Контроль исполнения документов

Контроль над исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов и контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - секретарь-референт, третью - делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль над соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь-референт.

Работа по контролю над исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем, либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-З дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за З дня до истечения срока.

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации.

Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль над исполнением документов.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д.

Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.

Аналитические справки являются важным источником оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом.

Дата добавления: 2014-01-13