Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческого учета

Порядок определения стоимости услуг по автоматизации строится на двух принципах:

1. Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множества условий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как объем хозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличие различного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может быть некой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждого клиента.

2. Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их трудоемкости и высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуации они всегда стоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынке предлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается "псевдоавтоматизацией". Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто "не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи".

Расценки на услуги скорее всего должны быть подневные, то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует отметить, что эта подневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина подневной ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка.

Итоговая сумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которые необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней на вышеназванную подневную ставку. Количество же дней зависит от каждого конкретного клиента.

Для того, чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет, следует провести две процедуры:

1. Бесплатный выезд на определение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно, сумму за услуги.

2. Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае, если имеет место одно из тех обстоятельств:

· предприятие достаточно большое (численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек);

· имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять";

· клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ,

можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены), разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарный график выполнения работ в котором указано, что будет иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чего можно "довести" стоимость автоматизации до возможностей клиента.

После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключается договор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации. Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В случае, если определение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны в плане-гафике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом не оплачивается.

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

ТЕМА 2: Организация создания распределенных баз данных для бухгалтерского учета, контроля и анализа.

Базы данных учета, контроля и анализа позволяют создать единый информационный фонд учетных данных, осуществить полное отражение синтетических и аналитических показателей хозяйственных операций, а также сформировать производные показатели на основе переработки хранящихся данных.

При разработке информационной базы бухгалтерских данных следует иметь в виду необходимость постепенной автоматизации всех хозяйственных операций учета, контроля и аудита.

Существующие в настоящее время средства разработки баз данных отличаются функциональной и структурной сложностью, а процесс проектирования с их использованием характеризуется большой длительностью, высокой трудоемкостью и значительными финансовыми затратами. Поэтому при создании распределенных баз данных для бухгалтерского учета, контроля и анализа на первый план выдвигаются требования сокращения сроков и стоимости создания локальных баз данных, необходимости эффективного использования ресурсов центральной базы данных и автоматизации наиболее трудоемких этапов проектирования распределенных баз данных.

Возможны различные принципы организации РСОД АРМ бухгалтера. Наиболее простым подходом являются организация базы данных на основе файлов или в виде совокупности пакетов прикладных программ.

Наиболее характерной для РСОД АРМ бухгалтера является база данных, работа с которой организована в запросно-ответном режиме с использованием телеобработки и специального информационного языка показателей учета, контроля и аудита, отражающего результаты унификации исходных наименований учетных данных. Как правило, деятельность учетного персонала регламентирована различными положениями, инструкциями и т.п., но на практике возникают нестандартные ситуации, правильность разрешения которых зависит от опыта должностного лица, уровня его подготовки и других объективных и субъективных причин и обстоятельств. К тому же нередко одни и те же инструкции и документы, определяющие методологию учета, разными людьми воспринимаются и интерпретируются по-разному.

Поэтому организация учета, контроля и аудита с использованием АРМ бухгалтера требует применения специальным образом организованных совокупностей знаний и наличия методов получения новых знаний. Эти системы наряду с традиционными базами данных должны включать специальные базы знаний как источники накопленного опыта и средства принятия управленческих решений. Такой подход коренным образом меняет представление об информационном обеспечении АРМ бухгалтера и позволяет рассматривать проблему создания баз данных учета, контроля и аудита в следующих четырех аспектах.

1. Как проблему, связанную с созданием общей базы оперативной и нормативно-справочной информации.

2. Как проблему, связанную с общеметодическими вопросами учета, контроля и аудита.

3. Как проблему, связанную с принятием решений по организации учета на конкретном рассматриваемом объекте.

4. Как проблему, связанную с принятием решений по управлению учетом.

В первом аспекте база данных, содержащая как оперативную, так и нормативно-справочную информацию, строится на основе упорядоченной системы показателей учета, контроля и аудита и системы классификаторов с формализованными информационными отношениями между ними.

Во втором аспекте база данных содержит знания, предназначенные для консультаций работников бухгалтерии (особенно имеющих небольшой стаж работы) по вопросам общеметодологического характера учета, контроля и аудита и по поводу принятия управленческих решений. Центральное место при создании такой базы данных должно принадлежать разработке информационного языка показателей учета, контроля и аудита. Здесь же должны быть представлены последовательность и алгоритм расчета всех производственных показателей, используемых для отображения учетно-экономической информации, а также определено местонахождение показателей в базе данных.

В третьем аспекте в базе данных должны быть представлены знания, необходимые для принятия управленческих решений, визирования управленческой документации и для других подобных целей.

В четвертом аспекте знания, содержащиеся в базе данных, используются в связи с выполнением сотрудниками бухгалтерии своих функций по учету, контролю и анализу. При этом система проводит анализ причинных связей ошибок, определяет их зависимость от других факторов и вырабатывает рекомендации по их устранению. Такой подход позволяет избежать сложных и длительных вычислений, характерных для традиционных методов анализа, а вместо них воспользоваться накопленными знаниями о возможных причинах ошибок, например, о причинах возникновения сверхнормативных расходов по статьям затрат и т.д. Таким образом, для любой ситуации такая база данных (а вернее, база знаний) может выдать набор альтернатив по ее разрешению. Выбрав наиболее приемлемые варианты, пользователь будет иметь в своем распоряжении одну или несколько версий, подлежащих дальнейшей проверке.

Такой вариант создания баз данных позволяет получить полную модель объекта управления и, что самое главное, повысить уровень профессионализма лиц, выполняющих те или иные функции бухгалтерского учета.

Интеграция различных процессов управления возможна только путем создания интегрированных баз данных и знаний, формирующих информацию относительно учета, контроля и аудита. В связи с этим автоматизированные системы управления предприятиями на основе РСОД должны строиться не по функциональному и не по предметному принципу, а посредством оптимального их сочетания, когда используется комплексный подход для управления относительно обособленными объектами. Такой подход к созданию распределенных баз данных учета, контроля и аудита позволяет обеспечить полное взаимодействие всех функций управления и на деле решить вопрос об интеграции экономической информации.

Принятие концепции базы данных учета, контроля и аудита отражает изменения в традиционных методах обработки данных. Новая технология в условиях РСОД с применением АРМ бухгалтера, также как и новый подход, оказывает большое влияние на разработку автоматизированных систем и на управление ими. Меняется не только существо работы, но и структура разделения обработки данных, что связано с введением функции распределенной системы обработки данных.

Внедрение РСОД и перевод прикладных систем на новую технологию подобны тому огромному преобразованию, которое происходит при замене ручной обработки данных на автоматизированную. Организационное обеспечение РСОД, определяющее в настоящее время успех процесса автоматизации учета, контроля и аудита, еще недостаточно изучено. Существующая обработка учетной информации должна быть переведена на новые прцедуры с использованием распределенной обработки данных.

Применение РСОД учета, контроля и аудита приводит к изменению организации бухгалтерских работ. С централизацией управления данными снижается роль низовых звеньев, а интеграция вызывает необходимость их разделения и организации более тесного взаимодействия между теми звеньями, которые ранее действовали независимо.

Для успешного решения перечисленных выше проблем необходимо разработать стратегию требуемых изменений. Прежде всего следует составить перечень краткосрочных мероприятий, связанных с промежуточными изменениями, по результатам которых можно оценить результативность проводимого преобразования. Это позволяет своевременно выявить и устранить возникшие препятствия.

Дальнейшая работа подразделяется на четыре этапа.

На первом этапе необходимо определить базу данных и прежде всего выбрать связанное с ней программное обеспечение. На этом же этапе возможно создание информационного языка показателей учета, котроля и аудита и возможна разработка стандартов.

На втором этапе работы должны быть сосредоточены на таких задачах, как пректирование базы данных и разработка процедур копирования и восстановления. Одновременно ведутся работы по поддержанию информационного языка показателей учета, контроля и аудита, по созданию описаний базы данных, а также по сопровождению локальных баз данных.

На третьем этапе, этапе начала разработки баз данных, работа ведется лишь для одной прикладной области, что связано с опробованием нового подхода на простых задачах и необходимостью выработки практических навыков по новой технологии и программному обеспечению.

С вводом в эксплуатацию первичных баз данных разработка РСОД учета, контроля и аудита вступает на четвертый этап – этап интеграции. Здесь реализуются запланированные ранее связи между базами данных и разрабатываются основанные на интеграции прикладные системы.

С этого момента реализуется принцип применения концепции базы данных. На этапе интеграции все в большей мере приходится вместо задачи разработки решать задачи эксплуатации и управления. Поскольку к этому времени большинство баз данных уже реализованы или подготовлены к окончательной реализации, разработчики РСОД концентрируют свое внимание на проблемах улучшения эксплуатационных характеристик и на контроле качества и надежности баз данных.

Как и в случае любой функциональной информационной системы, организация эффективной работы РСОД учета, контроля и аудита значительно зависит от наличия и состава комплекса документов по организационно-правовому обеспечению системы.

В состав организационно-правовой документации РСОД учета, контроля и аудита входят инструкции по ведению первичной документации, по передаче информации между отдельными АРМ бухгалтера, по обработке информации в центральной базе, по переносу информации на машинные носители, по созданию и обслуживанию баз данных, по подготовке информации для обработки на ЭВМ пользователем системы.

Инструкции определяют технологию обработки данных, права и обязанности персонала предприятия в условиях функционирования РСОД. Концепция баз данных также приносит в деятельность работников предприятия определенные проблемы. Меняются требования к квалификации специалистов, происходит перераспределение обязанностей, изменяется организационная структура подразделений, обслуживающих ЭВМ на предприятии. Для поддержки СУБД и ведения баз данных необходим новый уровень технической подготовки персонала. Необходимо установить приоритеты доступа к информации, разрешить конфликтные требования различных задач учета, контроля и аудита к общим данным. Вопросы обеспечения целостности данных и их надежности необходимо решать не для каждой задачи отдельно, а для всей прикладной области одновременно. Для эксплуатации РСОД с использованием АРМ бухгалтера необходимо решить следующие организационные задачи:

--- разработка метода доступа к базе данных;

--- распределение приоритетов прикладных программ;

--- обеспечение безопасности базы данных;

--- разработка требований к средствам восстановления базы данных после возникновения отказов;

--- поддержка средств восстановления в актуальном состоянии;

--- ведение архива данных;

--- поддержка в актуальном состоянии процедур запуска СУБД;

--- разработка требований к процедурам обновления базы данных;

--- периодическое (по имеющемуся графику) проведение регламентных работ с базой данных;

--- разрешение проблем и ошибок, возникающих в базе данных;

--- разбор отчетов о нарушении эксплуатационных параметров прикладными программами, работающими с базой данных;

--- организация разграничения доступа к информации и обеспечения секретности.

Опыт разработки и внедрения задач учета показывает, что в первые годы эксплуатации РСОД идет процесс развития базы данных и постоянного увеличения ее объема. Поэтому необходимо тщательно разработать процедуры копирования и восстановления баз и их логического контроля. Переход предприятий на новые методы хозяйствования в условиях рыночной экономики объективно требует совершенствования методов и средств самой методологии создания РСОД с применением АРМ.

Работы необходимо проводить в двух взаимосвязанных направлениях: создание методов и средств проектирования и внедрения РСОД с применением АРМ бухгалтера и совершенствование внутрихозяйственного учета в условиях коренной перестройки управления экономикой. В рамках первого направления необходимо осуществить следующие мероприятия:

--- разработку содержательных и математических моделей данных, синтеза и описания автоматизированной системы учета;

--- Разработку технологий, моделей, алгоритмов подготовки, принятия и контроля исполнения индивидуальных и коллегиальных решений по результатам решения учетных задач;

--- разработку инструментальных средств АРМ учетного работника и локальных сетей по реализации РСОД;

--- разработка конкретных АРМ бухгалтера для каждого участка учета.

Такой системный подход к вопросу моделирования, методологии и организации распределенных баз данных с использованием АРМ бухгалтера в наибольшей степени отвечает принципам интеграции, рационального размещения данных, доступности к данным и обработки данных на местах возникновения информации.

Тема 3. Первинні документи: поняття, реквізити, класифікація.

Значення первинних документів у бухгалтерському обліку дуже велико. Документ – це початкове джерело всієї облікової інформації. З іншого боку, приблизно 30 % усіх документів, що створюються на промисловому підприємстві, припадають на бухгалтерію. Без документа жодну господарську операцію не може бути прийнято до обліку. Документи є основою, фундаментом, на якому ґрунтується вся облікова робота. Від якості документів залежить якість усіх облікових показників, включно зі звітністю, а документування як процес оформлення господарських операцій документами є одним із основних елементів методу бухгалтерського обліку.

Первинні документи – це доказ виконаних господарських операцій або письмове розпорядження на право їх виконання. Із застосуванням у бухгалтерському обліку комп’ютерів під документами стали розуміти і електронні носії первинних даних.

Про первинні документи як про основу обліку писав ще Лука Пачолі у відомому „Трактаті про рахунки і записи”. Хоча він і не розглядав документи як свідоцтва, що підтверджують кожну господарську операцію, проте вказував на необхідність ведення такого „первинного документа”, як Меморіалу – книги, в яку „...купець записував усі справи в такій послідовності, в якій вони відбувалися з дня в день, година за годиною”. Уже тоді мова йшла про обов’язковість зазначення таких даних, котрі має бути відображено в обліку: суб’єкт (хто); об’єкт (що); час (коли); місце (де).

За проф. М.В. Дембінським, первинні документи класифікуються за такими ознаками:

а) призначення;

б) обсяг даних;

в) спосіб використання.

За призначенням документи поділяються так:

- розпорядчі, що містять наказ на здійснення господарської операції;

- виправдовуючи, які відображають господарські операції, що вже здійснилися;

- комбіновані.

За обсягом даних документи поділяються таким чином:

- первинні;

- зведені.

За способом використання вони бувають:

- разові;

- накопичувальні.

Доц. Н.М. Грабова до класифікації документів за призначенням додавала ще й документи бухгалтерського оформлення, які складають працівники бухгалтерії для підготовки й полегшення облікових записів на підставі відповідних первинних документів. Часто документи за призначенням поєднують ознаки різних видів.

За місцем складання документи бувають внутрішніми (складаються на підприємстві й обертаються в його межах) та зовнішніми (складаються на підприємстві або за його межами, але обертаються між підприємствами й організаціями).

Залежно від кількості облікових позицій розрізняють одно позиційні та багато позиційні документи.

Елементарними неподільними одиницями економічної інформації, які входять до первинного документа, є його реквізити. Реквізити поділяються на реквізити-ознаки і реквізити-підстави.

Реквізити-ознаки характеризують якісні властивості об’єкта, що описується (час і місце операції, прізвище, ім’я виконавця, назва операції тощо).

Реквізити-підстави дають кількісну характеристику явищ, виражену у визначених одиницях виміру (сума внеску в гривнях, ставка податку у відсотках тощо). Окремо взяті реквізити-ознаки і реквізити-підстави економічного сенсу не мають, тому застосовуються тільки в поєднанні один з одним.

Можна виділити такі обов’язкові реквізити документів: назва документа; дата складання; назва та адреса підприємства, де було складено документ; зазначення осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції; зміст операції; вимірники та підписи відповідальних осіб. Решта реквізитів визначаються характером операцій, що реєструються.

1. Електронні первинні документи.

Розглядаючи питання про комп’ютеризацію первинного документування, слід мати на увазі, що поняття документа в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації суттєво відрізняються. Поняття „електронний документ” в інформатиці або документ, зафіксований у ком’пютері, дуже широке. Усі екрани, екранні форми і дані, представлені на комп’ютері, може бути розглянуто як документи. Спочатку інформація фіксується на магнітному або оптичному диску, потім подається у форматі комп’ютерної програми і, нарешті, використовується в подальшій діяльності.

Отже, в інформатиці електронний документ – це сукупність трьох складових:

- фізичної реєстрації інформації;

- форми подання інформації;

- активізації визначеної діяльності.

Саме певна діяльність і перетворює інформацію в документ. Але документ перестає існувати, якщо в подальшому над ним не буде здійснено процедури обробки.

Використання комп’ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і, відповідно, електронних первинних документів, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів. Складання, оформлення і зберігання первинних документів при комп’ютеризованому первинному обліку має ряд відмінностей від паперової обробки даних, котрі можна представити такою схемою (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Порядок ведення комп’ютеризованого первинного обліку:

- перенесення даних; - звірка

Первинний документ може складатися вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним облікову фразу – сукупність реквізитів для зберігання в комп’ютерній базі даних, у т. ч. проводку, яка додається до хронологічного масиву даних – журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

При комп’ютеризованому обліку первинний документ може складатися або в бухгалтерії, або на робочих місцях облікових працівників – у підрозділах підприємства – за допомогою комп’ютерів, підключених до локальних та глобальних обчислювальних мереж, причому документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів. Електронний документ реєструється в комп’ютерному журналі реєстрації первинних документів, а проводки, що за ним створюються (облікова фраза), додаються до електронного журналу операцій.

Основні відмінності технології первинного документування в комп’ютерних облікових системах такі:

а) накопичення і первинна обробка облікових даних відбуваються на персональних комп’ютерах, установлених безпосередньо на робочих місцях облікових працівників;

б) обробка первинної інформації здійснюється за принципом об’єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних КІСП;

в) автоматична реєстрація первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, старт-карток, електронних зважувальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо. При цьому автоматичне введення первинних даних не звільняє від необхідності оформляти згодом юридично повноцінне підтвердження здійснених господарських операцій.

2. Моделі документування в комп’ютерних програмах.

Важливим компонентом системи моделей подання та інтерпретації облікових даних, які використовуються у створенні комп’ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО), є модель документування, що в них використовується. Вона визначає правила формування, зберігання, інтерпретації й обробки документів.

Тема 4. Характеристика технологічних процесів автоматизованої обробки економічної інформації

Технологічний процес обробки інформації – це сукупність взаємопов’язаних технологічних операцій, які виконуються над інформацією та її носіями у певній послідовності.

Технологічні операції в технологічному процесі можуть поєднуватися по-різному. Варіант поєднання зумовлює тип технологічного процесу:

- операційний

- предметний

- змішаний..

В операційному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюються одна або кілька споріднених операцій (частіше одна) з обробки будь-яких видів інформації. Наприклад, за працівником закріплюються операція перенесення інформації на “вінчестер” ПЕОМ та операція контролю такого перенесення. Цей працівник вводитиме до ПЕОМ інформацію з усіх використовуваних документів. Наприклад, він працюватиме з прибутковими та видатковими касовими й складськими ордерами, нарядами на відрядну роботу, табелями обліку відпрацьованого часу тощо.

У предметному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюється одна або кілька (частіше кілька) операцій з обробки інформації одного виду або з одного документа. Наприклад, за працівником закріплюються операції з уводу інформації до ПЕОМ, контролю вводу, обробки та видання результату щодо обліку виданих зі складу матеріалів. Такий тип технологічного процесу притаманний АРМ. Економіст самостійно обробляє інформацію, пов’язану з його професійними обов’язками, за всіма операціями.

При змішаному типі побудови технологічного процесу частина операцій виконується за операційним типом, а частина - за предметним. Наприклад, на АРМ бухгалтера введення інформації про рух матеріалів на складі виконує один працівник, про нарахування заробітної плати – другий, а обробку інформації і видавання результатів по всіх ділянках бухгалтерського обліку – третій.

Кожний з цих типів організації технологічного процесу має свої недоліки і свої переваги. Операційний тип дає змогу підвищити продуктивність праці завдяки тому, що працівник виконує однакові дії і не відвертає свою увагу на інше. Предметний тип дає змогу підвищити достовірність даних, оскільки людина, яка обробляє інформацію, обізнана з предметною областю і може самостійно виявити помилки. Змішаний тип має недоліки та переваги обох типів. Які з них переважатимуть, залежить від обсягів інформації, яка переробляється, кваліфікації працівників і т. ін.

Операції у технологічному процесі можуть виконуватися послідовно та паралельно. При послідовному виконанні операцій наступна не почнеться доти, доки не закінчиться попередня. При паралельному виконанні операцій кілька з них можуть виконуватись одночасно. Наприклад, не можна перевірити, як була введена інформація до ЕОМ раніше, ніж цю інформацію набрано на клавіатурі ЕОМ. Але можна набирати на клавіатурі інформацію і приймати машинні носії та копіювати з них на ЕОМ інформацію.

Одну й ту саму операцію можуть одночасно виконувати кілька операторів, якщо це дозволяють технічні пристрої. Наприклад, на підприємстві є кілька ПЕОМ. З їх допомогою відомості з документів, на підставі яких нараховується заробітна плата, заносяться на жорстокий магнітний диск кількома операторами одночасно. Так може бути, коли набирання інформації на клавіатурі вельми трудомістке, а інформацію потрібно обробити в найстисліші строки (останні документи надходять на обробку в перших числах кожного місяця, а платіжні відомості на видавання заробітної плати з каси необхідно мати, скажімо, 5 числа).

Типовий технологічний процес має три етапи:

- первинний

- підготовчий

- основний..

На первинному етапі виконуються збір, реєстрація інформації та передавання її на обробку. На підготовчому етапі інформація записується на машинні носії і виконується відповідний контроль. На основному етапі інформація обробляється на ЕОМ і видаються результатні зведення. Статистика показує, що коли трудомісткість усього технологічного процесу взяти за 100%, то на первинний етап припадає 50%, на підготовчий – 35%, а на основний – 15%.

При розгляді технології складання бухгалтерського балансу можна виявити відсутність первинного та підготовчого етапів технологічного процесу. Це пояснюються тим, що бухгалтерський баланс складається за результатами обробки інформації на ЕОМ, які вже були записані на машинні носії.

Операції кожного етапу технологічного процесу можуть розглядатися як окремий технологічний процес. Традиційно відрізняють два технологічні процеси – технологічний процес збору, реєстрації та передавання даних на обробку і технологічний процес обробки даних. Це пояснюється тим, що здебільшого інформація обробляється не в місцях її виникнення. Такі технологічні процеси відокремлені один від одного територіально і в часі.

Для обробки інформації конкретного виду можуть одночасно розглядатися кілька технологічних процесів, операції яких іноді виконуються одночасно. Це пов’язано з розподільною обробкою інформації на різних робочих місцях та в різних підрозділах.

Найчастіше розглядають технологічний процес на конкретному робочому місці і технологічний процес, який дає змогу адміністраторові системи підтримувати її в роботоздатному стані. Наприклад, бухгалтер на своєму робочому місці обробляє інформацію про наявність та рух інформації на складі, комірник у цей час за допомогою ЕОМ вводить додаткові документи, а адміністратор системи виконує дії зі страхового копіювання масивів інформації тощо.

Операції збору та реєстрації інформації.

Технологічний процес обробки інформації починається з її збирання та реєстрації. Збирання інформації – це підрахування, зважування, вимірювання або інші варіанти визначення обсягів тієї чи іншої господарської операції. Реєстрація – це занесення зібраних відомостей на носій інформації. Практично завжди, збирання та реєстрація пов’язані між собою. Немає сенсу збирати інформацію, не реєструючи її.

Операції обробки інформації на ЕОМ.

Після підготовки машинних носіїв інформації починаються розрахунки на ЕОМ. Такі розрахунки виконуються автоматично за допомогою раніше створених програм. Під час розрахунку можливі переривання процесу обробки, які пов’язані з вибором подальшого режиму роботи або приймання тих чи інших управлінських рішень. Процес обробки інформації на ЕОМ закінчується формуванням носіїв інформації або їх відображення на екрані чи папері.

Друкування результатів обробки можна організувати по-різному. Це залежить від обсягів даних, які друкуються, особливостей друкувальних пристроїв, які використовуються, побудови програмного забезпечення.

Традиційний варіант – це формування і друкування документів в процесі обробки. Він придатний для невеликих обсягів інформації і невисоко надійних друкувальних пристроях. Дуже часто постає потреба передрукувати окремі сторінки відомостей через помилки друкувального пристрою. Якщо при цьому друкування організовано разом з обробкою, то буде витрачено багато часу й паперу для передруковування всіх відомостей. У разі великих обсягів інформації бажано друкування виокремлювати самостійну технологічну операцію і програмне забезпечення або файли для друкування будувати так, щоб друк був можливий з будь-якої сторінки і задовільній кількості сторінок.

У програмах друкування бажано передбачити діалог з оператором для уточнення параметрів друку, таких як номер сторінки, з якої потрібно почати, кількість сторінок, які слід надрукувати, або номер останньої сторінки, що має бути надрукована.

Можливі ситуації (за наявності різних ЕОМ), коли розрахунок за алгоритмом виконується на одній ЕОМ, а друкування - на іншій. У такому разі до технологічного процесу додається операція передавання файлів для друкування на інші ЕОМ. Програмне забезпечення для друкування обов’язково має формувати відповідні файли.

Після розрахунку можуть виконуватись операції копіювання результатів на різні машинні носії. Обов’язково копіюються нагромаджу вальні масиви та масиви перехідних залишків. У разі псування інформації на підставі таких копій і змісту оперативних масивів можна відновити втрачені дані. Наприклад, залишки матеріалів на складі на кінець місяця можна при пошкоджені відновити за копією про залишки матеріалів на початок місяця та масивом (на підставі первинних документів), де відбито рух матеріалів на складі за місяць.

На цьому самому етапі знімаються копії з масивів з оперативними даними. Спосіб знімання копій залежить від способу підготовки масиву. Якщо масив готувався на такому носії як, наприклад, магнітна стрічка або дискета, то з нього знімається копія на жорстокий магнітний диск. Якщо масив готувався на жорсткому магнітному диску, то з нього знімається копія на будь-який знімний машинний носій.

Якщо інформація обробляється централізовано, то результати друкування обов’язково передаються в ті підрозділи організацій, де вони використовуватимуться. Передаватися можуть документи та машинні носії, причому інформація може передаватися окремими масивами по каналах зв’язку, якщо ЕОМ об’єднані в мережу.

При розподільній обробці інформації результатні відомості здебільшого лишаються там, де вони були сформовані, тобто маже бути відсутня операція передавання результату користувачеві. Але і під час розподільної обробки інформації відомості можуть передаватися до інших підрозділів, іншим користувачам (керівництву установи, якщо необхідно мати довідковий матеріал, або інших підрозділів, де користуються такою інформацією). Наприклад, інформацію про рух коштів по розрахунковому рахунку установи обробляє фінансовий відділ. Результати обробки потрібні не лише в цьому відділі, а й у бухгалтерії, де складається бухгалтерська звітність. Тому результати можуть бути надруковані у кількох примірниках, і один з них буде переданий до бухгалтерії.

Проектна документація на технологічні процеси.

До документів, що створюються для супроводження технологічних процесів, належать т ехнологічні інструкції, посібник користувача, технологічна картка.

Інструкції можуть розроблятися на одну технологічну операцію або кілька споріднених операцій, які приводять до певного результату. Наприклад, можуть бути окремі інструкції на набирання інформації на клавіатурі. Може існувати й одна інструкція для підготовки машинних носіїв, до неї ввійдуть дії з набирання інформації, контролю набирання та страхового введення інформації. Варіант інструкції залежить від розподілу обов’язків між персоналом і визначається зручністю користування інструкцією. Якщо всі дії з підготовки машинного носія виконує одна людина, вжити одну, а не кілька інструкцій. Якщо дії з підготовки машинних носіїв виконують кілька осіб, то бажано для кожної створити окрему інструкцію.

Інструкція може подаватися в добровільній формі. У ній слід докладно описати дії, які необхідні під час виконання тієї чи іншої технологічної операції. Обов’язково треба визначити не тільки посаду персоналу, а й рівень його комп’ютерної та професійної кваліфікації. Особливо важливо визначити рівень комп’ютерної кваліфікації. Інструкція щодо однієї операції може бути написана по-різному залежно від кваліфікації особи, яка цю операцію має виконувати. Для людей з початковою комп’ютерною підготовкою більшість дій мають бути описані дуже докладно. Такий опис може стосуватися не лише конкретних дій щодо операції, а не дій, які будуть пов’язані із відімкненням тих чи інших технічних пристроїв або встановлення машинних носіїв. Операції, як правило, описані так, що людина, яка читає інструкцію, може з її допомогою крок за кроком виконати всі потрібні дії.

Розглянемо, наприклад, операцію копіювання інформації з жорстокого на гнучкий диск. Для людей різної комп’ютерної підготовки ця операція може бути описана по-різному. Якщо операцію виконуватиме оператор обчислювального центру, то йому в інструкції достатньо визначити, які файли, коли і куди необхідно скопіювати. У такій інструкції можуть бути наведені рекомендації щодо команд, або програма, за допомогою яких можна виконати копіювання. Оператор може додержуватися рекомендацій, але може виконувати копіювання і по-своєму. Він має додержуватися лише вказівок про файли, які слід копіювати.

Дії з копіювання для бухгалтера потрібно описати інакше. Бухгалтер може не зорієнтуватися в деяких ситуаціях, які виникають під час копіювання. Наприклад, фізичне пошкодження гнучкого диска, неправильне набирання команди тощо може призвести до того, що операція не буде виконана, але бухгалтер про це не здогадається. Тому для людини такої кваліфікації потрібно описати не лише рекомендації з копіювання, а й усі дії, що їх він має виконати. Слід також описати всі ситуації, які можуть виникнути в разі некоректно виконаних дій або різноманітних пошкоджень пристроїв чи інформації. Якщо людина не в змозі виправити ситуацію при різноманітних пошкодженнях, в інструкції бажано визначити, куди можна звернутися по допомогу.

Технологічна картка містить перелік технологічних операцій, які мають виконуватися під час обробки інформації певного призначення на ЕОМ, та посилання на інструкції, які описують кожну з технологічних операцій. Найчастіше технологічна картка складається в разі централізованої обробки інформації (на обчислювальних центрах або спеціалізованих відділах обробки інформації). Це пов’язано з тим, що в таких умовах підрозділ, де інформація обробляється, виконує дуже багато операцій обробки інформації різного призначення. Різні операції виконуються з різною періодичністю, у разі проміжки часу та в різній послідовності. Ці різноманітні операції може виконувати одна й та сама людина. За допомогою технологічної картки вона може вибрати операцію, яку необхідно визначити насамперед і простежити за послідовністю виконання операцій. Технологічна карта може бути складена на окрему економічну задачу (наприклад, на задачу з обліку наявності та руху матеріалів на складі), на окремий технологічний процес або його частину (наприклад, на технологічний процес підготовки машинних носіїв).

Структура технологічної картки державними стандартами не визначається, але з практики роботи обчислювальних центрів можна визначити найпоширеніший її варіант. У технологічній картці подається назва виконуваної роботи, або розв’язуваної задачі, кількість аркушів у картці, вхідні та вихідні дані щодо роботи чи задачі, порядкові номери технологічних операцій, їх назви, обладнання, яке використовується з кожної операції, номери технологічних інструкцій для виконання операцій. Якщо використовується кілька технологічних карток, то в кожної з них має бути свій номер. В інструкціях, на які є посилання в технологічній картці, слід зазначити номер цієї картки.

Посібник користувача найчастіше створюється для обробки інформації на АРМ. Але він може використовуватись і на обчислювальних центрах, де інформація обробляється на ПЕОМ за допомогою програм, виконуваних під єдиним керуванням.

Тема 10: Автоматизація розв’язання задачі “Облік касових операцій”.

Основні положення щодо розробки АРМБ з ОФРО. Задача “Облік касових операцій” є складовою частиною підсистеми БО й реалізується на АРМБ з ОФРО, яке є засобом автоматизації праці зайнятого обліком персоналу. Це функціональна спеціалізована людино-машинна система, що включає програмно-технічний комплекс, інформаційне та додаткове інструктивно-методичне й організаційно - технологічне забезпечення. Кінцевим користувачем його є бухгалтер зведеного сектора бухгалтерії. Який веде ОФРО.

Основна концепція побудови АРМБ полягає в децентралізованому обробленні інформації безпосередньо на робочому місці бухгалтера. Концепція децентралізації передбачає винесення обчислювальних потужностей із спеціалізованих ІОЦ і розміщення їх безпосередньо на місцях виникнення та використання інформації, в тому числі на робочих місцях бухгалтерів. Це приводить до створення АРМБ. В таких умовах бухгалтер виступає в ролі кінцевого користувача АРМу, стаючи активним споживачем обчислювальних потужностей, а також інформаційних ресурсів АРМу. Локальна комп”ютерна система підприємства дає змогу бухгалтеру взаємодіяти з іншими АРМами і бути споживачем єдиної БД, що забезпечує найефективнішу реалізацію концепції АРМу.

АРМБ з ОФРО виконує комплекс задач, інформаційно пов”язаних із задачами суміжних АРМБ, а також із задачами ІС підприємства загалом.

Схема інформаційних зв”язків АРМБ з ОФРО:

АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження та реалізації

АРМБ з обліку праці та заробітної плати

АРМБ з обліку матеріальних цінностей

АРМБ з обліку витрат на виробництво

АРМБ з ОФРО

АРМБ зведеного обліку та складання звітів

ІС підприємства

Використання АРМу як структурного елемента АІС обліку на підприємстві забезпечує:

- інформаційно-довідкове обслуговування користувачів- бухгалтерів;

- розвинений діалог між бухгалтером і ПЕОМ при розв”язуванні різних задач обліку й у процесі прийняття управлінських рішень;

- формування та ведення локальної БД і використання інформації спільної БД;

- надання різних сервісних послуг бухгалтеру на його робочому місці.

АРМБ з ОФРО має цільове призначення-автоматизація конкретних функцій з ОФРО, які виконуються бухгалтером. Тому на етапі його розроблення найголовнішим є максимальна орієнтація на кінцевого користувача- бухгалтера з ОФРО. Цей принцип тісно пов”язаний з принципом проблемної орієнтації АРМу на розв”язання конкретного класу задач, об”єднаних загальною технологією оброблення інформації.

Автоматизоване виконання функцій обліку, контролю та аудиту фінансово-розрахункових операцій включає такі задачі:

Код задачі	Найменування задачі	Призначення задачі	Періодичність виконання	Синтетичні рахунки	Субрахунки
код	найменування	код	найменування

Грошові кошти

	Облік касових операцій	Для контролю наявності грошових коштів у касі	За запитом		каса		Каса в національній валюті Каса в іноземній валюті
	Облік грошових коштів на ПР у банках	Для контролю наявності грошових коштів на ПР	Те саме		Рахунки в банках		ПР в національній валюті ПР рахунки в іноземній валюті
	Облік грошових коштів на інших рахунках у банках	Для контролю наявності та руху грошових коштів у банках на особових рахунках, в акредитивах, лімітованих чекових книжках	-“-“-“-“-“-		Те саме		Інші рахунки у банках в національній валюті Інші рахунки в банках в іноземній валюті
	Облік інших грошових коштів	Для контролю наявності та руху інших грошових коштів	-“-“-“-“-“-		Інші кошти		Грошові документи в національній валюті. Грошові документи в іноземній валюті.
							Грошові кошти в дорозі в національній валюті. Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті
Розрахунки
	Облік розрахункових операцій	Для забезпечення розрахунків з постачальниками та підрядниками	-“-“-“-“-		Розрахунки з постачальниками та підрядниками		Розрахунки з вітчизняними постачальниками Розрахунки з іноземними постачальниками
	Облік розрахунків з різними дебіторами та кредиторами	Для виконання розрахунків	-“-“-“-“-		Розрахунки з покупцями та замовниками		Розрахунки з вітчизняними покупцями Розрахунки з іноземними покупцями.
					Розрахунки з різними дебіторами		Розрахунки за виданими авансами Розрахунки за нарахованими прибутками Розрахунки за претензіями Розрахунки за відшкодуванням матеріальних збитків Розрахунки за позичками членам кредитних спілок Розрахунки з іншими дебіторами
					Розрахунки із страхування		Розрахунки із пенсійного забезпечення Розрахунки із соціального страхування Розрахунки із страхування на випадок безробіття Розрахунки з індивідуального страхування Розрахунки із страхування майна
					Розрахунки з оплати праці		Розрахунки за заробітною платою Розрахунки за депонентами
					Розрахунки з учасниками		Розрахунки за нарахованими дивідендами Розрахунки за іншими виплатами
					Розрахунки з інших операцій		Розрахунки за отриманими авансами Розрахунки за нарахованими відсотками Розрахунки з іншими кредиторами
	Облік розрахунків з підзвітними особами	Для контролю розрахунків х підзвітними особами	-“-“-“-		Розрахунки з іншими дебіторами		Розрахунки з підзвітними особами
	Облік розрахунків з бюджетом	Для розрахунків з бюджетом	-“-“-“-		Розрахунки за податками та платежами		Розрахунки за податками Розрахунки за обов”язковими платежами Податкові зобов”язання Податковий кредит
	Облік міжвідомчих розрахунків	Для контролю міжвідомчих розрахунків	-“-“-“-		Розрахунки за іншими операціями		Внутрішні розрахунки Внутрігосподарські розрахунки

В систему автоматизованого оброблення комплексу задач з ЛФРО складають БД, мовні та програмні засоби, що реалізують доступ до даних й управління ними, а також ПЗ для розв”язання цих задач та засоби спілкування користувача з системою.

Для ефективної організації ОФРО в межах інформаційного забезпечення АРМу має бути створена БЗ, що містить простій елементарні висловлювання, думки, рекомендації, з яких в наслідок оброблення формується складне висловлювання. БЗ використовується у зв”язку з виконанням бухгалтерами своїх функцій з обліку, контролю й аналізу. При цьому система проводить аналіз причинних зв”язків помилок, визначає їхню залежність від інших чинників і виробляє рекомендації щодо їх усунення. У результаті для будь-якої ситуації така БЗ може видати набір альтернатив для її вирішення.

Такий варіант створення БЗ дає змогу одержати повну модель об”єкта управління, підвищити рівень професіоналізму осіб, які здійснюють БО.

Прикладом створення БЗ може бути класифікація касових операцій за їхньою економічною сутністю:

№ пор.	Найменування касової операції	Дебіт рахунки	Кредит рахунки
	Надходження готівки в касу від реалізації продукції, матеріалів виконаних робіт і наданих послуг
	Надходження грошових коштів у касу з відповідних рахунків
	Надходження в касу раніше виданих авансів
	Надходження в касу грошових коштів від покупців та замовників
	Повернення від підзвітних осіб не витрачених ними раніше отриманих грошових коштів
	Внесення засновниками на рахунок їхніх внесків у статутний фонд
	Здача в банк грошових коштів
	Придбання за готівку грошових документів
	Видача заробітної плати, допомоги за тимчасовою непрацездатністю та ін.
	Видача грошових коштів підзвітним особам на господарські витрати і відрядження
	Видача дивідендів засновникам

Предметною сферою АРМБ з ОФРО є інформаційні процеси, що стосуються обліку руху грошових коштів при виконанні фінансово-розрахункових операцій.

Метою створення АРМБ з ОФРО є забезпечення персоналу бухгалтерії підприємства новими засобами техніки та технології обліку, призначеними для автоматизованого виконання основних функцій з ОФРО.

Облік касових операцій є складовою частиною комплексу ОФРО. Для розв”язання задачі з обліку касових операцій при використанні АРМБ потрібні дані первинного обліку, дані спільної бази бухгалтерських записів, НДІ. Бухгалтер повинен мати змогу в режимі активного діалогу проаналізувати стан грошових коштів у касі підприємства.

АРМБ з ОФРО реалізується за допомогою ПЕОМ на основі мікропроцесора Am486DX4-100 з тактовою частотою 100 МГц. Для ведення діалогу користувача з ПЕОМ використовується кольоровий адаптер типів VGA SVGA. Для здобуття МГ застосовується принтер.

У зв”язку з тим, що кінцевий користувач є непрофесіоналом у галузі обчислювальної техніки, використовується дружній інтерфейс, зручний для розуміння.

В основу функціонування АРМБ з ОФРО покладено сукупність ієрархічно розгалуженого меню, яке відображає функції, процедури й операції з реалізації діалогової автоматизованої системи, призначеної для ОФРО. Реалізувати такий підхід може функціональне ПЗ, що супроводжує технологічну діяльність бухгалтера і включає ОС Windows 95, СУБД Microsoft Visual FoxPro версії 5.0. ПЗ з простим у користуванні, гнучким, легко настроюється. Його основна перевага – орієнтація на кінцевого користувача – бухгалтера.

СУБД Microsoft FoxPro 5.0. орієнтовано на реляційні БД, забезпечено вбудованою підсистемою інтерактивної допомоги; вона має розвинені візуальні засоби автоматизованого створення форм, таблиць, запитів, звітів, підтримує мову SOL, об”єктивно-орієнтовану мову програмування, стандартні протоколи обміну даними, а також розвинені засоби оброблення даних у багато користувальному режимі. Систематичний контроль інформації, що вводиться, дає змогу створювати та модифікувати БД з мінімальними витратами праці на проектування і програмування.

Упровадження АРМБ дасть змогу створити АІС з ОФРО, орієнтовану на потреби бухгалтера з ОФРО. При автоматизації обліку касових операцій АІС виконуватиме такі функції:

- обчислювальну – для своєчасного та якісного ведення обліку касових операцій;

- запам”ятовуючу – для забезпечення неперервного накопичення, систематизації, зберігання й оновлення потрібної інформації;

- комунікаційну - для забезпечення передачі інформації про зареєстровані касові операції на АРМі зведеного обліку та формування звітів;

- інформуючу – для реалізації швидкого доступу, пошуку й видачі бухгалтеру необхідної інформації;

- аналізуючи – для визначення стану грошових коштів у касі підприємства;

- документуючу – для забезпечення формування всіх вихідних документів обліку і звітів.

Характеристика задачі

Мета, призначення, техніко-економічна суть задачі, обґрунтування доцільності її розв'язання. Задача “Облік касових операцій” є складовою частиною АРМБ з ОФРО. Код задачі 0350.

Мета розв'язання задачі – автоматизація функцій обліку касових операцій.

Призначення задачі – забезпечення щоденного оперативного контролю за грошовими коштами в касі підприємства, внаслідок чого формується такі ТЕПи:

- вхідний залишок грошових коштів на початок дня, місяця;

- вихідний залишок грошових коштів на кінець дня, місяця;

- оборот за дебітом каси за день, місяць;

- оборот за кредитом каси за день, місяць.

Техніко-економічна суть задачі полягає в тому, що одним із найважливіших показників діяльності підприємства в ринковій економіці, за яким оцінюється стабільність його фінансового положення, є ліквідність – здатність перетворення грошових коштів підприємства на готівку. Найліквідніша частина оборотних активів – це грошові кошти. Вони включають грошові кошти в касі та на ПР у банках.

У процесі діяльності підприємства виникають ситуації, що постійно потребують готівки для негайних розрахунків з клієнтами, оплати деяких витрат, виплати заробітної плати тощо. Готівка є абсолютно ліквідним активом і найбільше придатна до розкрадання. Тому на підприємстві має здійснюватися постійний контроль за своєчасним та правильним оформленням, обробленням касових документів, регулярною інвентаризацією каси.

Організацію приймання, видачі та зберігання готівки в касі, а також оформлення касових операцій регламентовано “Порядком ведення касових операцій в народному господарстві України”, затвердженому постановою Правління НБУ № 21 від 2 лютого 1995 р. Облік касових операцій здійснюється на основі “Типових форм первинного обліку касових операцій”, затверджених наказом Міністерства статистики України № 51 від 15 лютого 1996 р.

Підприємство зобов'язане зберігати свої грошові кошти в установах банків. У своїй касі воно може мати готівку в межах ліміту її залишку, який встановлюється щорічно банком протягом першого кварталу, а в разі необхідності може бути переглянутий протягом року. Понад установлений ліміт підприємство може зберігати готівку, отриману в банку для виплати заробітної плати, допомоги за тимчасовою непрацездатністю, премій протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Після закінчення цих термінів готівка, не використана за призначенням, повертається в банк не пізніше наступного робочого дня і надалі підприємству за його першою вимогою на ті самі цілі. Видача готівки на поточні потреби підприємства здійснюється в розмірі до 30 неоподатковуваних мінімальних доходів громадян. Отримана з установ банків готівка має бути витрачена на ті цілі, на які її було отримано.

Касові операції проводить касир, який несе повну матеріальну відповідальність за всі прийняті ним грошові кошти і за заподіяний збиток у зв'язку з неправильним їх зберіганням.

Приймання готівки в касу оформляється прибутковими ордерами, а видача її з каси – витратними ордерами. Прибуткові касові ордери підписуються головним бухгалтером, а витратні – розпорядником кредитів і головним бухгалтером. Про приймання грошей в касу свідчить квитанція за підписом головного бухгалтера або уповноваженої особи та касира, завірена друком касира або відбитком касового апарата. Якщо виплата заробітної плати й інших платежів проводиться за платіжними відомостями, то витратний касовий ордер виписується на одну або кілька відомостей, які додаються до нього.

Гроші в касу підприємства надходять із ПР у банках через касира за грошовими чеками, зброшурованими в чекову книжку, яку підприємство отримує у відділенні банку за заявою і зберігає в касі разом із готівкою. Для отримання грошей в банку заповнені чеки підписуються керівником підприємства та головним бухгалтером і скріплюються печаткою. На корінці чека вказується особа, якій доручено отримання готівки. Ніякі виправлення в чеках не допускається.

Усі операції, пов'язані з надходженням і видачею готівки, враховуються в касовій книзі підприємства, яке може вести тільки одну таку книгу. Вона має бути пронумерована, прошнурована й опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписом керівника і головного бухгалтера підприємства.

Касова книга є регістром аналітичного обліку руху грошей в касі, в який заноситься інформація з прибуткових та витратних касових ордерів. Синтетичний облік касових операцій ведеться за рахунком 301 “Каса”. Це активний рахунок: надходження грошей в касу відображається за дебітом рахунку, а видача – за кредитом рахунку може бути тільки дебетовим; якщо в касі немає готівки, то сальдо рахунку відсутнє.

Доцільність розв'язання розглядуваної задачі автоматизованим способом обумовлюється великим обсягом арифметичних і логічних операцій, необхідністю підвищення оперативності та вірогідності обліку і контролю касових операцій.

Об'єкти, при управлінні якими розв'язується задача.

Під час розв'язування задачі автоматизується функції бухгалтера зведеного сектора бухгалтерії з ОФРО.

Вихідна інформація. Внаслідок розв'язання задачі формується такі МГ і ВК:

- МГ форми 0350901 “Касова книга”, що містить інформацію про операції руху готівки за день із зазначенням проведень, номерів документів, грошових сум, а також вхідного залишку на дату і вихідного залишку на кінець дня. Інформація цього документа використовується бухгалтером з ОФРО для обліку, контролю й аналізу проведених касових операцій;

- МГ форми 0350902 “Відомість використання грошових коштів за цільовим призначенням”, що містить інформацію про використання грошових коштів протягом місяця із зазначенням їхнього цільового призначення. Інформація цього документа використовується бухгалтером з ОФРО для обліку, контролю й аналізу використання грошових коштів за цільовим призначенням;

- МГ форми 0350903 “Журнал-ордер №1 за кредитом рахунку 301-“Каса”, що містить інформацію про вхідний залишок на початок першого дня місяця, вихідний залишок на кінець останнього дня місяця, а також про витрату грошових коштів протягом місяця в розрізі кореспондуючих рахунків;

- МГ форми 0350904 “Відомість №1 за дебітом рахунку 301-“Каса”, що містить інформацію про надходження грошових коштів протягом місяця в розрізі кореспондуючих рахунків.

Крім того, інформація про витрату і надходження грошових коштів за місяць із зазначенням проведень передається у вигляді файла на АРМ зведеного обліку та складання звітів.

Періодичність розв'язання й обмеження термінів видачі вихідної інформації. Задача розв'язується за запитом бухгалтера зведеного сектора бухгалтерії з ОФРО. МГ “Касова книга” формується щодня до 9 год. дня, наступного за звітним; МГ “Відомість використання грошових коштів за цільовим призначенням”, “Журнал-ордер №1” за кредитом рахунку 301 “Каса” і “Відомість №1 за дебітом рахунку 301-“Каса” формуються щомісяця на перше число місяця, наступного за звітним.

Вимоги до організації збирання і передачі на оброблення вхідної інформації, до порядку її контролю та коригування. Задача розв'язується щодня при надходженні первинних документів “Прибутковий касовий ордер”, “Витратний касовий ордер”, у яких є інформація про надходження (витрату) грошових коштів. На основі цих документів заповнюється оперативний масив KASSA.

Для розв'язування задачі використовується інформація таких файлів БДАРМБ: SPR-SCH, PROVODKI, ZATRAT, SPR-OPER, PODR, KADR, KASSA, OST. Коригування цих файлів, крім файла SPR-SCH, здійснюється на АРМі засобами СУБД Visual FoxPro v.5.0. Інформація файла SPR-SCH, що надходить від АРМБ зведеного обліку та складання звітності БД обліку, коригуванню на цьому АРМі не підлягає.

Зв'язок задачі з іншими задачами.

Задача “Облік касових операцій” пов'язана із задачею “Облік розрахунків з підзвітними особами”, оскільки від підзвітної особи надходять документи “Авансовий звіт” або “Заява на видачу грошей”. На основі авансового звіту виписується прибутковий касовий ордер, а на сонові заяви на видачу грошей – витратний. Внаслідок розв'язання задачі “Облік розрахунків з оплати праці”

Дата добавления: 2014-10-23