Использование фильтров для анализа списка

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.

В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.

Отобранные записи можно форматировать или удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Фильтрация данных в электронных таблицах может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.

Фильтрация данных с использованием автофильтра. Для выполнения этой операции нужно:

1) установить курсор внутри таблицы;

2) ввести команду меню ДАННЫЕ ► Фильтр ► Автофильтр;

3) щелчком мыши по кнопке со стрелкой раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка;

4) указать требуемые значения или выбрать строку «условие» и задать критерии выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.

Условия для отбора записей в определенном столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Каждая часть условия может включать:

· значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы подстановки. В качестве символов подстановки используется звездочка * - для указания произвольного количества символов или вопросительный знак? - для замены одного символа;

· оператор отношения (сравнения). При задании критериев выборки могут использоваться следующие операторы сравнения:

= Равно <>Не равно

< Меньше <= Меньше или равно

> Больше >= Больше или равно

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой (синего цвета) и в раскрывшемся списке выбрать строку «все» или выполнить команду ДАННЫЕ ► Фильтр ► Отобразить все.

Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду ДАННЫЕ ► Фильтр ► Автофильтр (убрать переключатель).

Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра. Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам.

Для фильтрации записей списка расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев:

· критериев сравнения;

· вычисляемых критериев.

Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕ ► Фильтр ► Расширенный фильтр.

Важной особенностью этого режима является то, что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных - диапазон условий отбора (интервал критериев).

Диапазон условий должен содержать строку с заголовками столбцов и несколько строк для задания условий отбора. Обычно для создания диапазона условий вначале копируют в отдельное место (на другом или том же самом рабочем листе - как правило, выше исходной таблицы) строку с заголовками столбцов, затем в расположенные ниже строки вводят критерии выборки по отдельным столбцам.

Между значениями условий отбора и таблицей должна находиться, как минимум, одна пустая строка.

Если критерии отбора (условия фильтрации) вводятся в одной строке для разных столбцов, то они считаются связанными условием «И». Если критерии отбора записываются в разных строках, то они считаются связанными условием «ИЛИ».

Критерии сравнения для расширенного фильтра, как и при использовании автофильтра, могут содержать:

· точные значения;

· шаблон значения, включающий символы подстановки * и?;

· значения, формируемые с помощью операторов сравнения - больше, меньше и т.п.

После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы, вводят команду ДАННЫЕ ► Фильтр ► Расширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазона условий.

Ссылка на диапазон условий отбора должна включать только заголовки столбцов и строки с критериями, т.е. не содержать пустых строк. Фильтровать записи можно либо на месте, либо копировать в указанную область на текущем рабочем листе.

Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, следует установить переключатель Скопировать результат в другое место, перейти в поле Поместить результат в диапазон и указать верхнюю левую ячейку области вставки отобранных данных.

Для восстановления всех строк исходной таблицы и отмены режима фильтрации следует ввести команду меню ДАННЫЕ ► Фильтр ► Отобразить все.

Дата добавления: 2014-10-23