Организационная структура делопроизводственной службы

Методические рекомендации

1.13; 1.14; 1.18; 1.20; 1.21; 1.22; 1.24; 1.27; 1.28, 2.1; 2.8; 2.9

РАЗДЕЛ 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ УПРАВЛЕНИЯ

Тема 3.1. Структура, задачи, функции службы делопроизводства.

Студент должен:

знать:

организационные формы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления.

уметь:

работать с нормативными документами, регламентирующими работу служб документационного обеспечения управления.

Организационные формы служб документационного обеспечения управления.

Факторы, определяющие выбор формы службы ДОУ.

Основные задачи и функции служб ДОУ в аппарате управления.

Должностной и численный состав служб ДОУ.

Нормативная регламентация работы служб делопроизводства в аппарате управления.

При изучении данной темы необходимо обратить внимание на структурные особенности служб документационного обеспечения органов исполнительной власти и местного самоуправления.

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ).

Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств) - управлением делами, для исполнительных органов власти - общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря-референта.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами - централизованная, децентрализованная или смешанная форма.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации. При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Централизованную форму организации, как правило, используют на малых и средних предприятиях; децентрализованную - в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях. В большинстве учреждений используют смешанную форму.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия - это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии.

Организационная структура канцелярии может включать в себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро (компьютерная группа), контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив. Состав канцелярии и численность ее сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений и уровня механизации и автоматизации обработки документов. Основные функции и задачи подразделений канцелярии изложены в примерном положении о канцелярии

Дата добавления: 2014-01-13