Регистрация документов

Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной думы, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в канцелярии, на малых предприятиях — у секретаря-референта;

- децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная - сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди названных систем является смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник канцелярии или секретарь-референт. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, Циркулирующий в учреждении, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т. д.

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности (например, конфиденциальных документов).

При всей простоте журнальной формы, поиск информации при этом усложнен, поскольку, например, инициативный документ зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него - в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы.

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливают на плотной бумаге формата А5. Карточки содержат большой объем информации о документе, изготавливаются в 2-3-х экземплярах. Одни экземпляры составляют информационно-справочную картотеку, третьи передаются исполнителям вместе с документом. Применение карточки заметно повысило оперативность работы с документами.

Современная компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Дата добавления: 2014-01-13