимог, що пред'являються до оформлення документів ділового спілкування (у першу чергу – ДСТУ 4163-2003).

У правому верхньому куті розташовуються відомості про адресата – найменування його посади, прізвище та ініціали в давальному відмінку.

Найменування виду документа – «Службова записка» – розташовується по центру аркуша у верхній його частині. Допускається оформляти цей реквізит великими літерами, у тому числі з використанням розрядки або напівжирного шрифту.

Заголовок до тексту – тема документа – вказується безпосередньо під назвою виду документа, по центру аркуша. Точка в кінці заголовка не ставиться.

Основний текст документа розташовується в межах лицьової сторони аркуша по всій його ширині з абзацним відступом 1,27 (1,26) мм і міжрядковим інтервалом 1,5.

Відомості про підстави для розробки службової записки доцільно вказувати у першому реченні або під заголовком до тексту.

Якщо до службової записки додаються розрахунки, довідки і т. п., то про це в обов'язковому порядку робиться згадка – по тексту документа або в його заключному реченні.

Службова записка підписується її автором із зазначенням найменування посади, підпису, його розшифровки і дати (допускається вказувати дату документа в одному рядку з відомостями про підставу для його розробки).

У необхідних випадках зміст службової записки попередньо узгоджується із зацікавленими сторонами.

Дата добавления: 2014-01-11