Компьютеризация службы управления персоналом

Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров (ПК), позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации системы управления персоналом. Служба управления персоналом, являясь неотъемлемой частью единого процесса управления предприятием, призвана вносить значительный вклад в улучшение результативности деятельности предприятия в целом. Однако в начале третьего тысячелетия, в век Интернета и мобильных технологий, электронных цифровых подписей (ЭЦП) и "электронных денег" встречаются организации и предприятия, специалисты службы управления персоналом которых по-прежнему занимаются ручной, неавтоматизированной обработкой бумажных документов. Сегодня всевозрастающие требования к оперативности, повышению качества выполнения поставленных перед службой управления персоналом задач, с одной стороны, и степень готовности службы к нововведениям, связанным с массовой компьютеризацией, - с другой, приводят к необходимости обучения работе на персональном компьютере как сотрудников службы, так и ее руководство. Руководитель сегодня должен быть не только квалифицированным организатором, специалистом по межличностным отношениям, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения (ПО).

Программное обеспечение руководителя и специалистов по персоналу сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных (БД). Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т.е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений. Основное информационное накопление, конечно, проводится сотрудниками службы управления персоналом, однако руководитель может принимать эффективные решения, если умеет использовать всю информационную базу информационной структуры.

Для уверенной и грамотной работы с автоматизированными системами, предлагаемыми сегодня руководителям и специалистам управления персоналом, необходимо освоить основные приемы работы на персональном компьютере с офисными программами фирмы Microsoft Corporation (признанного лидера в разработке подобных программ).

Офисные программы помогают выполнять руководителям и специалистам наиболее типичные виды работ в любой организации:

· обрабатывать различную текстовую документацию (письма, отчеты и др.);

· производить расчет данных, представленных в табличной форме, в графическом виде (отчеты за определенный период времени, учет работы сотрудников и т.д.);

· составлять расписания встреч, телефонных переговоров;

· представлять сведения о лицах, участвующих в совместной работе, и т.д.;

· обеспечивать оперативную связь между сотрудниками;

· оказывать помощь в подготовке к совещаниям, выступлениям руководителя.

Эти работы выполняются с помощью текстового редактора Word 2000, электронной таблицы Excel 2000, органайзера (планировщика) Outlook и электронной почты Интернет, презентационного пакета Power-Point, системы управления базами данных (СУБД) Access 2000.

Из всего многообразия функций по управлению персоналом можно выделить:

1. оперативное и полное удовлетворение потребности предприятия в трудовых ресурсах;

2. формирование и поддержание комплекса организационных условий, необходимых для исполнения работниками возложенных на них функций;

3. обеспечение оптимального уровня взаимодействия кадровых служб с другими структурными подразделениями предприятия. И все эти функции распадаются на основные направления деятельности управления персоналом:

· перспективное и текущее планирование потребности в кадрах управления, их движение, подбор, расстановка; организация подбора, расстановки и воспитания кадров; систематическое изучение качеств работников (профессиональных, деловых);

· учет кадров (оперативный, статистический);

· разработка мероприятий по повышению квалификации кадров;

· разработка и предоставление руководству необходимой отчетности и т.д.

Необходимо отметить, что в большинстве своем в службе управления персоналом имеется развитая информационная структура сервиса, включающая методологическое, техническое и программное обеспечение, о чем свидетельствует большой спрос на автоматизированные кадровые системы, разработкой которых занимаются многие известные отечественные фирмы, позволяющие реализовывать основные функции по кадрам и делопроизводству. Эти системы обеспечивают:

- оперативность контроля и гибкость управления;
- возможность получения полных данных о структуре предприятия; позициях штатного расписания и сотрудниках;
- контроль за деятельностью дочерних предприятий;
- настраиваемость на разработку отчетной документации;
- переход на новые технологии и методы работы, улучшение условий труда и т.д. Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить сравнительно недавно. Последние пять лет производители программного обеспечения начали в массовом порядке переориентироваться с систем кадрового учета на системы управления персоналом. Пользователю стали предлагаться все новые и новые средства из хорошо проработанного за рубежом арсенала "human recourses management". Собственно, кадровый учет теперь является лишь одной из множества подсистем управления персоналом.

Существующие в настоящее время подходы к разработке систем управления персоналом можно разделить на два направления.

Разработка систем автоматизации учетных кадровых функций, включающих задачи:

· учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;

· формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;

· подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;

· хранение копий приказов по основной деятельности;

· возможность получения полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

· настраиваемость системы на структуру предприятия, разработку отчетной документации.

Разработка экспертных систем по анализу и принятию решений в области управления персоналом - анализ и управление мотивацией, построение карьерограмм, психологическое тестирование, планирование расходов на персонал и т.д. Качество автоматизации кадрового учета остается наиважнейшим фактором как при выборе, так и при создании системы. Кадровый учет является краеугольным камнем управления персоналом, наиболее затратной его частью из-за больших объемов ввода первичных данных. Даже относительно небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения точности, возможности оперативной корректировки вводимых данных.

Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами, разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков. Претерпел существенные изменения функционал штатного расписания, огромная работа проведена в области территориально-распределенных и холдинговых структур, упростилась настраиваемость систем и т.д. Слабым звеном в автоматизации кадровой работы является одна из составляющих кадрового учета - работа с бумажными документами.

Практически каждая из операций кадрового учета требует работы с бумажными документами. Операции ведения кадрового учета (с точки зрения бумажного документооборота) можно разделить на:

· учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;

· формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;

· подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;

· хранение копий приказов по основной деятельности.

Сегодня одним из вариантов решения задачи автоматизации работы с бумажными документами является использование в кадровой службе автоматизированных систем по делопроизводству. Первичные документы личных дел давно уже разделяются на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для обеспечения правовых взаимоотношений работника и организации. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эту технологию и формируют, по требованию пользователя, копии приказов и различного рода выписки, однако далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, документы об образовании и прочее. А ведь поиск по электронной базе данных с последующим выводом на печать или отправкой по почте копии необходимого документа выполняются значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, ксерокопирование и отправка бумажной копии запросившему ее лицу.

Архивное хранение личных дел: ведение номенклатуры, поиск и прочие операции с архивом не автоматизированы в современных информационных системах (ИС) кадрового учета. Безусловно, системы автоматизации архивной деятельности существуют, но они функционируют и предлагаются как отдельный программный продукт.

Формирование приказов по личному составу автоматизировано почти во всех системах кадрового учета. Наличие этой операции стало уже стандартом для производителей систем кадрового учета. Но ведь формирование приказа - только половина дела. Его ведь еще нужно завизировать, утвердить, исполнить и разослать копии другим соисполнителям. И если исполнение приказа, хоть и без автоматической фиксации изменений проекта, как правило, реализовано, то все остальные этапы проведения приказа до сих пор являлись полностью ручной операцией.

Многие виды приказов требуют зачастую по 7 - 9 и более виз. В современных организациях с отлаженной системой безопасности и развитыми административно-хозяйственными службами по некоторым кадровым приказам может насчитываться, помимо кадровика, до 5 и более соисполнителей.

Важную роль в повышении эффективности, оперативности управления персоналом играют автоматизированные системы по делопроизводству. Через систему делопроизводства труд кадровика по проведению, например, приказов или распоряжений сводится к контролю за прохождением документа, т.е. система автоматически доводит информацию до соисполнителей и других заинтересованных должностных лиц, круг которых определен внутренними инструкциями организации. Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных документов по основной деятельности. Системы по делопроизводству предоставят ему любую информацию, находящуюся в базе данных системы.

При интеграции системы кадрового учета в систему автоматизации делопроизводства, когда внутренняя инструкция по делопроизводству допускает визирование документов в электронном виде, система документооборота сама обеспечивает проведение процесса визирования. При необходимости визирования на бумажном носителе система по делопроизводству позволит проконтролировать доставку документа всем визирующим лицам, отследить сроки согласования и подписания, что крайне важно для подготовки приказов по персоналу.

При задействовании системы по делопроизводству все изменения, внесенные в документ визирующим, фиксируются в электронной карточке. При утверждении документа руководитель может (при желании) просмотреть этапы внесения изменений в документ на стадии визирования. При наличии в организации специализированных служб, отвечающих за внутренний документооборот, специалисту по проведению приказов службы управления персоналом остается только контролировать прохождение документа.

Особо следует отметить, что с выполнением вышеописанных функций может справиться далеко не каждая система документооборота. Кадровые приказы специфичны тем, что они обязаны быть бумажными. К сожалению, большинство систем, позиционируемых как системы документооборота, скорее, обеспечивают рассылку информацию, нежели управляют реальным бумажным документооборотом, что при большом количестве приказов по личному составу может привести к существенным проблемам. Отдельный вопрос - передача в службу управления персоналом первичных документов из подразделений. Ведь очевидно, чем больше доля документов, приходящих в службу в электронном виде, тем меньше усилий необходимо затратить на их обработку. Традиционно для доставки документов пытаются использовать электронную почту, но функционал стандартных почтовых систем, как правило, не удовлетворяет административным требованиям. Использование системы делопроизводства для приема первичных данных из подразделений позволяет решать все административные проблемы передачи. Система не только поможет разослать запросы на документы по подразделениям и проконтролировать их отправку в отдел кадров, но и проверит подлинность электронных цифровых подписей на документах, а также автоматически загрузит их в БД кадров. Зачастую даже в небольших организациях табель учета рабочего времени заполняется в электронной форме, после чего распечатывается, подписывается, направляется в отдел кадров (расчетную часть, ОТиЗ, отдел нормирования труда и т.д.). Процесс бумажной передачи данных (вместо электронной) необходим лишь для подтверждения подписи ответственного лица. Использование ЭЦП позволит доверять автоматической загрузке внутренней отчетности и серьезнейшим образом снизит трудозатраты работников службы управления персоналом.

Таким образом, будущее за интеграцией профессиональной системы кадрового учета и системы управления документооборотом. Интеграция систем позволит:

- защитить передаваемые данные. Не секрет, что практически вся кадровая информация относится к конфиденциальным сведениям. Аля получения данных сторонним подразделениям либо предоставляется доступ к БД кадров, либо информация высылается в электронном или бумажном виде; - еще одним важным преимуществом интеграции являются механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Если рабочее место кадровика оборудовать сканером для загрузки копий документов в БД кадров, это, несомненно, даст выигрыш в производительности при предоставлении копий документов. Но максимальное снижение трудозатрат даст лишь механизм использования поточного сканирования документов, реализованный в некоторых системах. При наличии в организации подразделения централизованной обработки документов кадровая система автоматически получает и сохраняет электронную копию документа. Кадровику остается лишь распечатать ее и завизировать.

Лекция 5 2.5. Правовое и нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом.

Докладные и служебные записки - это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

- докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;

- служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

- внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

- внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". К таким реквизитам относятся:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

- дата;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись составителя (с указанием должности).

Согласно ГOCTy текст любого информационно - справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Пример 1

Угловое расположение реквизитов	Продольное расположение реквизитов
Наименование Адресат структурного подразделения   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   _______ № ________   заголовок к тексту	Наименование структурного подразделения   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   ________ № ________   Адресат заголовок к тексту

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию".

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Пример 2

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Пример 3

Отдел рекламы Генеральному директору

ООО "Мечта"

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА В.Л. Горюнову

20.01.2006 № 10

о командировании специалистов

для участия в семинаре

В соответствии с полученным 19.01.2006 от ООО "Экспо" официальным приглашением сотрудникам ООО "Мечта" посетить организуемый ООО "Экспо" международный семинар, посвященный развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу Вас командировать на семинар (г. Кострома) на срок с 01.02.2006 по 07.02.2006 следующих специалистов: маркетолога Короткова A.M. и художника-дизайнера Сорокину А.В.

Начальник отдела М.Ю. Железнов

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Пример 4

Правительство Москвы Префекту Северного

Департамент инвестиционных Административного округа

программ строительства М.М. Момонову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

27.02.2006 № 03-04/6

Москва

Довожу до Вашего сведения, что представитель префектуры А.В. Соколов, являясь на еженедельные заседания Рабочей группы, приходит недостаточно подготовленным, возложенные поручения выполняет не в полном объеме, а 22.02.2006 отсутствовал на совещании.

Прошу принять соответствующие меры.

Руководитель департамента А.В. Саленцева

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как "Служебная записка". Однако данный вид документа широко используется на практике. В связи с чем предлагаем оформлять "Служебную записку" в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях единства оформления документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные. Пример оформления служебной записки:

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

- аналитическими,

- отчетными или

- информационными.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за 1 квартал 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2006 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

- внешними и

- внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справок может быть оформлен в виде, таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

Пример 6

Общество с ограниченной ответственностью "Леда" Генеральному директору

Отдел кадров А.А. Вишнякову

СПРАВКА

03.04.2006 № 117

Москва

об использовании трудовых ресурсов

за 1 квартал 2006 г.

Наименование показателей	Количество
Число фактически отработанных человеко-часов работниками (без совместителей и работников не списочного состава)	24120 человеко-часов
Численность совместителей, принятых из других предприятий, учреждений, организаций	нет
Численность работников, выполнявших работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера	нет
Численность всех работников в среднем за отчетный период	67 человек

Начальник отдела А.В. Петухов

Инспектор отдела Л.В. Лопухова

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

- полноты и достоверности фактов и сведений;

- правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);

- точности датирования;

- соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно работает" и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

Пример оформления справки служебного характера:

Пример 7

НОУ ВПО "Московский институт юриспруденции"

СПРАВКА

01.03.2006 № 18

Москва

Иванова Ирина Петровна работает старшим преподавателем кафедры "Документоведения" Московского института юриспруденции по совместительству с 01.04.2005 года.

Справка выдана для представления по основному месту работы.

Ректор института B.C. Кириллов

Начальник отдела кадров А.Ю. Борисова

Основной обмен документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Тема 3. Планирование работы персонала.

3.1. Сущность, цели и задачи кадрового планирования. Этапы кадрового планирования.

3.2. Оперативный план работы с персоналом. Структура оперативного плана. Информация о персонале. Планирование потребности в персонале.

3.3. Маркетинг персонала.

Лекция 6.

Дата добавления: 2014-11-06