Задачи и функции службы делопроизводства

Основные функции и задачи Подразделение службы делопроизводства (рассмотрим их на примере канцелярии) приведены ниже. Приведем типовое положение о канцелярии, конкретное применение которого может в значительной мере варьироваться в зависимости от масштабов и структуры организации.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

1. Общие положения:

1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является его самостоятельным структурным подразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю организации.

1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

- действующим законодательством, распорядительными материалами государственных и вышестоящих организаций,

- Положением о данной организации,

- Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководством организации, Положением о канцелярии.

2. Основные задачи и функции:

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами.

2.2. для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:

- обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и регистрируемой внутренней документации

- организация работы заседаний при руководстве предприятия и контроль за выполнением принятых ими решений;

- осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

- оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

- осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и

- внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

- организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.

2.3. функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

Секретариат (включая референтов):

- рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;

- подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

- осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

- составляет проекты планов работы Совета на основе предложений членов Совета и начальников структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение Совету организации;

- готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;

- обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета, и извещает о времени их проведения;

- производит оформление протоколов заседаний Совета, рассылку протоколов и выписок из

- осуществляет контроль за исполнением решений Совета; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;

- разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы документации в аппарате учреждения;

- разрабатывает инструкцию по документированию управленческой деятельности в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата учреждения; разрабатывает перечень нерегистрируемых документов: составляет сводную номенклатуру дел и представляет ее руководству на утверждение.

Подразделение по контролю исполнения:

- осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;

- осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;

- анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:

- осуществляет учет и регистрацию документов;

- подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию;

- наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации;

- обеспечивает методическое руководство организацией работы с документами в учреждении и подведомственных ему организациях;

- организует подготовку и повышение квалификации работников служб документации;

- осуществляет учет документов для служебного пользования, находящихся в структурных подразделениях учреждения;

- производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей;

- составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения:

- осуществляет прием и регистрацию заявлений и жалоб граждан;

- готовит на рассмотрение руководителю организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

- направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение: осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителей и организации, от которых письма поступили;

- организует прием посетителей.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции:

- осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям;

- осуществляет количественный учет документов на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота;

- производит отправку исходящей корреспонденции;

- осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города.

Архив:

- производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;

- оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

- осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

- ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам.

Машинописное бюро:

- осуществляет работу по перепечатке на ПК служебных документов для всех структурных подразделений учреждения с оригинала;

- осуществляет считку и правку перепечатанного материала; производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста на ПК.

3. Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии:

3.1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии.

3.2. Начальник канцелярии имеет право:

- требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству учреждения, а также информацию о выполнении заданий руководства учреждения;

- привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных Подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства учреждения;

- вносить руководству учреждения предложения по улучшению работы канцелярии;

- утверждать должностные инструкции работникам канцелярии.

3.3. На начальника канцелярии возлагается:

- организация работы с документами;

- рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения:

- проверка качества подготовки и оформления всех документов, представляемых на Подпись руководителю организации;

- организация подготовки материалов, касающихся деятельности учреждения и подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета;

- проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата организации;

- организация подготовки по указанию руководителя организации проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях.

3.4. Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за Своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в Канцелярии.

3.5. Начальник Канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.

Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.

Инструкция по документированию управленческой деятельности•

Инструкция по документированию управленческой деятельности - нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации.

Структура Инструкции включает в себя, как правило, следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию документации.

З. Контроль за исполнением документов.

4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.

5. Порядок работы с исходящими документами.

б. Регистрация исходящих документов.

7. Составление номенклатуры дел.

8. Обеспечение сохранности документов.

9. Экспертиза практической ценности документов.

В отдельных случаях в Инструкцию включают раздел «Изготовление, учет, хранение, обращение с печатями, штампами и гербовыми бланками (бланками строгой отчетности)».

Перспективным является введение в Инструкцию раздела «Использование информационных технологий, средств автоматизации работы с документами».

В данном разделе могут быть освещены вопросы:

• порядок использования систем подготовки текстово-табличных документов;

• порядок использования информационно-поисковых систем документов;

• порядок использования автоматизированных средств регистрации, учета и контроля состоянием (исполнением) документов.

Отдельный подраздел Инструкции может быть посвящен работе по автоматизации ведения архива электронных документов.

Инструкция - большой по объему документ и здесь не приводится. В сущности, в инструкции кратко излагается все то, что должен знать студент по окончании изучения курса делопроизводства. Более того, проработан год в должности секретаря, студент сам сможет подготовить такую инструкцию для своей организации.

Дата добавления: 2014-01-13